Если для согласования с ведомствами и службами готовится пакет документов в необходимом объеме по техническим условиям, то процесс согласования с заказчиком принципиально отличается подходом к данному вопросу.
Согласование проекта с заказчиком - это не направление всего объема документации в последний день срока по договору, а планомерная работа, направленная в конечном счёте на подписание акта сдачи-приёмки выполненных работ.
Реальные примеры из жизни проектировщика - лучшая иллюстрация, как надо работать с заказчиком, но, предупрежу, что нижеизложенное не является универсальным, и нужно думать своей головой.
Метод первый - подтолкнуть заказчика к деталировки замечаний, если они обещают быть бесконечными
Проблема возникает, если в службе заказчика несколько инженеров, и каждый говорит проектировщику как должно быть по его мнению. Добивайтесь посылать оформленные замечания. И чем чаще будете посылать промежуточный результат, тем вам лучше.
Замечания обещают оформленные прислать в течении дня. Будет просьба максимально быстро и эффективно устранить. Эффективно, это значит заранее проговорить с заказчиком как будет устранено, и чтобы он на это кивнул, и остался об этом след в переписке.
Я вот это написал к тому, что за Заказчика вряд ли у кого-то получится это сделать. И суть в том, что нужно было Заказчику донести эту мысль: насколько конкретно он напишет замечания / пожелания, настолько конкретно эти самые замечания / пожелания будут учтены.
Я понимаю, что Заказчику нужно помогать с выбором и т.д. Но в данном случае, когда было миллион доп.требований и столько же итераций документации, что-то еще придумать лично мне уже тяжело. В данном случае вижу один единственный выход - все свои комментарии Заказчик направляет в формате реестра со степенью детализации, достаточной для избежания двоякого трактования. Это в его же интересах.
Метод второй - отработка замечаний заказчика частями
Как и в случае разработки проекта, ждать всех исполнителей с корректировками, чтобы пересобрать проект, не совсем правильно. Как только появился ответ на замечание, сразу посылайте заказчику. Если регламент учреждения (заказчика) требует отправлять всё в полном объеме, то договоритесь с куратором, что будете ему отправлять в рабочем порядке то, что уже есть, чтобы убедиться в отработке вопроса на 100%, или же оперативно получить новые замечания. И проектировщик, и заказчик при таком подходе только выиграют время.
Зачастую исполнители пренебрегают прикладывать к откорректированным разделам, чертежам, запискам ведомость ответов на замечания. И как понять какие изменения внесены? Как оценить полноту отработки замечаний?
Очевидно нужен вероятно не только проговор, но и формализованный перечень задач и план, и даже график изначально. Получается на каждую блоху надо составлять дорожную карту с инструкцией и доводить до сведения исполнителей под роспись.
Регламент ответов на замечания
- Ответы на замечания должны быть оформлены в виде таблицы из трёх столбцов: замечания, ответы на замечания и место внесения изменений в документацию. Оформить можно и так, как это требует госэкспертиза.
- Ответ на замечание должен начинаться со слов "Замечание принято" или "Замечание рассмотрено", если замечание заказчика составлено некорректно или его не возможно устранить как это предлагается заказчиком, при этом должно быть подробное обоснование со ссылками на нормативы.
- Ответ на принятое замечание должен кратко содержать информацию об изменениях и (или) цитировать вносимые изменения в текст, чертежи, ведомости и т.п.
- В графе "Место внесения изменений" должна быть указана ссылка на номер тома, раздела, страницы, листа, чертежа, где внесено изменение. Чтобы можно было быстро и легко найти.
- Внесения изменения в текст выделяются цветом
Есть ГОСТ Р 21.101-2020, в котором указаны требования к оформлению внесения изменений в разделы, в том числе и на чертежах, но по моему мнению это избыточно. Даже не всякая экспертиза требует его соблюдения, поэтому на уровне согласования с заказчиком им можно пренебречь.
И было бы здорово, чтобы заказчики тоже по примеру экспертизы свои замечания подкрепляли ссылками на нормативку. В то часто получается футбол в одни ворота.
Дорожная карта по фрагментарной отработке замечаний:
- Определиться с замечаниями, которые могут быть отработаны в ближайшие 2-3 дня.
- Проговорить с заказчиком, каким образом их планируется устранить.
- Собрать с исполнителей необходимую информацию.
- Если для исполнителей требуется больше времени, то корректировать список в п. 1
- Если у исполнителей есть обоснование, что данное замечание должно быть устранено иначе, от того что вы обсуждали с заказчиком, то возвращаемся к п. 2.
- Получение и проверка материалов по замечаниям на соответствие требованиям регламента. Если не соответствует - возврат к п. 3.
- Сбор и отправка материалов заказчику.
Метод третий - начните работу над проектом с экспертизы
Действуйте на опережение. Попробуйте подготовить заявление на экспертизу, пообщаться с отделом приёмки, изучить перечень исходных данных. Вероятность замечаний заказчика к вашему проекту резко снизится. Напротив, у вас появятся замечания к заказчику по поводу исходных данных! Появляется хорошая база, что бы продлить сроки или увеличить стоимость договора. Но, это на самом деле, во-первых, многое зависит от условий договора, а, во-вторых, как повезёт.
Статьи в тему:
1. Начать с экспертизы - секрет успеха в любом проекте;
2. Xml- схема, часть 3 - полный перечень исходно-разрешительной документации.