В статье расскажем:
- Кому необходимо штатное расписание;
- Когда нужно штатное расписание и как его оформить;
- Зачем нужна форма Т-3.
Штатное расписание организации является неотъемлемым документом, отражающим структуру, персональное составление, численность сотрудников и оклады для всех должностей.
При проведении проверки инспектор ГИТ обязательно запросит представление штатного расписания.
Чаще всего компании используют унифицированную форму Т-3 для ведения штатного расписания, однако законодательство не запрещает применение собственной формы.
Кому и когда нужно штатное расписание
Согласно Трудовому кодексу, наличие штатного расписания не является обязательным. Работодатель может функционировать без него, включая указание должностей и окладов в трудовых договорах и приказах о приеме на работу.
Однако статьи 15 и 57 ТК РФ подчеркивают важность соответствия должностей штатному расписанию, особенно если трудовые обязанности привязаны к конкретной должности или существуют льготы для определенных должностей. Нарушение этого принципа влечет административную ответственность.
Организации, которые могут обойтись без штатного расписания:
- физических лиц,
- микропредприятия,
- некоммерческие организации, соответствующие критериям ТК РФ.
Разработку и утверждение штатного расписания рекомендуется осуществлять в самом начале функционирования компании.
Внесение изменений в штатное расписание с использованием специального приказа необходимо в случае:
- внедрения новых должностей или подразделений,
- изменения наименований, окладов, тарифных ставок,
- при ликвидации отделов,
- сокращении штата,
- изменении численности сотрудников.
Как составить штатное расписание
Штатное расписание является основным источником информации о структуре персонала в организации, включая вакантные позиции.
При оформлении штатного расписания следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Указать наименование и код подразделения, включая все структурные подразделения, такие как филиалы и представительства. Подразделения указываются в порядке подчиненности, а код подразделения отражает этот порядок.
- Перечислить наименования должностей в именительном падеже, без сокращений или приставок «и.о.» или «врио». Включить все позиции, включая надомников и дистанционщиков.
- Указать тарифную ставку (оклад) для каждой должности, включая все надбавки, в рублях. Если используется часовая тарифная ставка, указать размер часовой ставки и отметить это в примечаниях. Для систем оплаты труда без фиксированного показателя указать прочерк и описать систему оплаты в примечаниях, ссылаясь на ЛНА.
- Заполнить итоговую строку таблицы в последнюю очередь, отражая общее количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы.
📌Скачать бесплатно Образец и бланк штатного расписания на 2024 год
А нужна ли форма Т-3?
С начала 2013 года, в соответствии с федеральным законом № 402-ФЗ, использование формы Т-3 стало необязательным. Небюджетные организации получили право разрабатывать свои собственные бланки первичных документов.
Государственные учреждения обязаны применять формы, утвержденные приказом Минфина № 52н, а с 2023 года также использовать электронные формы, указанные в приказе № 61н.
В этих нормативных актах не предусмотрен стандартный бланк для штатного расписания, поэтому учреждения имеют право разработать и утвердить свой собственный.
На практике многие компании, включая коммерческие и бюджетные организации, предпочитают использовать форму Т-3, поскольку она включает все необходимые показатели и удобна для сотрудников кадровых служб и контролирующих органов.
Заполнение формы Т-3
В заголовочной части штатного расписания требуется указать следующую информацию:
- полное наименование организации,
- код по ОКПО,
- номер документа,
- дату составления и утверждения руководителем,
- реквизиты приказа об утверждении данного документа.
Законодательством не установлен определенный порядок формирования штатного расписания. Возможно составление данного документа однократно с последующим внесением необходимых изменений.
Хотя утверждение штатного расписания ежегодно допускается, такой подход может быть неэффективным. Если за год не произошло изменений в численности персонала, структуре подразделений или других существенных изменениях, то нет необходимости вносить изменения в штатное расписание.
Нет необходимости ознакомления сотрудников с внутренним локальным нормативным актом, регламентирующим разделение труда в организации, за исключением случаев, когда это предусмотрено Коллективным договором.
Что касается заполнения полей штатного расписания, в табличной части формы Т-3 имеется 10 граф, где указываются следующие данные:
- Наименование и код структурного подразделения.
- Наименование должности, специальности, профессии, разряд, класс, квалификация.
- Количество штатных единиц.
- Тарифная ставка (оклад). 6-8. Надбавки.
- Оплата в месяц.
- Примечания.
В графах 1-2 указываются наименования административных подразделений и других структурных элементов организации. При работе с условиями труда, подразумевающими вредные или опасные факторы, следует руководствоваться соответствующими классификаторами. Коды подразделения устанавливаются самостоятельно.
Графа 3 предназначена для указания наименования должности, профессии или разряда сотрудника.
Графа 4 заполняется количеством штатных единиц, необходимых для нормального функционирования организации.
Графы 5-8 заполняются размерами окладов, тарифных ставок и надбавок, если они выражены в фиксированных суммах.
Графа 9 рассчитывается как сумма (гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8) умноженная на количество штатных единиц.
В форме Т-3 отсутствуют графы для указания ФИО сотрудников, занимающих соответствующие должности. Подробный учет сотрудников ведется кадровой службой в других учетных регистрах.
📌Скачать бесплатно Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3
Как утвердить штатное расписание
Главный бухгалтер и руководитель кадровой службы должны утвердить готовое штатное расписание. Этим также может заниматься сотрудник, ответственный за кадровый учет.
В случае большого штата компании, когда расписание охватывает несколько листов, главный бухгалтер может поставить свою подпись один раз в конце документа или подписывать каждый лист. После этого руководитель организации утверждает штатное расписание с помощью своего приказа.
Внесение необходимых изменений также производится приказом руководителя.
Если в Вашей организации нет ответственного за кадровый учет, то ЕВИДПО поможет обучить сотрудника в сжатый срок. Обучение проходит дистанционно с выдачей удостоверения государственного образца!
Итоги
Утвердите штатное расписание для формализации структуры и кадрового состава вашей организации. Вы можете воспользоваться унифицированной формой Т-3 или создать собственный бланк.
При заполнении следуйте требованиям действующего законодательства, прописывая все суммы в рублях.
Включите в штатное расписание все виды должностей, включая дистанционные, надомные и с неполной ставкой.
Обратите внимание, что в случае наличия вакантных позиций в штатном расписании, это требуется отразить в отчете, предоставляемом в службу занятости.
