Электронный документооборот становится неотъемлемой частью эффективной работы организаций. Яркий пример – проект МЭДО, реализованный компанией idocs.
Благодаря развитию информационных технологий традиционные бумажные документы уступают место электронным, что сильно упрощает и ускоряет процесс обмена информацией. Однако важным аспектом при работе с электронными документами является подтверждение их подлинности и целостности. И здесь на помощь приходит электронная цифровая подпись (ЭЦП). Давайте разберёмся по порядку.
Что такое МЭДО?
Международный электронный документооборот (МЭДО) – эффективный способ обмена различными электронными документами в такой платформе, как idocs. Idocs – первая в Казахстане облачная платформа для обмена юридически значимыми бумагами как внутри страны, так и с партнёрами из России. С её помощью вы сможете:
Подписывать внутренние и внешние документы через ЭЦП. Автоматизировать и ускорять бизнес-процессы благодаря гибкой настройке шаблонов и маршрутов документов. Организовать надёжное хранение и удобный поиск бумаг. Оптимизировать затраты на обработку и хранение бумажных документов. Защититься от подделки подписей. Упростить коммуникацию с клиентами и партнёрами.
В качестве наглядного примера в таблице ниже рассмотрим отличия МЭДО от бумажного документооборота по ряду критериев.
Из таблицы видно, что МЭДО – более удобный способ обмена документами с контрагентами. Он экономит средства за счёт снижения затрат на расходники, помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота.
Что такое ЭЦП?
Это электронная цифровая подпись. Важно выделить, что именно наличие цифровой подписи на договоре приравнивает его к документу на бумажном носителе и придаёт юридическую силу. ЭЦП – это аналог собственноручной подписи, которая связана как с автором, так и с самим документом при помощи криптографических символов и личного ключа для защиты документов от подделок и несанкционированных изменений. Благодаря этому вы можете быть уверены, что документы остаются неприкосновенными и несут правомерную информацию. Повышенная безопасность и надёжность – одно из наиболее значимых преимуществ ЭЦП.
Как подписать договор с помощью ЭЦП?
Процесс подписи документов с использованием электронной подписи прост и удобен. Вы можете легко подписывать и отправлять важные бумаги не покидая рабочее место. Чтобы подписать договор с помощью ЭЦП, одна из сторон подписывает его своим личным ключом ЭЦП в платформе idocs и направляет партнёру. Он в свою очередь тоже подписывает договор своим личным ключом и возвращает первой стороне. Вся процедура занимает всего несколько минут и не требует больших усилий. Более того, электронные подписи имеют юридическую силу и признаются законодательством, что делает их надёжным инструментом для подписания документов. Правовые основания цифровой подписи в Казахстане закреплены в законе "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" от 07.07.2003. Переход на ЭДО idocs позволяет организации автоматизировать бизнес-процессы, повысить эффективность и точность работы, а также обеспечить высокий уровень защищённости данных. В свою очередь, одним из мощных инструментов для упрощения и оптимизации электронного документооборота является электронная цифровая подпись. Она обеспечивает безопасность, надёжность и эффективность процесса подписания и подтверждения документов.
Ознакомиться с нашей новой услугой более подробно вы сможете на нашем сайте idocs.me
