По результатам стратегической сессии, прошедшей летом 2023 года, управление знаниями в Gems выделено как одно из важнейших направлений развития на ближайшие пять лет. Knowledge management — в России явление относительно новое, а потребность в том, чтобы найти проверенные методики и получить доступ к обмену опытом, высока не только в нашей компании.
Менеджер базы знаний Валерия Гусева, ведущий системный аналитик Андрей Максименко и технический писатель Анна Аргеткина с 30 ноября по 1 декабря посетили конференцию Knowledge Conf 2023 которая была организована в рамках TeamLead Conf++ 2023. Мероприятие проходило в Москве, в кампусе Сколково.
Knowledge Conf — профессиональная конференция по управлению знаниями. Программа конференции охватывает все аспекты управления знаниями: от прикладных (онбординг новичков, организация базы знаний, внутренний университет, обучение на практике, фиксация инцидентов и ведение базы постмортемов) до фундаментальных (современные подходы к обучению и системному мышлению). Спикеры представляют решения повседневных задач и делятся личным опытом по построению системы управления знаниями в IT-командах.
TeamLead Conf++ — одна из крупнейших мультиформатных конференций для тимлидов и руководителей компаний.
В каждом из множества докладов наши коллеги находили для себя что-то полезное. Слушая спикеров, ребята осознали не только естественность и неотвратимость происходящих в Gems изменений, но и поняли, что все проблемы решаемы и практически для каждой из них есть работающий инструмент.
Валерия отметила сразу два выступления:
«Во-первых, доклад Дарьи Вьюновой “Паттерны проектирования общения” — о том, как, заменив несколько слов, достигать результатов в переговорах. Спикер рассказала об особенностях привычной формы обратной связи в коллективах. Я себе зафиксировала пару моментов:
- Перед коммуникацией задавать себе вопрос: “Я сейчас помогаю или мешаю тому, чтобы дело делалось?”.
- Применять лайфхак: использовать слова “можно” и “предлагаю” вместо “надо” и “должен”. Таким образом, мы сможем сместить фокус внимания с ошибки в прошлом (в которое уже не вернуться) на путь к решению в настоящем и будущем. Сравните сами: “Надо было…” → “Предлагаю в следующий раз…”. Второй вариант явно больше работает на достижение общей цели.
На мой взгляд, навыки, полученные во время этого доклада, помогут выстраивать работу с экспертами на разных этапах обмена знаниями.
Во-вторых, мастер-класс Алексея Долгушева ”Классификация экспертов: подбираем персональный подход к втягиванию людей в шаринг знаний”. Спикер рассказал, как можно работать с популярными возражениями сотрудников, которые считают, что у них “все обычное, не о чем рассказывать”. Люди могут просто не осознавать, что им есть, чем поделиться. Важно понимать, что знания есть на каждом этапе развития. Алексей выделил такие условные стадии экспертности: новичок, продолжающий, опытный, эксперт, крутой. Даже новичок может поделиться своим опытом и лайфхаками выполнения работы по инструкции с тем, кто эту работу ещё не делал. Личный опыт прохождения пути может быть ценным именно за счёт субъективности; общение и опыт — из этого складывается понимание».
Анна и Андрей увлеклись изучением возможностей искусственного интеллекта.
«Когда ехала на конференцию, особый интерес вызвал доклад “Строим свою Вселенную знаний с помощью AI”. Удалось на него сходить и поучаствовать в мастер-классе. Спикер рассказывал и показывал, как можно просто и быстро внедрить ИИ в качестве помощника. Суть этого помощника в том, что ты загружаешь определённый документ, например, все руководство пользователя, и задаешь ИИ вопрос, он генерирует ответ. Таким образом, при наличии задокументированной информации, не обязательно перечитывать всё от корки до корки, можно спросить и получить ответ за несколько секунд.
Нам с Андреем удалось протестировать этого помощника на нашей пользовательской документации по модулю “Информационная модель ОКС”. AI отвечал на простые вопросы “Что такое ОКС?”, “Как работать с модулем?”, “О чем этот документ?” и “Я не могу найти объект”. Мы были в восторге, потому что он не брал куски из текста и не додумывал, а брал информацию из документа и формулировал её коротко и понятно. После мастер-класса мы попытались установить себе репозиторий и библиотеку.
Классно было сделать такого ИИ-помощника и у нас в компании. Я ему уже даже имя придумала – Gemsик», — поделилась Анна.
«Один из первых докладов был прямо в сердечко. Тема была “Как снять нагрузку с эксперта с помощью AI”. Спикер Алексей Рахманов продемонстрировал возможности применения помощника AI, который знает всё, что написано в корпоративных документах, в Jira или любой другой базе знаний.
На следующий день по этому докладу был мастер-класс, на котором мы вживую пробовали сломать AI, но он почти всегда справлялся с нашими каверзными вопросами.
Мы решили, что технологию будем внедрять в нашу работу однозначно», — рассказал Андрей.
Наши коллеги старались объять необъятное и посетить как можно больше интересных выступлений, чтобы расширить кругозор, обменяться опытом и знаниями с коллегами.
В итоге после двух дней выступления ребята привезли с собой огромный багаж знаний и практически пошаговый план действий. Кроме внедрения ИИ, о котором говорили Анна и Андрей, и планов опробовать на практике лайфхаки и советы по работе с экспертами, которые отметила Валерия, наши коллеги выявили ряд закономерностей, которые необходимо будет учесть при построении корпоративной базы знаний Gems:
- База знаний как конструктор. Необходимо минимизировать повторения и разночтения в материалах за счёт использования единого источника, который будет встраиваться и переиспользоваться многократно.
- База знаний как часть культуры компании. Предстоить отслеживать, выявлять и учитывать все тенденции внутри компании, которые способствуют или мешают развитию процесса обмена знаниями.
- Нейросети как неотъемлемый инструмент базы знаний. Необходимо учитывать, что использование AI набирает обороты и помогает оптимизировать работу с большими массивами данных.
А быть или не быть Базе знаний и помощнику на базе ИИ в Gems зависит не только от команды проекта, но и каждого сотрудника Gems. Вместе мы сила 😀