Это обширная тема, но больше всего внимания стоит обратить на работу с локацией - рестораном/лофтом/загородной площадкой etc.
Работа с площадками один из самых крупных блоков подготовки проекта. За 8 лет работы в организации мероприятий мы встречались с множеством интересных и сложных кейсов, учились на ошибках и накапливали бесценный опыт, позволяющий их в дальнейшим избегать.
Рада буду поделиться с вами наблюдениями и нюансами, которые зачастую ускользают из внимания.
Отлично, если вы узнаете о них на этапе подготовки. Плохо и больно, если во время самого ивента.
ОГРАНИЧЕНИЯ ПО ШУМУ
если площадка располагается вблизи жилых домов, в офисном здании, в отеле или в Подмосковье, высока вероятность, что эти ограничения вас коснутся. Если вы планируете вечеринку уходящую в ночь, обязательно уточните о возможном уровне громкости у менеджера после 23:00.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ЧАСЫ
Сверьте с вашими подрядчиками необходимое количество часов на монтаж и демонтаж. При крупных объемах застройки могут потребоваться extra часы аренды локации. В некоторых лофтах почасовая аренда, а рестораны не любят пускать раньше открытия в 12:00.
ВМЕСТИМОСТЬ ЗАЛА
Как правило, в маркетинговых целях площадки указывают максимальную вместимость зала при посадке по 12 человек за круглый стол без танцпола. Обязательно обсудите с менеджером на ранних этапах КОМФОРТНУЮ посадку с танцполом, варианты и схемы расстановки столов.
ЗАПРЕТЫ
Узнайте у площадки, что делать НЕЛЬЗЯ. Например, часто штрафуют за привоз своего алкоголя, малярный скотч, использование конфетти или легкий дым. Не везде можно использовать свечи и ставить мебель на газон.
ФОРМАТ ПОДАЧИ БЛЮД
В случае выбора фуршетного формата на мероприятии 4+ часов, не забудьте о достаточном количестве lounge-мебели и других посадочных мест, минимум на 60% гостей.
Если ваш вариант «банкет», учтите, что в большинстве случаев площадки подразумевают общую подачу блюд «в стол» и рассчитывают 1 официанта на 10 человек.
Более элегантный вариант - гала-ужин с порционными синхронными подачами, 1-2 официанта на человека и отсутствие общих блюд в столах.
ТЕХНИЧЕСКИЙ ПРОДАКШН
Профессиональный свет и звук уже не роскошь, а необходимость и база для каждого мероприятия. Далеко не всегда базово инсталлированное оборудование на площадке отвечает любым задачам.
Например, мощности базовых колонок может не хватать для качественного звучания из-за акустики и конфигурации пространство, а стандартного света для полноценной заливки зала (к примеру, заливающих приборов wash рекомендуется использовать минимум по количеству столов + 2 на президиум для свадеб, +2 для заливки сценического пространства). По техническому оснащению под ваши задачи вас сможет соориентировать грамотный технический представить площадки или прокатной компании.
ПРОДЛЕНИЯ
Заранее уточните у всех членов команды стоимость продления работы свыше запланированного. В некоторых случаях стоимость может быть выше стандартной на этапе бронирования.
РАЙДЕРЫ
⁃ это набор пожеланий и требований для успешной работы вашей команды. Гриммерные и их наполнение, питание, технические требования музыкантов, электричество для подключения зон или проводной интернет для трансляции. Все эти расходы могут исчисляться в десятках или сотнях тысяч рублей.
КООРДИНАЦИЯ
Если вы справились с организацией мероприятия сами, дайте себе возможность получить от него удовольствие. Возьмите координатора, который будет разбираться с сотней мелких вопросов, которые возникают в ходе даже самых идеально спланированных мероприятий.
Лайфхак: пройдите по площадке путем гостя. Быстро ли гость нашел вход или надо предусмотреть указатели? Предусмотрено ли место для смены обуви зимой, зона для букетов и план рассадки по столам?