Что такое пересортица
Итак, пересортицей товаров признается избыток одного вида товара при одновременном недостатке другого обязательно внутри наименования МЦ одной товарной группы. К примеру, по учетным данным на складе числится 100 кг риса высшего сорта и 50 – первого. Инвентаризационной комиссией установлено фактическое наличие – 80 кг риса высшего сорта и 70 – первого. Основными причинами установленной пересортицы могут быть:
- Изначально неправильное оприходование товара работником склада;
- Не соответствующая сортаменту маркировка на товаре или в документах;
- Ошибки при отпуске товаров со склада;
- Ошибки кассира (в торговле) при проведении операции покупки через кассу;
- Отсутствие должного контроля складского документооборота.
Таким образом, виновным лицом в пересортице может быть любой из персонала склада (грузчик, кладовщик) либо бухгалтер, контролирующий и учитывающий оборот ТМЦ и их документальное оформление. Обнаруженный пересорт товара при инвентаризации датируется днем установления пересортицы, поскольку зачастую выяснить реальное время возникшей путаницы невозможно.
Как оформить пересортицу
Основным документом, фиксирующим результаты проверки склада, является инвентаризационная опись формы ИНВ-3. В ней перечисляются все товары (по номенклатуре и сортам), числящиеся по данным бухучета. По ходу проведения проверки в опись вносятся сведения об имеющихся в наличии товарах на дату ревизии. Опись составляется в 2-х экземплярах – один остается у ответственного лица, другой передается в бухгалтерию. При выявлении несоответствий между учетными и фактическими остатками бухгалтер составляет сличительную ведомость по результатам инвентаризации формы ИНВ-19, в которой предусмотрено поле, где фиксируется пересортица – это графы № 18-23
С начала 2013 года унифицированные формы не являются обязательными к применению, поэтому вместо сличительной ведомости при обнаружении путаницы в сортах, предприятия заполняют более упрощенный вариант – акт пересортицы, образец которого может быть таким:
При механизированном учете, в частности в программе 1С, акт пересортицы составляется в автоматическом режиме. В 1С Рознице, например, документ можно ввести на основании инвентаризации либо в ручном режиме на вкладке «Склад».
В первой графе указываем списываемый товар, а во второй графе - приходуемый товар.
По итогам ревизии инвентаризационной комиссией подготавливаются предложения о регулировании расхождений между наличием МЦ и учетными данными, проведении зачета недостач за счет излишков, а затем эти сведения представляются на рассмотрение руководителю организации.
Можно ли зачесть в налоговом учете выявленные при инвентаризации излишки и недостачи в результате пересортицы? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Когда возможен зачет товара
Глава фирмы вправе разрешить осуществить зачет по пересорту ТМЦ, если соблюдаются такие правила:
- Зачет проводится за один период;
- Товары принадлежат к одному наименованию в товарной группе;
- Зачитывается одинаковое количество недостающего и излишнего товара.
Подотчетное лицо, допустившее пересортицу, дает письменные объяснения, которые также прилагаются к пакету документов по инвентаризации.
Если по окончании операции недостача товаров все же превышает стоимость излишних, то их стоимостная разница должна быть отнесена на погашение ущерба виновником.
При невозможности установить виновное лицо, эта разница рассматривается как сверхнормативные потери и списывается на издержки обращения. В протоколах рассмотрения итогов инвентаризации должны быть досконально объяснены причины отсутствия виновных в возникновении пересортицы.
Рассмотрим пример отражения перекрытия недостачи излишками от пересортицы:
Инвентаризацией остатков товаров на складе фирмы установлены:
- Недостача муки в/с – 100 кг по 25 руб./кг;
- Излишки муки 1 с – 70 кг по 20 руб./кг.
Виновным лицом допущенной пересортицы является кладовщик. Руководитель фирмы разрешил провести зачет недостачи муки в/с 70 кг излишков муки 1 с. Проводки в учете такие:
Операции
Сумма
Д/т
К/т
Недостача 100 кг муки в/с
2500
94
41
Излишки 70 кг муки 1 с
1400
41
94
Зачет недостачи излишками
1400
41
41
После зачета сумма недостачи составляет 1100 руб. (2500-1400). Поскольку кладовщик согласен с недостачей, то стоимость муки отнесена на возмещение ущерба.
1100
73
94
Итоги
Если при инвентаризации материальных ценностей одного наименования выявлены недостача ценностей одного сорта и излишки другого, их можно зачесть, но только при соблюдении ряда условий. Зачет необходимо оформить документально и отразить в бухгалтерском учете.