Привет! С вами Ольга Краснова и сегодня поговорим о том, как бухгалтеру все делать удаленно.
Эта тема актуальна в том числе для ИП на УСН Доходы минус расходы, ЕСХН и ОСНО. Если клиент на УСН Доходы или патенте, то более чем достаточно иметь выписку банка и доступ к онлайн кассе (если есть). Даже если у клиента есть какие то первичные документы, передавать их бухгалтеру-аутсорсеру в большинстве случаев нет необходимости.
Как обмениваться с клиентом документами
Итак, давайте рассмотрим несколько сценариев обмена документацией с клиентом, а также плюсы и минусы каждого способа.
Способ 1: Клиент вводит первичку сам
Самый простой вариант для бухгалтера, когда клиент сам вносит первичку в свою базу, а бухгалтер уже на основании введенных документов формируете отчетность.
Чаще всего в таком формате работают, если есть штатный бухгалтер/менеджер/кладовщик или еще кто-то, умеющий просто заносить документы в 1с.
Плюсы
1. Экономия времени. Вам не нужно тратить время на ввод документов. По сути, вы получаете себе помощника, только за счет клиента.
2. Ответственность за ошибки при вводе несет сам клиент.
Минусы
1. Клиент не всегда вводит документы правильно, и придется корректировать счета учета, номенклатуру и статьи затрат.
2. Бух. обслуживание стоит дешевле, поскольку в него не включены работы по вводу документов.
Это не всегда минус. Если клиенту "дорого", вы можете предложить ему альтернативный вариант: снизить стоимость обслуживания, вынеся ввод документов на его сторону.
Взаимодействие
Есть три способа как организовать работу:
1. Вы работаете в облачной учетной программе, куда имеют доступ как вы, так и клиент. Например, 1С:Fresh. Это самый удобный вариант, вопрос в цене.
2. У клиента на компьютере установлена локальная учетная программа, к которой вы подключаетесь по необходимости (например, раз в квартал для расчета УСН) через программы удаленного доступа (anydesk). Вы сообщаете клиенту, когда необходимо завершить ввод документов за квартал для расчета налога, он сообщает и вы приступаете.
3. У клиента установлена локальная учетная программа на удаленном рабочем столе. Клиент дает вам доступ к удаленному столу, и вы заходите в программу.
4. У вас установлена локальная учетная программа на удаленном рабочем столе. Вы даете доступ к ней клиенту, он заходит и вносит документы. Удобно, если вы работаете со своей 1С.
Способ 2: Клиент передает первичку на бумаге
Классический вариант взаимодействия бухгалтера с клиентом. Вы договариваетесь на определенные периоды, когда либо курьером либо самостоятельно забираете документы. Такой вариант чаще используют, когда вы в одном городе с клиентом.
Плюсы
1. Способ всегда понятен клиентам.
2. Ввод и контроль производите вы и ошибок на вводе меньше.
Минусы
1. Такое перемещение документов менее мобильно: клиенты могут забыть, или отправить документы очень поздно (или получить их только в день перед сдачей отчетности).
2. Вы какое-то время будете хранить документы клиента, и у вас должно быть место под это. Не все документы можно передавать аутсорсеру, например, трудовые книжки.
Взаимодействие
Обговариваете с клиентом даты обмена. Клиент собирает все документы и ближе к сроку передает бухгалтеру, который сортирует, вводит, и отмечает "неподписанные" или некорректные документы. В следующий месяц клиенту отправляются документы на доподписание или исправление, которые после отправляются вновь бухгалтеру.
Периоды обмена могут быть разные. Если документов немного, то можно и раз в квартал, если много, то и раз в неделю.
Способ 3: Обмен отсканированными копиями
Одновременно и удобный и неудобный вариант взаимодействия. Вы договариваетесь на получение документов за определенный период в электронном виде (скан-копии или фото).
Плюсы
1. Мобильно и не затратно. Клиент получил документ, подписал, сфотографировал и бухгалтер уже может его вводить.
2. Подойдет для клиента из любой точки планеты.
3. Можно организовать электронный архив документов, что позволит быстро находить нужные сканы и отвечать на требования контролирующих ведомств.
4. Можно использовать сервисы по вводу документов по сканам и экономить время.
Минусы
1. Очень зависит от бережливости клиента. Сканы могут быть плохого качества, присылаться по 15 раз, из 100 документов может быть только 1 подписан и придется клиента заставлять подписывать и перефотографировать документы.
2. Архивирование документов в таком случае на стороне клиента. Есть вероятность, что оригинал, после отправки скана уходит в небытие. Ответственность за это бухгалтер-аутсорсер не несет, но если с электронной версией что-то случится (а бумажная тоже утеряна), то пиши пропало - в случае запроса документа налоговой найти его с 99% вероятностью не получится.
Взаимодействие
Так же, как и с бумажными: договариваетесь о сроках передачи сканов. Получив, проверяете, вводите и сохраняете в папке клиента (либо прикрепляете скан к базе 1с/контур и тд). Неподписанные и некорректные записываете по номеру и отправляете клиенту что нужно исправить.
Очень удобным вариантом является создание облачного хранилища (например, в гугл диск). Клиент сбрасывает все документы в одну папку, бухгалтер берет их уже оттуда, вводит и сортирует в свои папки. При этом доступ ко всем документам есть и у бухгалтера, и у клиента.
Еще удобный сервис, который помогает организовать обмен документами: Suby Buhta. Это сервис Сбис, а для учеников курса действует 15% скидка.
Способ 4: Самостоятельный запрос документов
Бывает, что клиенты вообще не хотят париться по первичке, и хотят, чтобы бухгалтеры запрашивали документы у контрагентов. Чаще всего это IT или компании, связанные с арендой.
Плюсы
1. Это самый дорогой вид бухгалтерского обслуживания.
2. Очень просто запрашивать документы и сверки, имея прямой доступ к поставщикам.
Минусы
1. Подойдет только небольшим компаниям. Не получится без собственного колл-центра, собрать документы со 100 поставщиков.
2. Много сложных моментов, некоторые поставщики перестанут брать трубки или присылать документы, придется согласовывать ввод каждого документа, т.к. некоторые поставки могут быть спорные.
Взаимодействие
Есть 2 варианта:
1. Клиент сообщает бухгалтеру или бухгалтер определяет по выписке с кем работали в текущем квартале и прозванивает каждого контрагента на предмет получения сканов документов (базу для прозвона или почты предоставляет клиент). Бухгалтер вводит данные и согласовывает с клиентом перечень введенных документов.
2. Бухгалтер внедряет электронный документооборот (например, Контур Диадок). Определяет, с кем работал клиент (по выписке или клиент сообщает) и запрашивает все документы по ЭДО. Далее просит клиента все подписать и работает с готовой базой электронных подписанных документов.
Вот 4 способа, под каждого клиента и ситуации подбирается наиболее удобный. Резонно может возникнуть вопрос: можно ли делать удаленно основные бухгалтерские функции? Я вам отвечу - нужно!
Подготовка первичных документов, расчет заработной платы, декларации и отчеты, консультации, открытие ИП, открытие расчетных счетов, отправка электронной отчетности, отправка документов на изменение данных в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, оплата налогов/счетов - все это бухгалтер может делать удаленно!
Как бухгалтеру на фрилансе все бухгалтерские функции делать на удаленке, плюсы и минусы каждого способа, подробно даю на курсе ;-)