Найти тему
Деревянная утка

Крякаем финансовую грамотность. Лайфхак: Yandex Forms. Ровный учёт чего-угодно за бесплатно

Оглавление

Короткое предисловие

Всем кря 🦆

Я выпустила отдельный опрос к третьей части "Крякаем финансовую грамотность", где спросила, нужно ли вам подробное обучающее руководство по системе учета бюджета. На 24.11.2023 ситуация такая.

Регультат опроса на 24.11.2023
Регультат опроса на 24.11.2023

Я прочитала комментарии, подумала и решила сделать так: сначала я покажу вам одну прикольную штуку, которая подойдет всем. А пока вы это читаете, я уже записываю туториал по Дзен Мани и ставлю другое приложение для теста 🦆

А теперь переходим к использоваю крутой штуки, которая вам может помочь автоматизировать кучу ненужной фигни.

-2

Зачем использовать Yandex Forms?

Yandex Forms — это конструктор для создания опросов, голосований и прочего подобного. Он является неплохим аналогом Google Forms. Он отлично подойдёт для того, чтобы вести ручной учет доходов и расходов, если вы не хотите использовать мобильные приложения.

Но вообще, этот конструктор — супер-мега-универсален.

Где пригодится?

У вас наверняка бывали ситуации, когда кому-то надо где-то в одном месте собирать финансовые данные.

Пример 1. Вы в поездке с друзьями и у вас есть чат, куда вы скидываете просто всё: данные маршрута, фотографии общие, фото чеков из кафе/ресторанов, какие-то договорённости по поводу расходов на поездку.

Если вас больше 4х человек, получается бардак, который потом надо разгребать и отдельно собирать все данные. Вы ж отдыхать едете, а не финансистом на выезде работать?

Пример 2. Вы бухгалтер в небольшой организации и вам нужно получать документы для авансовых отчетов. Вам сотрудники это всё присылают через почту, где у вас вперемешку ещё куда других писем.

Мало того, что вам нужно зайти в каждое письмо, сохранить вложения, внести это в программу и сделать проводки. Вам ещё надо следить, чтобы все всё прислали.

Пример 3. "Любимые всеми" родительские чаты, где вперемешку со сбором денег, голосованием и странными фотографиями идёт выяснение домашнего задания и - упаси кота - выяснение отношений.

Обычно вот этим всем занимается один человек, который всё просматривает, вносит данные в программу и/или табличку, а потом пишет, кому и сколько денег нужно отдать.

Вот чтобы такой фигней не заниматься и не тратить время на сбор и обработку, нужна форма, где все самостоятельно отправляют.

В общем, во всех приведенных примерах не хватает одного – системы. Один раз сделали всё одинаково и всех по ссылке отправили — сэкономили кучу часов себе в будущем.

А как такое красивое сделать, я далее расскажу.

Предисловие к инструкции

Следующий блок я посвящаю своей существенной части аудитории 35+.

Скриншот статистики из ЛК Дзен на 25.11.2023
Скриншот статистики из ЛК Дзен на 25.11.2023

И делаю это не просто так.

Я работаю разработчицей и частенько сталкиваюсь с пользователями, потому что у нас нет службы поддержки и hr-отдела, к моему большому сожалению. И я заметила вот что.
Почему-то во многих российских не IT-компаниях непринято вкладываться именно в технический аспект обучения сотрудников, что на мой взгляд странно: пенсионный возраст поднимают, средний возраст сотрудников растёт. Из-за этого многие кандидаты теряют именно по функциональным навыкам и не выдерживают рыночной конкуренции.
А потом начинается: "кому я нужен", "ой, извините, я туплю", "ничего не понимаю в этих ваших программах", "сами тут разбирайтесь, я больше ничего не хочу" и так далее.
Так вот. Тупить — нормально. Чего-то не понимать — нормально. Желать разобраться — прекрасно. Бросать всё "потому что я старая"* — вообще не выход.
Просто дайте себе больше времени, задавайте больше вопросов и всё получится.

* - мне так недавно коллега 40 лет сказала.

Как создать Яндекс форму?

Шаг 1. Вам нужен планшет/компьютер/смартфон с доступом в интернет.

Шаг 2. Вам нужна почта на ya.ru. Я полагаю, что у многих она есть, поскольку Дзен еще недавно принадлежал Яндексу. Если почты нет - создайте её и зайдите в неё.

Шаг 3. Переходите на forms.yandex.ru/admin/. Перед вами будет меню конструктора. Если вы создаете с телефона, выглядеть будет также (на момент написания статьи).

Главная страница в конструкторе
Главная страница в конструкторе

Шаг 4. На скриншоте видно, что выбрано "С чистого листа" (обведено желтым). Так и оставляем, шаблоны редко когда нужны. Далее нажимаете "Создать форму из шаблона".

-5

У вас должен открыться конструктор форм.

Открытый конструктор форм
Открытый конструктор форм

Теперь нам нужно выбрать, какие поля нам нужны. Если посмотреть приведенные мной примеры, для них можно использовать общие поля:

Дата, ФИО, Сумма, Подтверждающий документ, Комментарий.

Дата чего, чьё ФИО, сумма к чему и прочее - это уже детали, которые вы можете донастроить и определить самостоятельно.

Шаг 5. Добавляем поле "Дата".

Пролистайте чуть вниз и найдите слева в списке "Дата". Зажмите его мышкой/пальцем и перенесите в поле.

Перетаскивать вот так
Перетаскивать вот так

У вас появится окошко с параметрами поля. Выбираем нужные настройки и сохраняем.

-8

Шаг 6. Аналогично заполните добавьте другие поля. Кому сложно разобраться с настройками других полей, на скриншотах в галерее я оставила дополнительные комментарии к полям: ФИО по выпадающему списку, сумма и подтверждающий документ (файл).

Шаг 7. Посмотрите, как выглядит ваша форма с помощью кнопки "Предпросмотр" справа вверху. Вы можете там спокойно всё потыкать, ничего не отправится.

-10

Если вам хочется изменить цветовую схему, можете побаловаться с оформлением на вкладке "Тема".

Шаг 8. Для базовых нужд вам больше ничего не нужно, поэтому можете переименовать свою форму и смело нажимать кнопку "Опубликовать" (листайте вправо)

Вуа-ля, вы сделали форму! Похвалите себя за это!

Теперь вы можете просто отправить эту ссылку в нужный чат и больше не заниматься сбором данных. Пусть пользователи делают это в удобном вам формате, а вы экономите время.

Вы умница-пирожочек
Вы умница-пирожочек

Как настроить быстрый доступ к этой ссылке с телефона?

Если вам нужна эта форма для самих себя и в постоянном доступе, у вас есть три варианта:

  • сохранить страницу в закладках;
  • сохранить ссылку в заметках/месседжере;
  • сделать ярлык.

Чтобы сделать ярлык, вам нужно открыть эту ссылку в браузере с телефона и затем открыть внутренее меню в браузере (на андроиде это три точки справа вверху).

Далее вам нужно найти пункт в меню по типу "Добавить на домашнюю страницу". У всех телефонов это по разному называется, поэтому попробуйте.

У меня это выглядит вот так
У меня это выглядит вот так

Как скачать и посмотреть ответы?

Ответы посмотреть можно на вкладке "Ответы". Внутри у вас 2 варианта: сводка и по ответам.

Если нужно скачать все результаты, используйте вкладку "Сводка", если нужно просто посмотреть - "По ответам".

-14

Как это еще можно использовать?

Да как хотите!

Я через эту форму делала:

  • дневник СМЭР для психолога;
  • треккер настроения;
  • приемщик фото-чеков;
  • учёт лекарств в аптечке (срок годности и количество);
  • учёт соусов (когда купила, сколько раз использовала, срок годности);
  • учёт расходов наличных в поездке;
  • отправку автоматических писем;
  • учёт сумм съеденного в поездке с друзьями (скидывались в общий котел);
  • треккер привычек;
  • тесты для самопроверки.

Если вы юрист/учитель/любой иной специалист и хотите сделать возможность к вам записаться на консультацию, вы можете сделать форму для записи и просто присылать её.

Один учитель-предметник мне показывал, как он через форму родителям давал возможность к нему на беседы записываться заранее вместо общего собрания. И тесты для учеников собирал свои для самопроверки.

Ну и бонус для авторов Дзен: если вставить ссылку в статью, вы сможете сразу собирать обратную связь или давать форму для записи.

Кстати, пройдите опрос, позязя 🙃

На этом всё 🦆

Спасибо, что дочитали до этого места! Если вам понравилось и хочется меня поддержать, поставьте лайк и напишите комментарий. Если вам хочется сделать больше, вы можете кинуть монетку в мой пруд по этой ссылке.

Подборка по финансовой грамотности доступна ниже.

Крякаем финансовую грамотность | Деревянная утка | Дзен

Если вам интересно узнать побольше про меня и почему я коплю 30 миллионов рублей для своего капитала, вы можете прочитать вот эти материалы.

Сколько стоит содержать инвалида? Какая у меня пенсия по инвалидности и зачем мне 30 миллионов рублей
Деревянная утка14 ноября 2023
JetLend: публичный портфель. Прячу от себя деньги автопереводами.
Деревянная утка19 октября 2023