Тайм-менеджмент - это технология организации времени и повышение эффективности его использования.
Мозгу тревожного человека свойственно создавать много фоновых мыслей, которые очень быстро появляются и жужжат, как мухи доставляя дикий дискомфорт и беспокойство. За этим поток мыслей очень тяжело найти то, что может привести в настоящее и структурировать мысли в моменте. Для того, чтобы адекватно оценивать происходящее нужно иметь понятную структуру дня и цели, к которым движется человек, тогда уровень тревоги будет снижаться, так как человек будет иметь представление о предстоящих планах и событиях.
Перечислю основные техники тайм-менеджмента.
- Пирамида Франклина.
Данная техника позволяет выявить базовые ценности и потребности человека и определить его глобальные цели и конкретные, которые необходимо выполнить в ближайшее время. Данная техника не подойдет для ежедневного планирования, но отлично помогает понять к какой большой цели двигаться дальше.
6. Основные жизненные ценности.
В основе пирамиды необходимо описать базовые потребности человека, которые формируют основной выбор и приоритет в его жизни (например: любовь, деньги, семья, здоровья и т.д.).
5. Глобальные цели.
На данной ступени пирамиды необходимо определить свою глобальную цель (1 пирамида - 1 цель). (Например: стать успешным маркетологом).
4. Генеральный план достижения цели.
На данной ступени нужно пошагово прописать, что нужно делать, чтобы достичь данной цели (например: получить образование по направлению маркетинг; найти первую работу или проект; обзавестись знакомыми, которые работают в данной сфере и т.д.), т.ея прописать весь ваш путь от "А" до "Я".
3. Долгосрочный план на 3-5 лет.
Теперь нужно детализировать свой план на определенный временной период, то есть обозначить чего можно достичь за это время (например: получить образование или пройти курс; начать вести аккаунт, на котором я делюсь полезным материалом и повышаю свою узнаваемость и т.д.).
2. Среднесрочный план на 1-2 месяца.
Проводит все те же действия, что и на прошлой ступени, но теперь анализируем, что мы можем сделать в ближайшие месяца (например: пройти 3 урока по маркетингу; прочитать 1 книгу и т.д.).
1. Планы на день/неделю.
И вот наконец мы можем конкретизировать свои действия на происходящее с нами сейчас. Мы выбираем примерно 3 микроцели, которые можем реализовать на неделе. Больше планировать не стоит, так как на неделе мы решаем много сторонних задач (бытовых, рабочих, внезапных и т.д.), которые занимают большую часть дня, и для того чтобы не уходить в прокрастинацию и не выгорать лучше поставить до 3 конкретных задач, которые впоследствии приведут к 1 глобальной цели.
Пирамида Франклина позволяет проанализировать способы достижения глобальной цели пошагово. Для долгосрочного планирования она подходит идеально, так мы можем представить нашу цель визуально в виде схемы, алгоритма или плана, в зависимости от того, как вам будет комфортнее ее изобразить.
2. Матрица Эйзенхауэра.
Основной техникой в тайм-менеджменте является матрица Эйзенхауэра.
Главная идея заключаются в том, что все задачи можно поделить на 4 группы:
- срочные и важные (сдать отчет сегодня к 14:00);
- важные и не срочные (оплатить детский сад ребенку в коне месяца);
- не важные и срочные (заехать через час на новоселье к друзьям);
- не важные и не срочные (полистать ленту в социальной сети).
Вы правильно распределяете время, если в основном решаете важные и не срочные задачи, это означает, что уровень вашего стресса в порядке и вы можете не спеша решать возникающие вопросы.
Если в основном вы решаете срочные и важные задачи - это означает, что вы находитесь в постоянном напряжении и стрессе и скорее всего неправильно ставите цели и распределяете время упуская важные и не срочные, а отвлекаясь на неважные и срочные или не важные и не срочные. Расставьте приориты ваших задач, чтобы отследить на что вы тратите больше всего времени.
3. Краткосрочное планирование по методу "Альпы".
План действия:
- Составить перечень всех задача на определенный срок (день/неделя);
- Расставить приоритет важности для каждой задачи (от 5 - очень важно до 1- важно, но не срочно);
- Определить время необходимое для выполнения задачи;
- Определить какие задачи можно делегировать и кому;
- Выделить особо приоритетные задачи, заняв до 60 % своего рабочего времени на их выполнение, оставив 40 % на форс-мажоры;
Оценить результаты и перенести невыполненные на другой день/неделю.
Совместив этот метод с матрицей Эйзенхауэра вам будет проще расставить приоритетность задач.
4. Ежедневное планирование Айви Ли (Шваба).
План действий:
- Записать 6 важных дел на следующий день;
- Определить приоритет каждой задачи (также по 5-ой шкале);
- Сконцентрироваться на одной задачи и не приступать к следующей пока она не будет завершена;
- Выполнив задачу актуализировать перечень задач, измени порядок выполнения существующих;
- Добавить новые задачи в список;
- Продолжать последовательно выполнять задач.
5. Метод "Помидора".
Метод подходит для планирования на день. Алгоритм действия один.
- Составьте список задач, которые нужно сделать в ближайшее время.
- Расставьте приоритет в задачах;
- Включите таймер на 25 минут и начинайте работу;
- Через 25 минут сделайте перерыв в 5-10 минут, спустя 4 таких цикла сделайте полноценный перерыв в 15-20 минут;
- Повторяйте пункты 3,4 пока не закроете все задачи списка.
6. Метод "Швейцарского сыра".
Данный метод носит такое название, так как сначала выполняются маленькие задачи, как дырочки в сыре.
- Составьте список задач на день;
- Сделайте декомпозицию задач (то есть одну большую цель поделите на подцели, например: купить подарок маме на день рождение - определиться с подарком, посмотрев варианты на сайте, узнать о наличии в магазине, доехать до магазина, купить подарок).
- После этого выполняйте маленькие задачи плавно переходя к большим.
7. Метод найденное время.
Периодически у нас возникает свободное время, в которое мы можем выполнить какую-то задачу, но что именно сделать тяжело вспомнить. Для этого составьте список задач, на которые постоянно не хватает времени, чтобы когда появится свободное время мы могли их решить.
Когда мы владеем нашим временем и задачами, то можем контролировать свой уровень тревожности и мыслей. Также важно соблюдать процент соотношения работы, отдыха и хобби, в некоторых техниках выше есть примерно распределение по процентам.