Короткое предисловие
Всем кря 🦆
Я выпустила отдельный опрос к третьей части "Крякаем финансовую грамотность", где спросила, нужно ли вам подробное обучающее руководство по системе учета бюджета. На 24.11.2023 ситуация такая.
Я прочитала комментарии, подумала и решила сделать так: сначала я покажу вам одну прикольную штуку, которая подойдет всем. А пока вы это читаете, я уже записываю туториал по Дзен Мани и ставлю другое приложение для теста 🦆
А теперь переходим к использоваю крутой штуки, которая вам может помочь автоматизировать кучу ненужной фигни.
Зачем использовать Yandex Forms?
Yandex Forms — это конструктор для создания опросов, голосований и прочего подобного. Он является неплохим аналогом Google Forms. Он отлично подойдёт для того, чтобы вести ручной учет доходов и расходов, если вы не хотите использовать мобильные приложения.
Но вообще, этот конструктор — супер-мега-универсален.
Где пригодится?
У вас наверняка бывали ситуации, когда кому-то надо где-то в одном месте собирать финансовые данные.
Пример 1. Вы в поездке с друзьями и у вас есть чат, куда вы скидываете просто всё: данные маршрута, фотографии общие, фото чеков из кафе/ресторанов, какие-то договорённости по поводу расходов на поездку.
Если вас больше 4х человек, получается бардак, который потом надо разгребать и отдельно собирать все данные. Вы ж отдыхать едете, а не финансистом на выезде работать?
Пример 2. Вы бухгалтер в небольшой организации и вам нужно получать документы для авансовых отчетов. Вам сотрудники это всё присылают через почту, где у вас вперемешку ещё куда других писем.
Мало того, что вам нужно зайти в каждое письмо, сохранить вложения, внести это в программу и сделать проводки. Вам ещё надо следить, чтобы все всё прислали.
Пример 3. "Любимые всеми" родительские чаты, где вперемешку со сбором денег, голосованием и странными фотографиями идёт выяснение домашнего задания и - упаси кота - выяснение отношений.
Обычно вот этим всем занимается один человек, который всё просматривает, вносит данные в программу и/или табличку, а потом пишет, кому и сколько денег нужно отдать.
Вот чтобы такой фигней не заниматься и не тратить время на сбор и обработку, нужна форма, где все самостоятельно отправляют.
В общем, во всех приведенных примерах не хватает одного – системы. Один раз сделали всё одинаково и всех по ссылке отправили — сэкономили кучу часов себе в будущем.
А как такое красивое сделать, я далее расскажу.
Предисловие к инструкции
Следующий блок я посвящаю своей существенной части аудитории 35+.
И делаю это не просто так.
Я работаю разработчицей и частенько сталкиваюсь с пользователями, потому что у нас нет службы поддержки и hr-отдела, к моему большому сожалению. И я заметила вот что.
Почему-то во многих российских не IT-компаниях непринято вкладываться именно в технический аспект обучения сотрудников, что на мой взгляд странно: пенсионный возраст поднимают, средний возраст сотрудников растёт. Из-за этого многие кандидаты теряют именно по функциональным навыкам и не выдерживают рыночной конкуренции.
А потом начинается: "кому я нужен", "ой, извините, я туплю", "ничего не понимаю в этих ваших программах", "сами тут разбирайтесь, я больше ничего не хочу" и так далее.
Так вот. Тупить — нормально. Чего-то не понимать — нормально. Желать разобраться — прекрасно. Бросать всё "потому что я старая"* — вообще не выход.
Просто дайте себе больше времени, задавайте больше вопросов и всё получится.
* - мне так недавно коллега 40 лет сказала.
Как создать Яндекс форму?
Шаг 1. Вам нужен планшет/компьютер/смартфон с доступом в интернет.
Шаг 2. Вам нужна почта на ya.ru. Я полагаю, что у многих она есть, поскольку Дзен еще недавно принадлежал Яндексу. Если почты нет - создайте её и зайдите в неё.
Шаг 3. Переходите на forms.yandex.ru/admin/. Перед вами будет меню конструктора. Если вы создаете с телефона, выглядеть будет также (на момент написания статьи).
Шаг 4. На скриншоте видно, что выбрано "С чистого листа" (обведено желтым). Так и оставляем, шаблоны редко когда нужны. Далее нажимаете "Создать форму из шаблона".
У вас должен открыться конструктор форм.
Теперь нам нужно выбрать, какие поля нам нужны. Если посмотреть приведенные мной примеры, для них можно использовать общие поля:
Дата, ФИО, Сумма, Подтверждающий документ, Комментарий.
Дата чего, чьё ФИО, сумма к чему и прочее - это уже детали, которые вы можете донастроить и определить самостоятельно.
Шаг 5. Добавляем поле "Дата".
Пролистайте чуть вниз и найдите слева в списке "Дата". Зажмите его мышкой/пальцем и перенесите в поле.
У вас появится окошко с параметрами поля. Выбираем нужные настройки и сохраняем.
Шаг 6. Аналогично заполните добавьте другие поля. Кому сложно разобраться с настройками других полей, на скриншотах в галерее я оставила дополнительные комментарии к полям: ФИО по выпадающему списку, сумма и подтверждающий документ (файл).
Шаг 7. Посмотрите, как выглядит ваша форма с помощью кнопки "Предпросмотр" справа вверху. Вы можете там спокойно всё потыкать, ничего не отправится.
Если вам хочется изменить цветовую схему, можете побаловаться с оформлением на вкладке "Тема".
Шаг 8. Для базовых нужд вам больше ничего не нужно, поэтому можете переименовать свою форму и смело нажимать кнопку "Опубликовать" (листайте вправо)
Вуа-ля, вы сделали форму! Похвалите себя за это!
Теперь вы можете просто отправить эту ссылку в нужный чат и больше не заниматься сбором данных. Пусть пользователи делают это в удобном вам формате, а вы экономите время.
Как настроить быстрый доступ к этой ссылке с телефона?
Если вам нужна эта форма для самих себя и в постоянном доступе, у вас есть три варианта:
- сохранить страницу в закладках;
- сохранить ссылку в заметках/месседжере;
- сделать ярлык.
Чтобы сделать ярлык, вам нужно открыть эту ссылку в браузере с телефона и затем открыть внутренее меню в браузере (на андроиде это три точки справа вверху).
Далее вам нужно найти пункт в меню по типу "Добавить на домашнюю страницу". У всех телефонов это по разному называется, поэтому попробуйте.
Как скачать и посмотреть ответы?
Ответы посмотреть можно на вкладке "Ответы". Внутри у вас 2 варианта: сводка и по ответам.
Если нужно скачать все результаты, используйте вкладку "Сводка", если нужно просто посмотреть - "По ответам".
Как это еще можно использовать?
Да как хотите!
Я через эту форму делала:
- дневник СМЭР для психолога;
- треккер настроения;
- приемщик фото-чеков;
- учёт лекарств в аптечке (срок годности и количество);
- учёт соусов (когда купила, сколько раз использовала, срок годности);
- учёт расходов наличных в поездке;
- отправку автоматических писем;
- учёт сумм съеденного в поездке с друзьями (скидывались в общий котел);
- треккер привычек;
- тесты для самопроверки.
Если вы юрист/учитель/любой иной специалист и хотите сделать возможность к вам записаться на консультацию, вы можете сделать форму для записи и просто присылать её.
Один учитель-предметник мне показывал, как он через форму родителям давал возможность к нему на беседы записываться заранее вместо общего собрания. И тесты для учеников собирал свои для самопроверки.
Ну и бонус для авторов Дзен: если вставить ссылку в статью, вы сможете сразу собирать обратную связь или давать форму для записи.
Кстати, пройдите опрос, позязя 🙃
На этом всё 🦆
Спасибо, что дочитали до этого места! Если вам понравилось и хочется меня поддержать, поставьте лайк и напишите комментарий. Если вам хочется сделать больше, вы можете кинуть монетку в мой пруд по этой ссылке.
Подборка по финансовой грамотности доступна ниже.
Если вам интересно узнать побольше про меня и почему я коплю 30 миллионов рублей для своего капитала, вы можете прочитать вот эти материалы.
