Любые, даже самые мелкие изменения устоявшихся правил нарушают привычный ход вещей и воспринимаются людьми по-разному. Кто-то будет рад нововведениям и воспримет их как возможность развития, повод для вдохновения, а кому-то будет сложно перестроиться и найти себя в новой реальности. Наиболее сложные изменения – это перестройка структуры организации. Такое глобальное переформирование нарушает привычные коммуникации, отлаженные бизнес-процессы, а также приводит к дискомфорту сотрудников. Чтобы изменение организационной структуры прошло безболезненно, можно руководствоваться несколькими психологическими приемами.
1. Информируйте коллектив о целях предстоящих изменений
К сожалению, не всегда возможно донести всю информацию до каждого, тем не менее, об изменениях структуры следует рассказать группе руководителей, которые далее станут вашими проводниками изменений и будут работать с персоналом на местах. Лучше выбрать для этой цели лояльных сотрудников или лидеров в своих группах, разделяющих нововведения.
Как сообщить коллективу? Будет уместно провести общее собрание, где тезисно раскрыть цели и сроки организационных изменений, обозначить преимущества работы по-новому.
На что следует обратить особенное внимание коллектива (зачем проводятся преобразования):
- Устранение дублирования функций
- Исключение ненужных операций из рабочего процесса
- Снижение нагрузки на персонал
- Перераспределение задач
- Автоматизация функций
- Централизация/децентрализация управления
2. Отвечайте на вопросы коллектива
Не оставляйте вопросы без ответа. Если у вас в данный момент нет информации, сообщите срок, когда будете готовы ее представить. Не получив ответов и не обладая достоверной информацией, люди склонны додумывать, интерпретировать, выстраивать гипотезы, что приведет к развитию слухов и необходимости дополнительной работы с персоналом. В данном случае лучше предотвратить такой ход событий.
3. Привлекайте к разработке решений линейный персонал
Это необходимо для получения объективной информации о состоянии дел на месте. Сотрудники-исполнители представляют, как те или иные действия производятся на самом деле, обладают информацией о сложностях и недоработках и могут предложить варианты решения возникающих проблем. Сотрудники, которые участвуют в разработке решений, также могут стать группой влияния на коллектив и поддержать руководство при проведении изменений.
4. Представьте изменения наглядно и просто
Информацию на общем собрании и внутреннюю работу на планерках лучше подкрепить визуально: подготовить презентации, блок-схемы, краткие инструкции, в которых отразить текущее положение дел и планируемые изменения. Выкладывайте также информацию сотрудникам в открытый доступ: корпоративные чаты, раздаточные материалы в рабочие папки, доски объявлений в офисах и т.д.
5. Поощряйте коммуникации
Диалог с сотрудниками, открытый разговор не разово, а в системе позволит собирать и обрабатывать информацию оперативно. Учитывайте мнения не только лидеров компании, но и рядовых исполнителей. Для сбора вопросов и предложений используйте удобные для вас инструменты.
6. Управляйте сроками
Довольно часто при первом приближении сроки внедрения изменений кажутся довольно краткими. Здесь рекомендую изначально закладывать минимум на 30% больше времени, чем кажется на первый взгляд. Скорее всего, появятся срочные оперативные задачи, возникнут непредвиденные обстоятельства, поэтому лучше заранее подстраховаться. Сроки проведения также могут меняться руководителем, если какой-либо этап требует более детальной проработки и регламентации. В данном случае спешка неуместна.
7. Оказывайте поддержку
Часть сотрудников будет испытывать тревогу и стресс по разным причинам: из-за непонимания целей и задач, текущей ситуации, опасений за свое будущее и будущее коллег. Снимать информацию и работать с такими опасениями нужно постоянно. Поддерживайте коллег, транслируйте уверенность коллективу, проговаривайте действия и перспективы. Задача руководителя – настроить сотрудников на работу.
8. Обеспечьте ресурсами в переходный период
Многие опасения и переживания связаны с возможной нехваткой ресурсов в процессе изменений. Все понимают, что постановка организации на «новые рельсы» требует значительных затрат, и не только финансовых. Дополнительный персонал для выполнения задач, приостановление каких-либо работ, увеличение сроков исполнения – все это поможет стабилизировать состояние коллектива.
9. Нейтрализуйте паникеров и саботажников
Люди, которые не принимают предстоящие изменения, действуют во вред организации: не подчиняются, не выполняют задачи или делают свою работу некачественно, открыто агитируют против руководства. Такие сотрудники должны быть уволены. Если сотрудник-саботажник обладает уникальными знаниями, умениями, навыками, ваша задача – в сжатые сроки подыскать замену и максимально подробно зафиксировать весь его функционал (это могут быть инструкции, порядок действий и т.д.). Также необходимо провести с ним работу: выявить причины такого поведения и нейтрализовать их (хотя бы на время поиска замены). Обратите внимание, на кого больше всего оказывает влияние негативщик, и проведите работу с этими специалистами. Ваша задача здесь – сохранить коллектив работоспособным.
Изменение структуры организации – это достаточно серьезный вызов и для руководства, и для всего коллектива. Потери и приобретения будут в любом случае, но тем не менее, без развития любой бизнес прекратит существование. Следуйте рекомендациям и ваше дело будет расти и развиваться, а процесс станет более предсказуемым и комфортным.