На самом деле большинство компаний выполняют одни и те же действия! Работа с тендерами состоит из нескольких этапов:
- Подбираем закупки и предоставляем список клиенту.
- Клиент выбирает те тендеры, в которых он мог бы принять участие. Желательно объяснить свой выбор, чтобы в следующий раз можно было ориентироваться на возможности клиента и оптимизировать поиски.
- Далее собирается пакет документов и составляется заявка. Заполняем формы и таблицы, если они требуются, созваниваемся с заказчиком и площадкой, для уточнения данных, изучаем регламент работы, ГОСТы. Итогом объёмной работы становится структурированная папка документов - это и есть заявка.
- Продаём заявку, и если выигрываем, то переходим к заключению контракта, оформляем банковскую гарантию. Все участники подписывают контракт. Готово!
Действительно, эти действия универсальны и используются всеми. Не нужно изобретать колесо, достаточно следовать уже существующему алгоритму.
Почему не все одинаково успешны?
Казалось бы, если все делают одно и то же, то почему не все достигают равного успеха? Всё дело в деталях.
Представьте двух бухгалтеров. Казалось бы, оба выполняют свои основные обязанности, но! У одного бухгалтера постоянно выходят ошибки в документах, часто возникают вопросы у налоговой, прогорают сроки, начисляются штрафы. В итоге предприниматель тратит собственное время и финансы при таком специалисте. А у другого бухгалтера всё систематизировано, отчеты составляются вовремя, все сотрудники оформлены верно, каждая операция сразу же документально оформляется, всё строго подсчитано: нет ни штрафов, ни ошибок.
Также в тендерах - важна организация и систематизация абсолютно на всех этапах, когда все факторы заранее учтены.
OUTSOURCING 24 - компания, которая работает на основе большого опыта.
Мы затратили немало ресурсов на разработку внутренних регламентов и инструкций, выстроили систему мотивации сотрудников, когда KPI привязана к выигрышу в конкретном аукционе, поэтому наши специалисты постоянно на связи с клиентом, чтобы заранее подавать заявки и обеспечить время на доработки и исправление возможных ошибок.
Как мы ещё обеспечиваем максимально эффективный результат и снижаем риски:
- В регламенте предусмотрены форс-мажорные ситуации: вплоть до отключения света и интернета.
- Мы учитываем человеческий фактор, поэтому в компании есть тендерные специалисты, которые могут подменить друг друга и разделить обязанности при перегрузке. Маленькая ошибка в документе может стать причиной отклонения, поэтому для выявления ошибок и их устранения работают специальные программы, а сами заявки перед отправкой проходят трехэтапную проверку.
- CRM-система позволяет контролировать все этапы тендера.
- Чтобы всегда быть на связи и использовать все возможности для переговор, мы собираем дополнительные каналы коммуникации: контакты руководителей, менеджеров продаж и всех, кто может повлиять на решение.
- Всё согласуется с клиентом письменно: компания не может самостоятельно убрать тендер из списка или внести изменения.
- Заключение доп. соглашений по каждой закупке, который формируется автоматически и отражает нашу ответственность: подать заявку без ошибок в установленный срок.
Фрилансер или компания?
На сегодняшний день на рынке услуг по тендерному ведению очень много предложений. Свои услуги предлагают как большие организации, так и фрилансеры. Однако далеко не все учитывают уровень сложности тендера, имея опыт в подаче заявок в одной сфере, они могут не иметь достаточных ресурсов или знаний для оформления заявки для более крупного предприятия.
В OUTSOURCING 24 данная проблема решается следующим образом. Учитывается уровень сложности каждой заявки. И в зависимости от уровня сложности к задаче подключаются сотрудники с определенным образованием, опытом, квалификацией. Над одной заявкой работает минимум 2-3 специалиста. При необходимости, команда расширяется так, чтобы обеспечить качественную работу и исключить возможность допущения ошибок. Синергия опыта в различных сферах помогает добиваться результата.
Изменения в Федеральном законе происходят очень часто. За ними нужно следить и оперативно адаптировать существующие регламенты. Иногда заказчик оформляет тендер настолько сложно, что он требует особого анализа. Это может быть связаны с законодательными особенностями региона или другими факторами. Так как мы играем на всех тендерных площадках, это позволяет расширять возможности клиента и предлагать ему больший список заявок.
Каждая новая тендерная площадка анализируется, исследуются её особенности, собирается полная информация, уточняются все детали, для того, чтобы учесть всё для получения результата.
Таким образом, клиент получает не только качественные заявки любой сложности, но и увеличивает список возможных заявок для выбора, повышая шансы выиграть и получить заказ.
Какие показатели бизнеса повышают шансы выиграть?
- Финансовые возможности
Тендерные заказы отличаются от обычных тем, что оплата поступает уже после оказания услуги или отправки товаров: сроки могут быть разными от 2 недель до 2-3 месяцев. В этот промежуток времени необходимо иметь собственные финансы на организацию оказания услуги, производства или закупки необходимых товаров, материалов, кроме того предпринимателю нужно в этот период выплачивать заработную плату сотрудникам, обеспечивать функционирование оборудования и т.д. Поэтому необходимы финансовые ресурсы, чем их больше, тем больше заявок можно взять.
2. Качество товаров и услуг, их стоимость
Разные факторы могут оказаться решающими при выборе исполнителя. Например, одному заказчику важно сэкономить финансы, и он ищет низкую стоимость, для другого важны особенности товара, услуги.
3. Сильная команда менеджеров, юристов, логистов и других специалистов компании
Когда делается акцент на качестве, то заказчику нужны гарантии, что он получит то, что ему необходимо. Наличие профессионалов в определенных сферах повышает шанс того, что выберут именно вас.
4. Наработанный опыт
С точки зрения качества важен и уже существующий опыт, который показывает ваши возможности на данный момент.
Как максимально повысить свои шансы?
Так как тендеры выбираются на конкурсной основе, мы не можем гарантировать 100% успех. Но OUTSOURCING 24 станет для вас инструментом, который повысит ваши шансы до максимального уровня! Благодаря большому опыту работы с тендерами, системой устранения рисков и широкому охвату тендерных площадок.