В 2023 году работа с электронными транспортными накладными (ЭТрН) достигла нового уровня за счёт общей цифровизации документооборота и поддержки со стороны законодательства. Большинство документов теперь можно применять в утверждённом цифровом формате без дублирования на бумажных носителях.
В статье подробно рассказываем про электронные транспортные накладные и разбираем особенности их применения.
Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Транспортная накладная относится к электронным перевозочным документам (ЭПД) и оформляется для управления процессами грузоперевозки. Она подтверждает факт заключения договора на транспортные услуги и отражает сопутствующие грузоперевозкам расходы.
Ключевые разделы ЭТрН содержат информацию:
- о сторонах, участвующих в перевозке, условиях контракта, особенностях груза, о водителе и сопроводительных документах (от грузоотправителя);
- о процессе приёма груза и его передаче грузополучателю (от перевозчика);
- о получении груза, его характеристиках и обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).
Если в процессе перевозки что-то меняется (адрес доставки, стоимость перевозки), для фиксации этих сведений в электронной транспортной накладной формируются дополнительные разделы.
Изменения в законодательстве о перевозочных документах ЭТрН
В 2020 году Минтранс внедрил электронные транспортные накладные в рамках пилотного проекта. Эксперимент прошёл успешно, и Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200 были утверждены новые правила грузоперевозок, позволяющие оформлять ЭПД наравне с бумажными документами.
Также Минтранс создал государственную информационную систему ГИС ЭПД, функциями которой стали хранение ЭПД и передача содержащихся в них сведений госорганам.
В январе 2022 года ФНС утвердил формат ЭТрН (Приказ ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@), а в сентябре того же года в силу вступило Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931, устанавливающее правила обмена электронными перевозочными документами.
Регулировать обмен электронными перевозочными документами между участниками перевозки и системой ГИС ЭПД могут только операторы ЭДО, получившие специальное разрешение Минтранса. Их задача — проверять полученные документы и направлять их в систему ГИС ЭПД.
Когда участник грузоперевозки оформляет свой титул, оператор проверяет уникальность идентификатора, соответствие документа установленному XML-формату, подлинность и срок действия УКЭП. Если есть ошибки, оператор сообщит о них отправителю. Если всё в порядке, то документы сразу направляются в ГИС ЭПД, где оператор в дальнейшем отслеживает их статус.
Кто обязан применять электронную транспортную накладную
С 1 марта 2022 года участникам грузоперевозок предоставлена возможность добровольного использования ЭТрН. Повсеместный переход на ЭПД Минтранс планирует произвести в 2024 году.
Предприятиям, работающие в сфере грузоперевозок, рекомендуется подготовиться к использованию ЭПД заранее, не дожидаясь момента, когда электронные транспортные накладные станут обязательны для всех.
В настоящее время применение ЭТрН особенно актуально для компаний и предпринимателей, которые уже используют ЭДО в своей работе, либо их основная деятельность тесно связана с логистикой.
Когда не нужно оформлять ЭТрН
В некоторых ситуациях оформление ЭТрН не требуется.
- Доставка товара происходит без участия сторонних грузоперевозчиков: стоимость транспортировки включается в итоговую стоимость товара и указывается в договоре, при этом товар переходит в собственность покупателя на его складе.
- Покупатель самостоятельно забирает товар со склада продавца и перевозит его на собственном транспортном средстве.
Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная состоит из восьми файлов обмена, называемых титулами:
- основу составляют четыре обязательных титула, которые отражают этапы погрузки и выгрузки;
- два опциональных титула могут быть добавлены, если грузоотправитель и перевозчик хотят использовать ЭТрН в качестве первичного учётного документа вместо УПД;
- два дополнительных титула нужны для фиксации изменений в процессе грузоперевозки (переадресация, смена водителя, транспортного средства и т.д.).
В таблице указано, что включает в себя каждый титул, на каком этапе его нужно оформить и кто должен ставить подпись.
Отметим, что оформление титулов производится с применением усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) участников грузоперевозки.
Количество титулов ЭТрН, необходимых для заполнения, зависит от сценария грузоперевозки. Эти сценарии были сформированы Минтрансом и и протестированы с участием ведущих операторов ЭДО.
«Калуга Астрал» — оператор ЭДО, который прошёл все сценарии тестирования, утверждённые Минтрансом. Сценарии включали в себя оформление ЭПД на разные типы грузов (например, опасные грузы) и изменения, возникающие в процессе грузоперевозки (частичная приёмка, оформление переадресовки и другие).
Подробно о сценариях грузоперевозок и о том, какие титулы ЭТрН следует заполнять, мы рассказали в статье «Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки».
Что нужно для работы с ЭТрН
Для того чтобы перевести ЭТрН в цифровой формат, необходимо организовать электронный документооборот следующим образом:
- Выдать УКЭП сотрудникам, которые участвуют в процессе приёмки и отправки товаров, таким как кладовщики и экспедиторы. Водителям можно использовать обычную подпись или УНЭП, при условии, что представитель перевозчика заверит титулы УКЭП.
- Подключиться к системе ЭПД. Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, который зачислен в реестр Минтранса и имеет все необходимые полномочия для взаимодействия с ГИС ЭПД.
- Заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами. Сначала это должны сделать грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, а затем водитель и перевозчик.
- Наконец, необходимо обеспечить наличие соответствующего ПО и техники, в том числе компьютеров с доступом к системам ЭДО для тех, кто работает на складе.
Что делать водителю при проверке ЭТрН на дороге
В ходе перевозки инспекторы ДПС имеют право остановить водителя для проверки не только его личных документов, но и сопроводительной документации. С 1-го сентября 2022 года в перечень таких документов входят и ЭПД.
Вместо бумажного документа, водитель предоставляет QR-код на своём мобильном устройстве. В этом коде зашифрованы все необходимые данные: об участниках грузоперевозки и о самом товаре. Инспектору ГИБДД нужно лишь просканировать предъявленный код при помощи служебного планшета.
Получить QR-код водитель может в телеграм-боте «Калуга Астрал».
Как это сделать:
- Авторизоваться в Telegram bot.
- Выбрать в меню команду /get_documents — получить список документов, после чего на экране появится пронумерованный список адресов всех активных перевозок.
- При нажатии на нужную цифру выйдет QR-код, соответствующий этой перевозке.
Ознакомиться с полной инструкцией по получению и работе с QR-кодом можно здесь.
Какие сложности могут возникнуть
Контролирующие органы имеют непосредственный доступ к ГИС ЭПД. Следовательно, при составлении накладной или любого другого документа в электронном формате через ГИС ЭПД, неполадки с интернетом или мобильной связью водителя не помешают инспектору проверить ЭТрН. Сотрудник ГИБДД может запросить информацию о перевозке самостоятельно по радиосвязи, используя только номер транспортного средства.
Водитель также может заблаговременно сохранить QR-код на своем телефоне и предъявить его. Несмотря на отсутствие интернета, инспектор будет в состоянии отсканировать его с помощью служебного планшета. Однако важно учитывать, что QR-код представлен в анимированной форме, поэтому простого скриншота недостаточно. В информационных системах, где формируются ЭПД, существует возможность отправки файла с QR-кодом на электронную почту. Водитель должен сохранить файл на устройство и убедиться в его работоспособности без подключения к интернету.
У водителя не будет путаницы с документами, даже если он перевозит несколько грузов и накладных: при использовании команды /get_documents в Telegram bot, пользователь получает перечень всех активных перевозок, расположенных по адресам.
Если у водителя отсутствует приложение Telegram, QR-код можно создать в специализированной программе, например, в системе 1С:Бухгалтерия 8 или в специализированном сервисе 1С-ЭПД, который совместим со многими конфигурациями 1С. После отправки перевозчиком Титула 2 (о подтверждении погрузки), программа генерирует QR-код, который отправляется водителю и, при необходимости, предъявляется ГИБДД. Этот код можно сохранить на устройстве, отправить по электронной почте или каким-то другим каналам связи.
Плюсы перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН)
Электронные транспортные накладные выполняют те же функции, что и бумажные, но делают это намного эффективнее и быстрее. Создание, редактирование и передача файлов происходят за пару кликов, не нужно ждать, пока водитель доставит документ с одного адреса на другой.
Кроме того, ЭТрН снижают требуемые расходы на бумагу, доставку и печать. Не нужно выделять место для хранения документов, поскольку ЭПД хранятся в электронном архиве, обеспечивающем безопасность данных.
При использовании ЭТрН становится проще контролировать перемещение грузов. Возможные изменения в адресе доставки или проблемы при приёмке груза отражаются в режиме онлайн. Это позволяет отслеживать каждый этап перевозки.
Минтранс утверждает, что переход на ЭТрН будет выгоден не только для участников перевозок, но и для регулирующих органов. Цифровой формат данных упрощает проверку, а обязательная электронная подпись помогает минимизировать мошенничество при перевозке.
Минусы у цифрового формата, разумеется, тоже есть. Для удобства мы сделали таблицу, обобщающую все преимущества и недостатки перехода на ЭТрН.
Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО
Процесс обмена электронной транспортной накладной определяется выбранным оператором ЭДО и актуальными настройками сервиса. Ниже представлен пример самого простого механизма работы с ЭТрН:
- Грузоотправитель формирует ЭТрН, используя учётную систему или определённый сервис, подписывает соответствующий титул УКЭП и отправляет его через оператора в ГИС ЭПД.
- Документ проходит проверку и передаётся перевозчику и получателю груза.
- Перевозчик с помощью УКЭП подтверждает факт приёма груза водителем.
- Затем получатель осуществляет приём груза и подписывает собственный титул УКЭП.
- Перевозчик подтверждает передачу груза.
- Менеджер транспортной компании ставит подпись титула перевозчика УКЭП, тем самым заканчивая процесс работы с документами.
- Все участники процесса перевозки имеют право просмотреть и загрузить оригинальные версии ЭТрН, которые они подписывали, из сервиса оператора.
ЭТрН обязательно должна сопровождать товарная накладная ТОРГ-12. Её не нужно передавать в ГИС ЭПД, обмен происходит только между продавцом (грузоотправителем) и покупателем (грузополучателем) в обычном сервисе ЭДО.
ГК «Астрал» предлагает удобные решения для работы с ЭТрН. Сервис «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
