Приветствую! Меня зовут Илья. Я занимаюсь подбором, ремонтом и обслуживанием всех видов оргтехники уже 26 лет. Моими клиентами являются как частные лица, так крупные компании со штатом от 1000 человек.
В этой статье я хочу обратить Ваше внимание на 10 распространенных ошибок при выборе оргтехники (компьютер, ноутбук, принтер, сканер, МФУ, плоттер и т.п.) и практические советы чтобы их избежать.
1. Недостаточный анализ потребностей.
Ошибка: Отсутствие понимания задач и потребностей при выборе.
Самая частая ошибка. Люди покупают устройство не понимая точно, что именно им от этого него нужно.
Совет: Определите основные функции, которые необходимы для работы:
- цветность печати;
- формат;
- количество отпечатков;
- будут ли простои в печати;
- цветопередача;
- кто будет пользоваться;
Нужно точно понимать, что Вы хотите от устройства, и выбирать технику, соответствующую этим требованиям.
2. Игнорирование бюджета.
Ошибка: Покупка оргтехники без четкого определения бюджета.
Совет: Установите предварительный бюджет и ищите варианты, соответствующие этой ценовой категории.
3. Неучтенные операционные затраты.
Ошибка: Люди забывают учесть стоимость эксплуатации, обслуживания и расходные материалы. Как итог - стоимость, например, картриджей может сравняться со стоимостью принтера.
Совет: Оцените не только стоимость приобретения, но и затраты на расходные материалы, бумагу для печати и техническое обслуживание. Стоимость «расходки» надо обязательно оценивать в отношении к ресурсу.
4. Слепое доверие бренду.
Ошибка: Покупка оргтехники из-за известного бренда, игнорируя конкретные потребности.
Совет: Сосредоточьтесь на выборе техники, соответствующей вашим требованиям.
Нет смысла покупать «Производителя Номер Один» (даже если бы такой был) и потом переплачивать огромные деньги за необоснованно дорогую расходку.
5. Игнорирование пространства и эргономики.
Ошибка: Устройство может создать неудобства для сотрудников или членов семьи занимая больше места, чем предполагалось.
Совет: Учтите размеры устройства, представьте, где оно будет располагаться, удобно ли будет укладывать бумагу в лоток/кассету подачи и забирать готовые отпечатки. Хватит ли места для вентиляции. Если устройство шумное, а работает весь день – это может стать проблемой для пользователя.
6. Незнание технических характеристик.
Ошибка: Непонимание ключевых технических параметров. Это может привести к выбору техники, не соответствующей реальным требованиям пользователя.
Совет: Углубитесь в технические характеристики, чтобы правильно оценить возможности устройства.
Основные параметры, такие как скорость печати, подача оригиналов на сканирование, возможность и варианты подключения к офисной/домашней сети и подобные, именно эксплуатационные моменты, лучше понимать перед выбором.
7. Избыточный функционал.
Ошибка: Покупка оргтехники с избыточными функциями, которые не используются.
Совет: Определите необходимые функции и избегайте излишеств.
Автоподача оригиналов, сортировка отпечатков, отложенная печать и печать по id-ключам пользователей, несколько кассет для бумаги, разного рода финишеры (степлер, штампер и т.п.) - опции, безусловно, полезные. Но нужны ли они именно Вам?
8. Недостаточное внимание к гарантийным обязательствам.
Ошибка: Недостаточное внимание к гарантийным условиям и срокам обслуживания.
Совет: Внимательно изучите гарантийные обязательства и условия технической поддержки.
Знать, куда обратиться, и чем Вам может и должен помочь производитель, в случае поломки аппарата, весьма полезно.
9. Игнорирование отзывов и рекомендаций, и слепое доверие продавцу.
Ошибка: Непринятие во внимание отзывов и опыта других пользователей.
Совет: Используйте отзывы и рекомендации при принятии решения, чтобы избежать распространенных проблем.
Но, опять же, как в совете с брендами, не слепо, а понимая, чем именно вызвана та или иная реакция пользователя и относится ли это к Вам. Для кого-то время выхода первой страницы в 15 секунд – это вечность и проблема, а кто-то отпечатал 5 страниц и в восторге от техники, без практического объяснения своего восторга. Или, если консультант, например, настойчиво предлагает варианты одного вендора без объяснения конкретных причин, это повод насторожиться.
10. Масштабируемость.
Ошибка: При покупке техники не учитывается будущее развитие. Устройство нужно здесь, сейчас и под такие-то задачи и на этом все.
Совет: Предполагайте развитие бизнеса и технологические изменения, чтобы выбранная техника не просто соответствовала потребностям и в будущем, но и не вносила диссонанс.
Если планируется расширение отдела, то, возможно, лучшим вариантом будет приобрести одно устройство на весь отдел. Если техника нужна в несколько отделов или филиалов, то следует рассмотреть возможность взаимозаменяемости расходки, чтобы не держать в наличии кучу картриджей разной номенклатуры. Как правило, в одной линейке техники производители предусматривают разные комплектации, поэтому подобрать несколько устройств на одинаковых картриджах, но под разные требования отделов/пользователей не составит труда.
Правильный выбор оргтехники – залог успешного функционирования офиса или отсутствия проблем с печатью дома. Избегайте этих распространенных ошибок, чтобы сделать инвестицию в оргтехнику максимально эффективной.
Консультирование со специалистом также может существенно помочь в принятии осознанных решений.
И я могу Вам в этом помочь!
