Кастомизация функционала Торгового портала ЭТП ГПБ позволила сократить сроки проведения закупок с 40 до 10 дней и увеличить конкурентность процедур в два раза.
«Газстройпром» — крупная строительная компания России, генеральный подрядчик ПАО «Газпром». Работает в масштабных проектах по добыче и транспортировке природного газа, таких как «Сила Сибири-1», Ковыктинское и Чаяндинское газовые месторождения. С 2022 года «Газстройпром» проводит закупки на Торговом портале ЭТП ГПБ.
«Помимо головной компании, в закупках участвуют четыре филиала и шесть дочерних обществ. Основное направление — выбор подрядчиков, привлечение субподрядчиков, приобретение оборудования, автозапчастей и спецтехники для строительства предприятий и трубопроводов», — рассказывает Денис Гореславский, заместитель начальника управления планирования и предквалификации департамента закупок АО «Газстройпром».
Компания ежегодно проводит более 2500 закупок на десятки миллиардов рублей. Значительная часть — это небольшие закупки. Если проводить их все через стандартную процедуру с объявлением тендера и торгами, это огромный объем работы.
Что было нужно заказчику:
- Упростить процедуру закупок
- Сократить сроки торговых процедур
- Сохранить конкуренцию среди поставщиков
- Повысить прозрачность закупочного процесса
За четыре месяца специалисты ЭТП ГПБ учли особенности бизнес-процессов заказчика и адаптировали под них функционал Торгового портала, внедрив все необходимые фичи.
Кастомный комбосценарий
Обычно на Торговом портале ЭТП ГПБ заказчики работают либо с открытыми закупками с неограниченной конкуренцией, либо с закрытыми, где заранее определен список проверенных поставщиков и набор товарных позиций с ценами. У «Газстройпрома» был нестандартный запрос на комбинированный сценарий взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.
«Нужен был инструмент, который позволит заказчику одновременно работать с закрытыми каталогами и развить экономический эффект открытой конкуренции, — поясняет Юлия Божко, руководитель направления поддержки пользователей Торгового портала ЭТП ГПБ. — Это дало бы возможность упростить и ускорить закупочные процедуры, сохранив их конкурентность».
Чтобы реализовать запрос «Газстройпрома», специалисты ЭТП ГПБ объединили два существующих сценария. Работая с закрытыми каталогами проверенных поставщиков, теперь можно открыть закупку и для любых других участников. Это существенно повышает конкурентность процедур: помогает снизить цену и улучшить другие условия закупки.
Чтобы «Газстройпром» мог создавать заявку на покупку прямо в 1С, не переходя в интерфейс ЭТП, наладили интеграцию.
Данные между Торговым порталом и 1С заказчика передаются по протоколу API, что существенно сокращает время на размещение закупки. При этом на Торговом портале накапливается полная статистика по результатам ценовых запросов, заказов за все время работы.
Простота и прозрачность
Размещая ценовой запрос на Торговом портале, «Газстройпром» прикрепляет к нему заключенный договор с набором позиций, которые по ним планируется закупать. Это позволяет сразу видеть артикулы, цены и другую информацию и быстрее наполнять корзину. Чтобы упростить процесс, специалисты ЭТП ГПБ добавили возможность прикреплять к одному ценовому запросу по несколько договоров и выбирать нужное по артикулам из них всех. Список позиций, которые можно добавить в одну закупку, для этого увеличили в три раза — до 1500 строк.
Вместе с тем дочерние компании «Газстройпрома» получили возможность в своих ценовых запросах использовать все договоры головной организации. Их не надо загружать в каждый личный кабинет по отдельности, а это экономит время сотрудников.
Провести ценовой запрос теперь можно вовсе без торгов — по ценам из прикрепленных договоров. Для поставщиков здесь предусмотрели шаблоны быстрого ответа. А чтобы сохранить актуальность данных, поставщикам предоставили возможность самостоятельно обновлять позиции договоров. Если раньше им для этого надо было обратиться в техподдержку, сейчас за 5–7 минут можно актуализировать информацию по 100 тыс. строк.
Также упростила работу с закупками унификация отчетности. Для всех дочерних компаний и организаций, занятых в закупочном процессе, разработали единую форму отчетов. Это позволило разгрузить закупщиков от рутинной бумажной работы.
Новые функции упростили и ускорили процесс закупок для филиалов и дочерних обществ «Газстройпрома», но в процессе работы заказчик понял, что ему нужны и новые механизмы контроля расходов. Для этого каждой дочерней организации установили лимиты по объемам закупок в течение месяца и по цене единицы продукции. Чтобы сгладить переход, на период адаптации специалисты ЭТП ГПБ предусмотрели возможность отключить лимиты.
Юлия Божко, руководитель направления поддержки пользователей Торгового портала ЭТП ГПБ:
«В развитии своего продукта мы отталкиваемся от потребностей бизнеса. Ключевая среди них — это экономия ресурса, в том числе человеческого: закупщиков, менеджеров по продажам и так далее. За восемь лет работы мы создали огромный набор инструментов, которые помогают заказчикам и поставщикам решать задачи своего бизнеса.
Практика показывает, что использование этих инструментов позволяет ускорить закупочные процессы до 10 раз. Ответить на запрос не сложнее, чем сверстать в PDF коммерческое предложение и выставить счет. Внутри Торгового портала можно все делать в одном окне: есть режим чата с участником закупки, чтобы быстро уточнить какие-то детали».
Результаты внедрения новой системы закупок
Кастомизация Торгового портала позволила «Газстройпрому» проводить закупки по закрытым каталогам по принципу интернет-магазина. Новые фичи сократили длительность процесса с 40 до 10 дней, а в отдельных случаях — до трех дней. Также уменьшилось количество вовлеченных в процесс закупщиков. При этом конкурентность процедур выросла в два раза: теперь на один запрос в среднем приходится 2,8 предложения.
«Расширение функционала позволило нам перестроить бизнес-процессы таким образом, чтобы сроки поставок были максимально короткими, а подразделения укомплектованы всем необходимым и могли работать без простоя, — подводит итог Денис Гореславский. — Это и есть самое главное, чего мы хотели достичь».
Выступив инициатором изменений, «Газстройпром» принял участие в развитии всей сферы закупок. Ряд функций, разработанных индивидуально под нужды компании, теперь доступен и для других пользователей Торгового портала ЭТП ГПБ. Проведение закупки без торгов можно оперативно настроить для любой организации. Также всем пользователям теперь доступны шаблоны быстрых ответов для поставщиков и возможность закупить большее количество товаров в единой закупке (до 1500 разных позиций)..
Если и вы задумываетесь над оптимизацией закупок, команда Торгового портала поможет.