Построение тендерного отдела - это задача на пересечении трех областей: менеджмента, закупок (тендеров) и отрасли вашего бизнеса. Найти человека, который в нужной мере обладаете всеми знаниями и компетенциями - довольно сложная задача и иногда приходится чем-то жертвовать.
Построение тендерного отдела - задача амбициозная, которая предполагает, что к этому моменту вы уже проверили основную гипотезу, сделали первичную аналитику и понимаете, что тендеры и госзакупки вам подходят. Тогда можно приступать к тому, чтобы строить тендерный отдел.
Чаще всего с такой задачей обращаются уже действующие бизнесы, для которых тендеры - это одно из направлений продаж. Несмотря на то, что в тендерах нет необходимости в рекламном бюджете, предполагается, что у бизнеса есть оборотные средства для выполнения тендера. Так как базово мы помним, что для интенсивного роста на старте нам будут необходимы оборотные средства, а в работе с тендерами (особенно государственными закупками) держим в уме, что оплата приходит после полного (или частичного) исполнения контракта (договора).
Это не значит, что в тендерах нельзя участвовать начинающим бизнесам, это значит, что при ограниченных оборотных средствах рост будет менее интенсивный.
Меня зовут Ася Муфтахина, я бизнес-консультант - строю и масштабирую тендерные отделы. В этой статье я расскажу, как подхожу к задаче построения тендерного отдела. Точечно различные вопросы, связанные с построением тендерного отдела я освещаю в своем Телеграм-канале (ссылка внизу).
Для того, чтобы построить тендерный отдел, необходимо пройти несколько этапов:
Этап 1 - выбор ниши или товара. Даже у моно-предприятий, работающих в одной отрасли, могут быть более и менее перспективные ниши или товары для работы с тендерами. Не всегда всё, что хорошо заходит на коммерческом рынке и является товаром-паровозом, будет заходить в тендерах. В результате прохождения данного этапа у вас появится список ниш\товаров для тестирования в тендерах (гипотезы). Далее этот список потребуется при настройке поисковой системы. Также этот список мы используем, чтобы понять, есть ли какие-то специфические (действующие только с госзакупках) ограничения для данных товаров\ниш. Это важно и влияет на организацию тендерного отдела.
Этап 2 - проектирование бизнес-процессов тендерного отдела. Тендерный отдел не выстраивается “в чистом поле”, если мы говорим про работающую компанию. В работающей компании уже есть работающие бизнес процессы и задача этого этапа - скоординировать входы\выходы бизнес-процессов. Кто, как, кому и когда передает информацию, что получает обратно, как контролирует, кто ответственный за какой этап, какие айти системы и инструменты используются.
На выходе - проработанные бизнес процессы тендерного отдела и ответственные за их исполнение.
Этап 3 - настроить поисковую систему, сделать предположение и предварительную воронку тендерных продаж. На этом этапе вероятность не попасть в цифры - очень большая, но задача этого этапа - понять сколько человек и на какие процессы вам необходимо найти. А также - сделать анализ рынка и посмотреть ситуацию на рынке. Это делается с помощью специализированных программ.
На выходе - гипотезы для проверки в тендерных продажах и первичные цифры о конверсии, падении цен и емкости рынка.
Этап 4 - сформировать требования к тендерному специалисту. Если не пропускать шаги, то к данному этапу вы будете понимать, какой функционал будет у вашего тендерного специалиста - будет ли он только подавать заявки или будет отвечать за весь цикл сделки (по сути будет проектным менеджером). Исходя из этого вы формируете его задачи и входные навыки и компетенции. У любого тендерного специалиста обязательно есть специфические hard skills, связанные с основной задачей - подачей заявок на тендеры. На этом этапе так же необходимо сформулировать тестовые задания, выполнение которых покажет готовность человека делать то, что вы для него задумали. На данном этапе также важно понять, кого вы ищите - сотрудника-фрилансера на аутсоринге, компанию, оказывающую услуги тендерного сопровождения, или сотрудника в штат. Обе модели рабочие, вопрос в том, как вы привыкли работать. Результат этапа - сформулированные требования к сотрудникам тендерного отдела.
Этап 5 - продумать систему мотивации. К данному шагу вы подошли, представляя себе кто должен быть в вашем тендерном отделе. Тендерный отдел состоит не только из тендерных специалистов. В отделе могут быть сметчики, закупщики, экономисты, контроллеры, тендерные специалисты, финансисты - все зависит от вашего вида бизнеса, от бизнес-модели и тех бизнес-процессов, которые вы спроектировали на этапе №2.
У классического тендерного специалиста могут быть разные системы мотивации. Вариант первый - сотрудник на окладе, который выполняет важную функцию - подает заявки на тендеры, но который не может влиять на результат (кроме как корректно поданные и отработанные в полном объеме заявки). Это одна система мотивации. Например, оклад + премия за отсутствие отклонений и\или достижение плановых показателей. Второй вариант - сотрудник, который ищет тендеры и\или исполняет тендеры. Такой сотрудник влияет как на количество тендеров на выходе, так и на маржинальность\ рентабельность\ чистую прибыль. И его можно замотивировать на оклад + премиальная часть + процент от показателя (показателей). Результат этапа - система мотивации сотрудников тендерного отдела.
Этап 6 - продумать систему онбординга. На этом этапе вы сократите срок на адаптацию тендерного специалиста и вывод его на эффективные показатели. Сюда может входить курс молодого бойца (о продукции, о компании, об основной работе специалиста), который может быть предварительно записан в формате видео. Результат этапа - база знаний о вашей продукции, компании и работе специалиста.
Этап 7 - организовать воронку найма. Продумайте, через какие этапы должен пройти претендент (если в вашей компании нет уже построенной воронки), или встройте вашу потребность в то, что уже есть. Собеседуйте, тестируйте, ставьте КПЭ, оценивайте работу сотрудника.
Результат этапа - укомплектованный тендерный отдел.
Этап 8 - техническая подготовка компании для участия в госзакупках. Если ваша стратегия предполагает выход на закупки по 44-фз и 223-фз, то необходимо совершить ряд обязательных “ритуальных” действий, чтобы компания имела техническую возможность участвовать в закупках - получить эцп и с помощью машиночитаемой доверенности “раздать” ее сотрудникам, пройти аккредитацию в единой информационной системе и открыть специальный счет. А также настроить все рабочие места для корректной работы с электронными площадками. Результат этапа - техническая готовность компании к участию в закупках.
Вот и все. Далее начинается самое сложное и самое интересное - вывод тендерного отдела на операционную эффективность. Руководитель отдела выполняет четыре основные функции управления любого уровня: он организует основной бизнес-процесс своего отдела, делает анализ результатов и ставит план, контролирует узкие места и мотивирует сотрудников.
Подробнее о том, как работает тендерный отдел, как нанимать руководителя тендерного отдела, о функциях руководителя тендерного отдела, об аналитике, о ситуациях клиентаов можно почитать в моем телеграм-канале: https://t.me/+9l7oZ585KRg2NGNi