Приближается конец года, а это значит, что настало время закрытия объектов. Десять особенностей электронной приемки, которые часто волнуют поставщиков:
1.Чтобы создать документ о приемке, по которому заказчик сможет произвести оплату, поставщик должен выбрать пункт «Создать документ о приемке». Далее во вкладке «Общая информация о документе» поставщик может включить признак «Включить формирование счет-фактуры в документе о приемке». В этом случае будет сформирован УПД — документ, который содержит данные и акта, и счет-фактуры.
Поставщик может сформировать счет-фактуру отдельно, выбрав пункт «Создать счет-фактуру». Но в этом случае поставщику придется создать два документа: документ о приемке и счет-фактуру.
2.Неверный статус документа не является причиной мотивированного отказа в приемке товаров, работ, услуг. Заказчик должен направить поставщику уведомление на корректировку документа. Поставщик его отменяет и направляет новый с верным статусом.
3. Реквизиты всех документов приемки должны быть одинаковыми. В случае наличия противоречий между данными, содержащимися в ЕИС, и данными, содержащимися в информации и документах, направляемых участниками контрактной системы, приоритет имеет информация, содержащаяся в ЕИС (ч. 4 ст. 5 Закона № 44-ФЗ).
4.Реквизиты — дата, номер приемочных документов в ЕИС и приложенные скан-копии — должны соответствовать. Документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании Закона № 63-ФЗ. Разные реквизиты документов неправомерны для налоговой.
5.Есть разница между повторным направлением документов после мотивированного отказа или после исправления или уточнения только документов. Если был мотивированный отказ от приемки, то при направлении новых документов срок начинается заново — с даты повторного направления информации. Если было исправление или уточнение, то срок не меняется. Он отсчитывается с даты первичного направления документа.
6.Заказчик вправе начислить штраф, если в контракте предусмотрена обязанность поставщика предоставить документы в определенный срок.
Заказчик не вправе начислить пени, если поставщик не предоставил документы в установленный срок. Нарушение срока направления документов не является просрочкой исполнения основного обязательства по контракту.
7.Заказчик по приемке должен соблюдать срок, который он прописал в контракте. Срок приемки и подписания приемочных документов не должен превышать 20 рабочих дней (п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Датой приемки считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком. Об этом указано в пункте 8 части 13 статьи 94 Закона № 44-ФЗ. Неустойка за нарушение срока поставки начисляется от даты фактической поставки товара без учета дней на его приемку и подписание документа в ЕИС.
8. Если раньше бумажные формы документов о приемке выставлялись чаще всего в любой день до окончания срока исполнения обязательств поставщика по контракту, то теперь заказчик может прописать в контракте, в какой срок необходимо направить документы о приемке. И если в контракте есть такой срок, то просрочка даже на один день ведет к выставлению штрафных санкций со стороны заказчика.
9. Для проведения приемки заказчик может потребовать не только сам универсальный передаточный документ, сформированный в ЕИС, но и другие документы. Например, акты по формам КС-2, КС-3, акт передачи неисключительных прав, счета на оплату, документы о товаре, сертификаты, гарантийные талоны и пр. Скан-образы этих документов поставщик может приложить в ЕИС при формировании документа о приемке в соответствующем разделе «Дополнительные документы».
10. Обязательно нужно прикрепить документ, подтверждающий оплату гарантийных обязательств, если об этом прямо указано в контракте. Это является обязательным условием, и заказчик вернет электронный документ о приемке на корректировку, если поставщик забудет вложить подтверждающий оплату документ. Но если в контракте это условие не установлено, поставщик по своему выбору может представить документ об оплате гарантийных обязательств вместе с универсальным передаточным документом в ЕИС либо прикрепить оплату к электронному документу о приемке и подписать электронной подписью во вкладке «Дополнительные документы». Также в этом случае не запрещено направлять заказчику документ об оплате гарантийных обязательств по электронной почте либо нарочно.