В прошлой статье разбирались, всем ли сотрудникам мы начислили зарплату, и все ли плановые начисления учтены:
Сегодня поговорим о том, как начисленную зарплату проверить. Будем считать, что мы уже проверили - всем ли сотрудникам начислена зарплата, нашли "потерянные" начисления и начислили их тоже.
Будем разбираться:
1. Как понять, какие начисления положены сотруднику;
2. Как именно считается каждое из них (исходные данные, порядок расчета);
3. Где посмотреть значения показателей, которые использовались при расчете начисления;
4. Как понять, правильные ли значения показателей были использованы при расчёте;
5. В чём основная проблема проверки "вручную";
6. Краткие итоги и выводы;
7. Анонс следующей статьи о том, как автоматизировать процесс проверки.
Причины для проверки
Основных причин всего две:
1. для себя - убедиться, что программа посчитала так, как ожидалось (предусмотрено системой оплаты труда, соответствует времени работы сотрудника, и т.п.);
2. для сотрудника - по его просьбе, когда он не понимает, почему выплачена та или иная сумма.
Во втором случае разобраться сложнее, так как нужно учесть не только начисления, но еще и удержания и ранее выплаченные суммы. Но пока рассматриваем только ту часть вопроса, что относится к начислениям.
1. Как понять, какие начисления положены сотруднику?
Смоделируем ситуацию - в бухгалтерию пришел сотрудник, со своим расчетным листком, и просит разобраться, почему начислена именно эта сумма.
Как видно из расчетного листка, этот сотрудник занимает должность менеджера в в подразделении "Представительство г. Архангельск", и ему назначен оклад в размере 21 000 рублей в месяц.
Полный состав начислений, который положен сотруднику ежемесячно, определяется штатным расписание организации, трудовым договором с сотрудником и локальными нормативными актами (ЛНА) этой организации.
Если документооборот ведется не только в электронном виде, было бы правильно найти эти документы "на бумаге" и составить список положенных начислений вручную.
А потом сравнить его с тем, что зафиксирован в программе ЗУП 3.1.
Как понять, о каких плановых начислениях знает программа? Есть два способа - открыть карточку сотрудника или сформировать отчет "Сравнение плановых и фактических начислений".
В карточке сотрудника нужно перейти по ссылке "Начисления и удержания", и вы увидите список положенных сотруднику начислений. Чтобы увидеть, как эти начисления менялись со временем, жмите кнопку "История". Листайте галерею:
Чтобы сформировать отчет по плановым начислениям, откройте раздел "Зарплата" - "Отчеты по зарплате" - "Сравнение плановых и фактических начислений".
Если отчет сразу найти не можете, пользуйтесь строкой поиска - это очень удобно.
Сформируем отчет за тот же месяц, что расчётный листок сотрудника. Нас будут интересовать только те начисления, которые входят в фонд оплаты труда сотрудника - те, где колонка "ФОТ сотрудника" заполнена. Это оклад, премия, районный коэффициент и северная надбавка.
Кроме того, в отчете видим, по какому графику работает сотрудник, и сколько занимает ставок. Это полезная информация, она пригодится при проверке суммы начисления.
2. Как именно рассчитывается каждое начисление
Все начисления можно разделить на две группы - те, что задаются готовой суммой (например, материальная помощь, разовая доплата), и те, что рассчитываются. По первой группе вопросов нет - какую сумму назначили в приказе, ту и начислим. Будем разбираться со второй группой.
Предупреждение: тема эта очень обширная, в ней много тонкостей и нюансов. В этой статье обозначим лишь основные моменты и принципы, которые на практике помогут разобраться с суммой начисления из расчетного листка.
Тем читателям, которые хотят вникнуть как можно глубже, можем порекомендовать пройти специальные курсы по программе ЗУП 3.1 - как от фирмы 1с, так и от других компаний.
Мое личное мнение - лучше курсы у компании "Профбух", они же "БухЭксперт8". Их легко найти по названию.
Те начисления, которые рассчитываются, имеют формулу. Эту формулу можно увидеть, открыв карточку вида начисления.
Карточку можно открыть прямо из отчета о сравнении плановых и фактических начислений, щелкнув по наименованию начисления. Другой способ - войти в раздел "Настройка" - "Начисления" - найти нужное и открыть его.
Посмотрим формулу на примере начисления "Оплата по окладу" - она состоит из имен показателей и знаков арифметических операций между ними. Знаки используются общепринятые, например, "*" означает умножение, а "/" - деление.
Остается разобраться, что означает каждый показатель и как получить его значение. В этом нам поможет список показателей, который можно открыть из раздела "Настройка" - "Показатели расчета зарплаты".
В галерее под этим текстом приводим примеры показателей "Оклад", "ДоляНеполногоРабочегоВремени", "ВремяВДнях". Как видим, не все значения может задать пользователь, некоторые рассчитываются программой.
Например, "НормаДней" - это количество рабочих дней по графику, назначенному сотруднику, а "ВремяВДнях" - это норма дней за минусом неявок (больничных, отпусков, и так далее).
"ДоляНеполногоРабочегоВремени" - не самый простой для понимания показатель.
Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени, то для него заводится специальный график неполного времени, где указывается, что сотрудник работает 20 часов в неделю. При этом полный график составляет 40 часов в неделю, в этом случае доля неполного времени составляет 20/40 = 0.5. Если же сотруднику задан график работы, который не помечен как график неполного времени, то используется количество занимаемых сотрудников ставок из кадровых приказов.
Уже из этого примера видно, что проверка начисления в программе - дело непростое. Поэтому желающих разобраться с тонкостями отсылаем к специальным курсам, а сами сосредоточимся на том, где в программе увидеть значения показателей, который использовались при расчете начисления.
3. Где посмотреть значения показателей, которые использовались при расчете начисления
Первый способ - в расчётном листке.
Но сначала его нужно настроить так, чтобы расчетный листок показывал значения всех показателей.
Для этого нажимаем кнопку "Настройки", находим флажок "Выводить все показатели начислений и удержаний", ставим его в положение "Да". И нажимаем кнопку "Закрыть и сформировать".
Внешний вид расчётного листка заметно меняется. Теперь мы видим для оклада значения почти всех показателей (кроме нормы дней). Зная формулу начисления, можем проверить сумму в расчетном листке.
Способ достаточно простой и удобный, но у него есть недостаток - не все показатели мы видим. Например, для оклада мы не видим нормы времени.
Второй способ - в документе начисления.
Нужно открыть документ, который начислил нужную нам сумму, нажать "зеленую кнопочку" и смотреть значения показателей. В документе видим все показатели, использованные при расчете, в том числе норму дней.
Правее показателей есть еще поле "Период", содержит информацию о дате начала и дате окончания периода, за который рассчитано начисление. Эта информация полезна, если значения показателей действуют не весь месяц.
Например, в течение месяца менялся график работы, либо произошло повышение оклада - тогда мы видим, с какой даты действует новое значение показателя.
4. Как понять, правильные ли значения показателей были использованы при расчёте?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать логику работу программы ЗУП 3.1, в том числе:
1. В какой очередности считаются начисления;
2. Как начисления зависят друг от друга (например, оплата по окладу не начисляется в периоде, когда проведен больничный);
3. Как программа рассчитывает те показатели, которые не задаются бухгалтером напрямую, например, расчётную базу для районного коэффициента, или норму дней по графику сотрудника;
4. и многое другое.
Задача непростая. Ответ зависит от настроек конкретного вида начисления, от вида показателя и его настроек, и даже от общих настроек расчета зарплаты в конкретной базе ЗУП 3.1. Например, для начислений, которые зависят от отработанного времени, нужно учитывать график работы, назначенный сотруднику (и историю его изменений).
Приведем несколько примеров по наиболее часто используемым показателям расчёта.
Доля неполного рабочего времени - если сотрудник работает на графике неполного рабочего времени, то длину рабочей недели этого графика делим на длину графика работы полного времени, а в противном случае берем количество ставок из кадрового приказа;
Расчётная база - сумма по видам начисления, перечисленным на вкладке "Расчёт базы" у этого вида начисления. Например, расчётной базой для районного коэффициента является оплата по окладу, надбавки к окладу, ежемесячные премии.
Норма дней, часов - количество рабочих дней и часов по графику работы, назначенному сотруднику (или по индивидуальному графику работы, если он проведен в месяце расчета). Как видим, чтобы проверить значение этого показателя, нужно знать историю изменения графика работы сотрудника и настройку графика - сколько дней и часов приходится на каждую дату.
Время в днях, часах - фактически отработанное время, соответствует норме времени за минусом неявок (больничных, отпусков, и так далее). Но если введен документ "Табель учета рабочего времени", то программа берет дни и часы из него.
Стоимость дня и часа - применяются при расчете оплаты за работу в ночное время, в праздники и так далее. Порядок расчета определяется двумя настройками расчета зарплаты - составом совокупной тарифной ставки и способом пересчета совокупной тарифной ставки в часовую.
5. В чём основная проблема проверки "вручную"
Основная проблема - высокая трудоёмкость такой проверки.
Чтобы проверить хотя бы начисление по окладу, но выяснить следующее:
1. Размер оклада этого сотрудника;
2. Были ли кадровые переводы, менялся ли оклад в течение месяца? Если да, то нужно знать дату начала действия нового оклада;
3. Количество занимаемых ставок и график работы сотрудника (и если менялись в течение месяца, то как именно), на основании этих данных рассчитать значение показателя "Доля неполного рабочего времени";
4. Был ли введен индивидуальный график на месяц? Если да, взять норму дней из него, а если нет - проанализировать историю изменения графиков сотрудника, и взять норму дней из графиков;
5. Был ли введен документ "Табель учета рабочего времени"? Если да, взять количество отработанных дней из него. Если нет, выяснить, в какие периоды сотрудник не работал и по какой причине, и вычесть дни нерабочих периодов из нормы дней.
И это только очень краткое описание того, что нужно сделать. Каждый из этих пунктов можно развернуть еще глубже, и углубиться во все тонкости расчета.
Если сотрудников несколько, объем работы возрастает еще больше.
6. Краткие итоги и выводы
Итак, у нас есть два вывода:
1. Бухгалтер может проверить, правильно ли начислена зарплата;
2. Но это очень трудоёмко, если проверять вручную, и требует уровня знаний "выше среднего".
7. Анонс следующей статьи о том, как автоматизировать процесс проверки
Мы (ООО "Магистр") работаем со многими клиентами. Есть такие, которым м ведём учет зарплаты, а есть такие, которые ведут такой учет у себя (а мы их консультируем).
И проблема проверки начислений для нас очень актуальна - потому что процесс расчета просят пояснить как руководители организаций, которым мы ведем учет, так и сотрудники этих организаций.
Проверять вручную в таких условиях - не вариант, и мы задумали этот процесс автоматизировать. О том, что из этого получилось - в следующей статье.
А пока, традиционно, предлагаем подписаться на наш канал. Для общения открыты комментарии.
Чтобы не пропустить анонсы следующих статей, можно подписаться на канал в телеграме: https://t.me/ndfl_6
В описании канала - наши другие контакты, например, электронная почта для связи.
