Давайте рассмотрим кейс?
Представьте, что вы являетесь генеральным директором большой организации, занимающейся разработкой технически сложных продуктов.
Вдруг случается такое событие, которое очень сильно влияет на вашу организацию. Например вышел закон, который касается всей отрасли в которой вы ведете деятельность.
Вам нужно в невероятно сжатые сроки, кардинально перестроить работу своего предприятия. Вы пока понятия не имеете как это сделать, но необходимые специалисты для этой задачи есть.
Сроки настолько сжатые, что если делать эту работу, так как вы делали ее раньше, точно не успеем. Нужны какие-то совершенно иные решения
Если не успеем в срок, то работа всего предприятия встанет и каждый день простоя будет стоить невероятно дорого. Как следствие провал сроков может привести к банкротству предприятия.
В случае успеха, можно с легкостью будет завоевать ушедших игроков, и с большой долей вероятности стать лидером рынка. Как бы вы действовали?
Решение
Есть один эффективный способ решения сложных, срочных и очень важных задач. Всех, кто нужен для решения данной задачи, собирают в одном помещении, обеспечивают их всем необходимым, дают этой группе достаточные полномочия и ресурсы и не мешают.
Как это обычно называется в русскоязычном пространстве?
Оперативный штаб.
Оперативный штаб – это организованная группа специалистов, которая работает в режиме оперативного реагирования на различные ситуации и принимает неотложные решения.
Почему такой подход работает и за счет чего происходит сокращение сроков выполнения сложных проектов?
Как обычно выглядит организационная структура крупной компании? На вершине организационной структуры находится руководитель компании (генеральный директор). Ему напрямую подчиняются сотрудники, каждый из которых отвечает за свое направление: безопасность, продажи, маркетинг, производство, управление рисками и закупки. У каждого руководителя направления есть свой отдел, который занимается соответствующей деятельностью. Например, в отделе маркетинга работают специалисты по дизайну, рекламе и бренду. В отделе логистики работают кладовщики, водители и так далее.
Когда мы разрабатываем совершенно новый продукт для компании, в его создании должны участвовать большинство ключевых ролей. Как происходит коммуникация между отделами? Скорее всего, есть определенная система коммуникации, например электронная почта, через которую один отдел отправляет запрос другому на выполнение определенных задач. Этот запрос принимается отделом и добавляется в очередь задач с указанием конкретного приоритета. Весьма вероятно, что отдел, получивший запрос, уже занят чем-то не менее важным и приступает к выполнению этих задач не сразу. Кроме того, часто возникает проблема расхождения мотиваций разных отделов. Цели отдела продаж часто не совпадают с целями производственного отдела и так далее.
В итоге, просто на передаче задач из одного отдела в другой тратится много времени.
Когда ситуация становится критической и требуется срочное реагирование, создается оперативный штаб.
- В состав штаба входят все специалисты (или их руководители), необходимые для выполнения задачи. Они собираются вместе и находятся в одном рабочем помещении каждый день. Любой вопрос можно решить мгновенно, просто встав с места и пройдя два шага к человеку принимающему решения.
- В оперативном штабе есть возможность принимать решения на месте без необходимости обращаться за одобрением к вышестоящему руководству. Если нужно принять важное и срочное решение, не нужно никуда идти, собираем всех необходимых людей и принимаем общее решение.
- В оперативном штабе информация поступает единым потоком без иерархии и фильтрации на разных уровнях управления. Это позволяет получить максимально точную картину происходящего и принять быстрые решения на ее основе.
- Все участники оперативного штаба работают над одной важнейшей задачей. Они стремятся к общей цели, которая отвечает на вопрос, зачем был создан оперативный штаб. Они объединяют усилия и делают все возможное, чтобы выполнить задачу как можно быстрее.
Эти небольшие условия дают кратный прирост скорости.
Если это так, то, возможно, нам стоит всегда работать в режиме оперативного штаба и быть более эффективными. Что думаете на этот счет? Согласны, что в режиме штаба, работа будет выполнятся быстрее? Что может помешать работать всегда в режиме оперативного штаба?