Эффективность внедрения какого-либо проекта, в том числе СЭД, измеряется, в более сложном варианте через “чистую приведенную стоимость” (NPV – net present value), либо в более простом через простую окупаемость (PBP – payback period).
Для начала нужно понять какие затраты у нас есть до внедрения СЭД, как человеческие (человеко-часы), так и прочие расходы, связанные с документооборотом. В результате мы должны прийти к какой-то денежной величине. Это будет точка А.
Затем у нас есть стоимость внедрения СЭД, которая состоит как из капитальных затрат, так и из стоимости обучения сотрудников (включая человеко-часы на обучение пользования системой). Это допустим будет число N.
В итоге, компания после внедрения и отладки системы СЭД придет к новому, предположительно более низкому уровню затрат, то есть точке B.
В результате мы получим, что вложив N, мы перейдем из точки А в точку B. Для простоты расчетов будем анализировать годовые значения. То есть тратили А рублей в год. Теперь тратим B рублей в год инвестировав N (предположим едино моментно).
Таким образом простая окупаемость внедрения СЭД будет:
𝑃𝐵𝑃=N(А−B )
где,
N - инвестиции на внедрение СЭД,
А - затраты на документооборот до внедрения СЭД,
B- затраты на документооборот после внедрения СЭД.
А чистая приведенная стоимость (NPV) будет:
𝑁𝑃𝑉= −𝑁+(𝐴−𝐵)(1+𝑟)^𝑛
где,
N - инвестиции на внедрение СЭД,
А - затраты на документооборот до внедрения СЭД
B- затраты на документооборот после внедрения СЭД
r– ставка дисконтирования (например, ставка по которой компания могла использовать инвестировав средства потраченные на внедрения СЭД)
n– прогнозный период, кол-во лет в течение которого будем замеряться эффективность внедрения СЭД.
Таким образом, можно легко посчитать стоит ли овчинка выделки.
Автор: Антон Петров, основатель компании «Петрофф-Аудит»