В современных условиях требования к деловой переписке становятся все более строгими. Раньше мы могли и не задумываться о том, что инспекторы будут проверять IP адреса, однако сейчас это является обычной практикой. Поэтому важно следить не только за своей перепиской, но и за перепиской с контрагентами. Если ваш контрагент оказывается проблемным, это может повлечь за собой вопросы и для вас. Кроме того, возможны доначисления и требования со стороны налоговых органов. Поэтому необходимо иметь доказательства реальности заключенных сделок и операций.
Важность доказательств
Наличие доказательств переговоров и деловой переписки является неотъемлемой частью успешного бизнеса. Чем больше доказательств, тем лучше. Сохраняйте все письма, делайте скриншоты диалогов и чатов, а также распечатки звонков с расшифровкой. Если у вас есть дела с перевозками, не забудьте уточнить все детали в переписке, например, спросите о характеристиках транспортного средства и водителя, попросите предоставить фото паспортов и отгрузочных документов, а также фото склада и информацию о его режиме работы.
Подготовка персонала
Не забудьте подготовить свой персонал, так как их могут вызвать на допрос и задать вопросы о вашем контрагенте. Важно избежать неловких ситуаций, когда вы предъявляете переписку от имени вашего менеджера по закупкам, а он утверждает, что ничего не знает об этом.
Использование социальных сетей
Не забывайте, что налоговые органы могут изучать социальные сети предпринимателей. Они ищут доказательства взаимосвязи между участниками сделки. Например, если на допросе директор компании утверждает, что не знаком с директором контрагента, а на его личной странице в социальной сети они указаны как лучшие друзья или однокурсники, это может вызвать подозрения. Если вы продаете недвижимость или транспорт физическому лицу, важно учесть, что отношения с этим лицом будут интересовать налоговых инспекторов. И если сделка была совершена с заинтересованным лицом, это может быть основанием для разбирательства. Важно помнить, что суды принимают во внимание скриншоты и снимки из личных страниц бизнесменов в качестве доказательств. Поэтому стоит быть осторожным и удалить все лишнее из своих социальных сетей и из социальных сетей ваших родных и близких.
Заключение
Важно понимать, что налоговые органы и кредиторы могут быть заинтересованы в вашей переписке и аккаунтах в социальных сетях. Поэтому будьте осторожны и избегайте размещения информации о людях и компаниях, сделки с которыми могут быть оспорены. Также рекомендуется просмотреть свои страницы и аккаунты внимательно и удалить все лишнее.