После внедрения ERP работа финотдела предприятия не стала ни проще, ни быстрее. IT-директор и CEO не видели смысла в дальнейшей цифровизации завода: «и так каждая копейка на счету». Но финдиректор настоял на внедрении аналитической платформы Биплан. Его ожидания с реальностью не совпали. Почему — читайте в статье.
Переход на ERP не дал ожидаемого эффекта.
Инициатором обращения в Биплан стал финдиректор машиностроительного предприятия. По его мнению, растянувшийся на 2 года переход на ERP не дал ожидаемого эффекта.
При том, что на базе ERP были внедрены производственный учет и система планирования производства, часть учета продолжали вести в системе 1С УПП, бухгалтерия пользовалась «1С Бухгалтерия», а служба по персоналу — отдельной базой 1С ЗУП. В итоге данные продолжали поступать из этих систем в разрозненном виде, а финансовый директор был перегружен операционкой и формированием управленческой отчетности вручную.
Дело осложнялось разногласиями в руководстве. IT-директор обещал, что штатные программисты компании вот-вот выстроят систему управленческого учета на базе 1С. А генеральный директор сетовал на необязательные расходы при и без того низкой рентабельности предприятия.
Тем не менее было решено внедрить аналитическую платформу Биплан. Какие шаги для этого потребовались, как прошел запуск и что получилось в итоге — разберем далее.
Как внедрили аналитическую платформу.
1. Убрали «Excel таблички»
При погружении в процессы компании выяснилось, что:
- руководство управляло предприятием на основе 3 отчетов финансовой службы и двух отчетов по производству, выгруженных из 1С;
- еще 35 табличных оперативных отчетов, настроенные под конкретные подразделения и даже конкретных сотрудников, решали точечные задачи. Их руководство во внимание не принимало.
Решение
Вместо многообразия таблиц настроили 25 полностью автоматизированных информативных дашбордов (0% ручного труда) по основным показателям подразделений компании.
Доступ к дашбордам получили:
- генеральный директор;
- финансовый директор;
- коммерческий директор;
- директор по производству.
Результат
Вместо разрозненных и устаревших отчетов у руководства появилась оперативная информация, которая позволяет отслеживать показатели онлайн.
При внедрении обнаружили многолетние систематические ошибки в отчетах 1С. Часть данных, на основе которых компания вела деятельность, оказались недостоверными!
2. Нашли ответственных
Начальники не несли никакой ответственности за KPI своих подразделений. Принцип «спросят — отвечу, не спросят — промолчу» проявлялся во всей красе. К высшему руководству заходили исключительно пожаловаться на собственные проблемы и на других коллег.
Решение
По всем службам предприятия утвердили:
- список ключевых показателей;
- ответственных за каждый показатель.
По каждому KPI топ-менеджмент определил цели и плановые значения.
В интерфейсе аналитической платформы сформировали единый дашборд со сводом всех KPI. У пользователей появилась удобная визуализация всех показателей.
Результат
- Появилось четкое понимание узких мест в процессах.
- Генеральный директор получил инструмент контроля по каждому руководителю подразделения. На мониторинг уходит 15 минут в день.
- Эпизодический контроль стал тотальным.
Переживаете, что что-то упустили в управлении компанией? Снизить тревогу поможет осведомленность и контроль над ситуацией.
Попробуйте демо-доступ аналитической платформы Биплан с полным функционалом.
После регистрации личного кабинета, с вами свяжется бизнес-аналитик для демонстрации возможностей платформы.
3. Сэкономили время
40% рабочего времени финансовой службы во главе с финдиректором уходило на формирование отчетов. Чтобы собрать нужные данные, приходилось переключаться между несколькими базами, работать во всех одновременно. Отчеты формировались с опозданием, а в формулах расчета встречались ошибки. Времени на анализ информации и проработку предложений катастрофически не хватало.
Решение
В интерфейсе платформы консолидировали данные из старой и новой учетных систем. Получили бесшовную отчетность за 5 лет — в одном месте.
Результат
- Время формирования отчетов руками снизилось с более чем половины рабочего дня до 0 часов ежедневно.
- Освободившееся время и силы финансовый отдел направил на аналитическую работу.
Интегрируя платформу Биплан в бизнес-процессы, вы получаете удобный конструктор управленческих отчетов, который позволяет оперативно за 15 минут построить отчет любой сложности без привлечения программистов и аналитиков. В платформе консолидированы данные из всех учетных систем и файлов - учетные бухгалтерские и финансовые системы, CRM-системы, файлы с данными, базы данных. Появляется возможность контролировать все основные показатели отделов и сотрудников предприятия с актуальными данными в моменте с подсказками в виде светофора. Данные по KPI загружаются в платформу ежедневно и автоматически.
Во сколько раз Биплан помогает ускорить или упростить процесс
По подсчетам наших клиентов, в среднем, происходит снижение трудозатрат на формирование стандартных (ежедневных) отчетов до 120 часов/мес., на оперативную бух. отчетность 40 часов/мес. и на ежеквартальную бухгалтерскую отчетность 320 часов/квартал.
У руководителей высвобождается до 50% времени, которое можно использовать на принятие управленческих решений и проверку бизнес-гипотез.
4. Проверили ревизоров
В компании работал ревизионный отдел, который следил за оптимизацией затрат. Топ-менеджмент полностью доверял этим специалистам, контролируя их работу точечно. Главным инструментом контроля были таблицы Excel.
Решение
Аналитическая платформа предоставила готовые дашборды для анализа данных и системного контроля скрытых потерь.
Результат
- Благодаря платформе Биплан быстро обнаружились многочисленные скрытые потери, которые ускользали от внимания внутренних аудиторов. Суммарные убытки от скрытых потерь по итогам 2022 года составили 45 млн рублей.
- Объем необоснованных убытков удалось сократить на 90%.
5. Настроили авто-обмен данными
При исправлении документации в учетных системах приходилось вручную обновлять данные о финансовом результате и управленческом балансе, иногда по несколько раз.
Решение
В аналитической платформе настроен автообмен данными. Все отчеты Биплана выгружаются даже с учетом изменений задним числом без участия человека.
Результат
Актуальные и достоверные на 100% отчеты.
6. Перестали зависеть от программистов
Руководство компании находилось в зависимом положении от штатных программистов. Только эти специалисты могли выгрузить определенные отчеты из учетных систем 1С.
Решение
Возможность визуализации данных в разных форматах. Не только таблицы, но и диаграммы (круговые, «столбики»), графики и т.д.
Результат
- Отчет по работе компании любой сложности и конфигурации любой руководитель может получить за 15 минут — самостоятельно.
- Новые форматы визуализации позволили руководству заметить то, чего раньше не видели. Это ускорило производственные процессы в компании за счет своевременных управленческих решений.
7. Разобрались с доступами
Принципы разграничения прав доступа к управленческим отчетам не были прозрачными. Часть отчетности была в 1С, часть — в многочисленных файлах Excel. Документы свободно перемещались между отделами компании.
Решение
Настроили права доступа к отчетности в аналитической платформе Биплан.
Результат
Появилось четкое разделение прав доступа к данным как по отчетам, так и по показателям (KPI). Каждый специалист теперь видит только ту часть, которая имеет отношение к его работе и должности.
8. Получили контроль за начислением зарплаты
Часть зарплат на заводе начисляется по сдельной схеме. Из-за большого числа сотрудников и данных контролировать начисления было невозможно. У руководства были сомнения в прозрачности начисления.
По итогам года реальный ФОТ превосходил плановый. В каких именно местах возникал перерасход, выяснить было невозможно.
Решение
Наглядные дашборды в Биплане позволили увидеть начисления сдельной заработной платы в режиме реального времени. Анализ показал, на каких участках завышены нормы трудоемкости, из-за чего по факту загрузка мощностей достигала 60% вместо 90%. То есть фактически сотрудникам платили за низкие темпы работы и простои.
Результат
- Выявлены переплаты за несуществующие объемы работ, а также несогласованный рост сдельных расценок и норм времени. Годовой убыток составил 4,1 млн рублей.
- После внедрения Биплана подобные убытки удалось предотвратить.
- По отдельным участкам удалось повысить производительность труда на 30%.
9. Разморозили активы
На некоторых производственных участках производились полуфабрикаты, которые на следующих этапах производства не использовались. Убытки от незавершенного производства (НЗП) никто не измерял.
Решение
Один из дашбордов в Биплане позволил выявить причины роста переходящих производственных запасов: когда и кто произвел детали, которые не нужны при выпуске готовой продукции.
Результат
- Убыток от заморозки материальных средств за последние 6 месяцев до измерения составил 19 млн рублей. Выяснилось также, что от всего объема только 30% производственных запасов пригодны к переработке и дальнейшему использованию. И так продолжалось последние несколько лет!
- Появилась возможность системного своевременного контроля над необоснованным накоплением НЗП на участках.
Итоги внедрения аналитической платформы Биплан
Обратная связь от заказчика спустя 7 месяцев.
Внедряя аналитическую платформу, мы преследовали такие цели:
- консолидация информации из различных учетных систем в одном месте;
- экономия времени на формировании отчетов вручную и на ожидании итогов работы программистов 1С.
Цитата финансового директора машиностроительного завода:
Однако после внедрения получили не только ожидаемые, но и другие эффекты, которые напрямую повлияли на результаты компании.
Ощущение полноты управления финансами и ресурсами компании.
Я как финансовый директор компании понял, как можно влиять на конечный результат, то есть на увеличение чистой прибыли. Приятный бонус — вырос личный доход, потому что вознаграждение финдиректора привязано к чистой прибыли предприятия.
Оперативность.
Теперь на принятие решений у руководства уходит в 10 раз меньше времени, чем раньше. На базе аналитических отчетов мы выявляем проблемы еще до их возникновения, основываясь на негативных тенденциях. Раньше к моменту обсуждения накопленные месяцами потери уже достигали нескольких десятков миллионов рублей.
Ответственность.
Из делового общения ушли фразы: «Это не моя зона ответственности», «Это он виноват», «Я не знал» и тому подобные. В Биплане формируется сводный отчет по основным KPI подразделений с закреплением ФИО ответственных. И каждый понимает, за что отвечает.
Качество решений.
Общение на планерках стало более предметным. Решения принимаются не интуитивно, а на базе железных цифр.
Экономическая выгода.
Затраты на проект по внедрению управленческой отчетности на платформе Биплан окупились уже в первый месяц за счет обнаружения и решения системных проблем.
После регистрации личного кабинета, с вами свяжется бизнес-аналитик для демонстрации возможностей платформы.