Краткое руководство по тайм-менеджменту
Тайм-менеджмент - это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на конкретные виды деятельности. Хорошее управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий промежуток времени, снижает стресс и приводит к успеху в карьере.
Преимущества тайм-менеджмента
Очень важна способность эффективно распоряжаться своим временем. Правильное управление временем приводит к повышению эффективностии продуктивности, меньшему стрессу и большему успеху в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:
1. Снятие стресса
Составление расписания задач и следование ему снижает беспокойство. Отмечая пункты в своем списке “дел”, вы можете видеть, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать чувства стресса и беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.
2. Больше времени
Хорошее управление временем дает вам дополнительное время для повседневной жизни. Людям, умеющим эффективно распоряжаться временем, нравится иметь больше времени для хобби или других личных занятий.
3. Больше возможностей
Грамотное управление временем открывает больше возможностей и сокращает время, затрачиваемое на тривиальные действия. Хорошие навыки тайм-менеджмента - ключевые качества, которые нужны работодателям. Умение расставлять приоритеты и составлять график работы чрезвычайно желательно для любой организации.
4. Способность реализовывать поставленные цели
Люди, которые практикуют хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач и делать это за более короткий промежуток времени.
Список советов по эффективному управлению временем
После рассмотрения преимуществ тайм-менеджмента давайте рассмотрим несколько способов эффективного управления временем:
1. Правильно ставьте цели
Ставьте достижимые и измеримые цели. Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели вы ставите перед собой, Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely
В переводе:
Specific – конкретный
Measurable – измеримый
Attainable – достижимый
Relevant – подходящий
Timely – своевременный
2. Разумно расставляйте приоритеты
Расставляйте приоритеты в зависимости от важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:
- Важные и срочные: выполняйте эти задачи немедленно.
- Важно, но не срочно: решите, когда выполнять эти задачи.
- Срочные, но не важные: делегируйте эти задачи, если это возможно.
- Не срочно и не важно: отложите это на потом.
3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи
Установление временных ограничений на выполнение задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия по определению того, сколько времени вам нужно выделить на выполнение каждой задачи, также помогут вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом, вы сможете составить план борьбы с ними.
Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к началу собрания. Однако вы понимаете, что сможете выполнить только четыре из них за время, оставшееся до собрания. Если вы узнаете об этом факте заблаговременно, возможно, вы сможете легко перепоручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не потрудились заранее проверить время выполнения своих задач, то, возможно, в конечном итоге осознали бы свою проблему со временем всего за час до собрания. На этом этапе может оказаться значительно сложнее найти кого-то, кому можно было бы поручить одну из проверок, и им также будет сложнее вписать эту задачу в свой рабочий день.
4. Делайте перерыв между заданиями
Когда вы выполняете множество задач без перерыва, труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Позвольте себе некоторое время простоя между задачами, чтобы прочистить голову и освежиться. Подумайте о том, чтобы немного вздремнуть, отправиться на короткую прогулку или помедитировать.
5. Организуйте себя
Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте о том, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться спланировать встречу для обсуждения движения денежных средств в день, когда вы знаете, что финансовый директор компании свободен.
6. Удалите несущественные задачи / действия
Важно убрать лишние действия или задачи. Определите, что является важным и что заслуживает вашего времени. Устранение несущественных задач / занятий освобождает больше вашего времени для того, чтобы его можно было потратить на действительно важные вещи.
7. Планируйте заранее
Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четкого представления о том, что вам нужно сделать – что нужно сделать В ЭТОТ ДЕНЬ. Подумайте о том, чтобы взять за привычку в конце каждого рабочего дня составлять свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, вы сможете приступить к работе на следующее утро.
Последствия плохого управления временем
Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.
1. Плохой рабочий процесс
Неспособность планировать заранее и придерживаться поставленных целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективным планом было бы выполнение связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете заранее, вам может в конечном итоге потребоваться перескакивать с места на место или возвращаться к выполнению своей работы. Это приводит к снижению эффективности и продуктивности.
2. Потерянное время
Плохое управление временем приводит к напрасной трате времени. Например, общаясь с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.
3. Потеря контроля
Не зная, какой будет следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и тревоги.
4. Низкое качество работы
Плохое управление временем обычно снижает качество вашей работы. Например, необходимость спешно выполнять задачи в последнюю минуту обычно снижает качество.
5. Плохая репутация
Если клиенты или ваш работодатель не могут положиться на вас в своевременном выполнении заданий, это негативно сказывается на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, переведет свой бизнес в другое место.
________________________________________________________________________________
Перевод статьи от Corporate Finance Institute (Канадская онлайн-платформа для обучения)