Грузовая накладная является неотъемлемым элементом процесса грузоперевозок. Она гарантирует законность перемещения товара и сообщает ключевую информацию о грузе, его транспортировке и участниках процесса.
Но в логистике можно встретить документы с похожим функционалом, которые также считаются накладными: товарная накладная (ТОРГ-12), транспортная (ТН) и товарно-транспортная (ТТН) накладная. В чём же особенности и назначение именно грузовой накладной? Когда возникает необходимость её использования? Что следует учитывать при оформлении? Ответы на эти и многие другие вопросы в нашем материале.
Зачем нужна грузовая накладная
«Грузовая накладная» — это универсальный термин, который применяется в контексте авиационных и железнодорожных грузоперевозок для обозначения накладных, прилагаемых к грузам при транспортировке на самолётах или поездах.
Но своеобразие грузовых накладных выходит далеко за рамки терминологии. Поскольку тип транспортировки значительно влияет на информацию в сопутствующих документах, для авиационных и железнодорожных перевозок разработаны специальные формы грузовых накладных.
Существует несколько факторов, которые свидетельствуют о необходимости оформления накладной. В частности, этот документ:
- подтверждает факт заключения договора перевозки груза и содержит информацию об условиях, указанных в договоре;
- фиксирует приём груза перевозчиком и его получение грузополучателем;
- предоставляет информацию об особенностях груза, его объявленной стоимости, условиях перевозки, а также о пломбировании (защитных мерах, ограничивающих доступ к грузу в замкнутом контейнере, и позволяющих отследить условия его хранения и транспортировки).
Если грузовая накладная не заполнена правильно, то перевозка груза считается незаконной.
Порядок оформления грузовой накладной
Первым шагом в оформлении грузовой накладной является подготовка заявки на перевозку груза — это задача грузоотправителя. В заявке должны быть все необходимые сведения о грузе, отправителе и получателе, а также подтверждение, что перевозка указанного груза не противоречит закону. После того как заявка принята, составляется договор на предоставление транспортных услуг и формируется грузовая накладная.
Для железнодорожных перевозок форма и порядок заполнения грузовой накладной были утверждены Приказом Минтранса от 27 июля 2020 года (№256). Бланк накладной можно скачать по ссылке.
Железнодорожные перевозки за пределы РФ требуют использования международной формы накладной, известной как СМГС. Этот тип бланка был создан в рамках Соглашения о международном грузовом сообщении 1951 года и применяется для перевозок, осуществляемых между странами СНГ, Прибалтики, Восточной Европы, Китая, Монголии, Ирана и другими странами.
Порядок заполнения международной накладной и форму бланка СМГС можно найти в Приложении 8.6.3 <Письма> ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@.
Стандартная накладная СМГС включает в себя пять основных разделов.
- Оригинал накладной — выдаётся грузополучателю с прибытием груза.
- Дорожная ведомость — сообщает информацию о маршруте перевозки, остаётся у получателя после доставки груза.
- Лист передачи груза — сопровождает груз на протяжении всего пути и предоставляется администрации станции назначения.
- Дубликат накладной — остаётся у грузоотправителя.
- Лист уведомления о прибытии груза, который получает позвоночник вместе с грузом.
Скачать бланк накладной по форме СМГС.
Оформление грузовой накладной на воздушный транспорт осуществляется в соответствии с Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82 (ред. от 15.09.2020), в котором утверждены общие правила воздушных перевозок, и пп. 1.3.2 <Письма> ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@, указывающего на форму и порядок заполнения авиагрузовой накладной (Air Waybill).
Авианакладная (AWB) — документ, установленный Международной ассоциацией воздушного транспорта. Эта накладная разрабатывалась для международных авиасообщений, но её также могут использовать и внутренние авиаперевозчики. Преимущество AWB — наличие стандартной формы и уникального 11-значного номера, позволяющего провести отслеживание груза в режиме реального времени.
Авианакладная обычно состоит из 8-12 экземпляров: три оригинала для отправителя, получателя и перевозчика, а также копии для уполномоченных агентов, аэропортов, перевозчиков и других участников процесса.
Бланк международной авианакладной можно скачать по ссылке.
Грузовая накладная в электронном виде
10 августа 2018 года был опубликован Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 300, устанавливающий форму электронной грузовой накладной для авиаперевозок и методику её заполнения и применения.
Электронная авианакладная (e-AWB) состоит из двух частей: контрольного купона и квитанции на перевозку груза. Согласно пунктам 3-5 Приказа Минтранса № 300, в накладной e-AWB должны быть указаны:
- подробные данные о перевозчике (или его представителе), отправителе и получателе груза;
- подробности о рейсе;
- название и коды аэропортов, расположенных на маршруте авиасообщения;
- информация о грузе и расчёте перевозки;
- вид платежа и валюта;
- тариф и его эквиваленты;
- сборы.
Для каждой электронной авианакладной предусмотрен уникальный номер: первые три цифры обозначают код перевозчика, следующие восемь — серийный номер перевозки груза. Этот номер применяется как для внутренних, так и для международных перевозок.
Сейчас электронный обмен документами активно применяется во многих отраслях. Логистика и грузоперевозки — не исключение. С 1 сентября 2022 года работает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), разработанная Минтрансом для организации процессов обмена электронными транспортными документами и их эффективного хранения в общей базе данных.
В пределах системы ГИС ЭПД уже используются электронные перевозочные документы для грузовых автомобильных перевозок. Некоторые из них уже формализованы, например, электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронный путевой лист. Минтранс планирует постепенное подключение к ГИС ЭПД железнодорожных, воздушных и морских грузоперевозок, что позволит создать единую мультимодальную систему.
ГК «Астрал» предоставляет полный спектр услуг по внедрению и поддержанию электронного документооборота в области логистики. «Платформа ЭПД» — это решение, представляющий собой интуитивно понятный сервис, который интегрируется в учётную систему клиента для комфортной работы с электронными документами. Пользователям системы 1С рекомендуем сервис «1С-ЭПД», совместимый с большинством конфигураций 1С и обеспечивающий бесшовную работу с ЭПД всех видов.
