Профессионалы от нашей компании много лет помогают бизнесам внедрять систему бюджетного управления. В этой статье мы хотим рассказать как избежать ошибок при автоматизации процедуры бюджетирования.
Автоматизация процесса бюджетирования всегда неоднозначна. С одной стороны, компании стремятся автоматизировать процесс бюджетирования на 100%. С другой стороны, чем больше автоматизировать процесс, тем менее детализированным и обоснованным становится Бюджет.
Напомним, что процесс бюджетирования, включает не только формирование бюджета, но и фактический оперативный учет в разрезе бюджетных статей и план-фактный анализ выявленных отклонений.
Стремление максимально автоматизировать процедуру формирования бюджета как раз больше всего и таит подводных камней. Чаще всего под автоматизацией понимают процесс, когда руководителям разрешают вносить данные своих будущих бюджетов в программные продукты самостоятельно, что, конечно, значительно ускоряет формирование бюджета всей компании, но, как правило, такой «прямой ввод» без контроля финансовой службы, приводит к резком необоснованному завышению будущих расходов и снижению будущих планируемых доходов.
Как бы не хотелось автоматизировать этот процесс, наилучшее решение, когда проект бюджета формируется первоначально в файлах Excel, Google таблицах, с приложением обоснований по каждой статье расходов и доходов и направляется в финансовый департамент / финансовому директору.
Глубокий анализ каждой статьи — это основа грамотного бюджета, и никак нельзя исключать работу бюджетного комитета, на котором принимаются решения по стратегическим опросам дальнейшего развития и утверждаются целевые показатели и нормативы для бюджета. Когда же этот процесс доверяют не финансовой службе, а передают в виде техзадания команде программистов, процесс автоматизации бюджетирования сводится к техническому вводу информации с максимально возможной скоростью.
Блок автоматизации управленческого учета – большая тема и не для этой статьи. Но качественный план-фактный анализ как раз зависит от оперативности контроля и выявления отклонений с целью помощи руководству компаний быстро принимать эффективные решения управления бизнесом. И автоматизация этого блока как раз играет исключительно важную роль.
С нашей точки зрения, которую поддерживают многие финансисты, крупным компаниям лучше всего применять 1С ERP. Но что делать средним компаниям, которым даже комплексна 1С покажется дорогой?
В этой статье мы рассмотрим два решения, которые специалисты АФБФ успешно внедрили для компаний наших клиентов.
Программа Финансист от WiseAdvice («Сертификат «1С-Совместимо»). Этот программный продукт можно использовать отдельно, но можно использовать и совместно с программами 1С, настроив между ними обмен. Финансист дает возможность автоматизировать процессы планирования и контроля бюджетов доходов и расходов, и движения денежных средств, помогает управлять финансовыми потоками с помощью механизмов оперативного согласования и контроля расходов через систему согласования заявок. Очень глубокая аналитика. Настраиваемые отчеты в любом разрезе. Но баланса и двойной записи нет. Устанавливают программу компании на собственные сервера, арендовать в облаке продукт нельзя. Для установки программы приобретается лицензия. Код закрытый. Вносить изменения в настройки могут только специалисты WiseAdvice.
Программа ПланФакт. Это онлайн-сервис для учета, анализа и планирования финансов. Программа простая, ее можно освоить за несколько дней. Она понятна даже для не продвинутых пользователей. Сервис доступный по цене и средним и небольшим компаниям. ПланФакт также позволяет автоматизировать процессы планирования и контроля бюджетов компании. Аналитика менее глубокая. Нет системы согласования документов оплаты. Но есть двойная запись, что дает возможность формировать Баланс. Хороший пакет встроенной отчетности.
Существуют на рынке и другие программные продукты, которые мы также применяем (1с УНФ, Seeneco, Финолог и др.). Какой выбрать продукт зависит от специфики бизнеса и систем построения учета. Подход всегда индивидуальный.
Но в наше время без автоматизации этих процессов уже невозможно управлять бизнесами, это гарантия исключения неэффективных затрат и потерь и главный путь повышения доходности.
Если Вашей компании нужен управленческий учет, если вы хотите внедрить бюджетное управление, обращайтесь в АФБФ, наши специалисты выполнят все ваши задачи.
Финансовый директор на аутсорсинг от АФБФ поможет Вашему бизнесу принимать решения на основе цифр!
