RFP (Request for Proposal) или запрос предложений - именно с помощью этой формы компании или организации объявляют о своих нуждах, требованиях и ожиданиях от потенциальных поставщиков товаров или услуг. RFP обычно содержит информацию о продукте или услуге, условиях поставки, сроках выполнения работ и другие важные детали. Упомянутая деловая форма позволяет сравнивать различные предложения от поставщиков и выбрать наиболее выгодное.
Как пользоваться этим запросом, в описанном выше качестве, знают все предприниматели - особенно на рынках типа b2b, b2g. Однако не все знают, что RFP можно использовать и во взаимодействии с клиентом и вот каким способом….
Все, кто когда-либо участвовал в проектной работе (особенно, таких сферах деятельности, как строительство, IT, монтаж оборудование, дизайнерские и архитекторские работы) сталкивались с таким явлением, как дополнительные “хотелки” Клиента/Заказчика, возникающие после согласования всех условий сделки уже в процессе производства работ.
Впервые на “двойное” использование RFP обратил внимание непревзойденный мастер продаж Радмило Лукич. Он предупреждал о том, что любой проект должен иметь SCOPE (рамки), в которых идет экономически обоснованная активность. Уберечь себя от проектных убытков, связанных с экономически не оправданной клиентоориентированностью.
Речь идет о ситуациях, когда у Заказчика/Клиента в процессе работы над проектом появляются потуги на дополнительные требования и желания. Ваш деловой партнер уже почувствовал, что в этом парном с Вами танце он может вести, автоматически Вы становитесь ведомым, как бы главный Он. Вы идете ему навстречу во всем - ведь Клиент всегда прав.
И Вы, правда, стараетесь изо всех сил и, как подрядчик, опираясь на первоначально согласованные условия уже принялись за работу. Фронт работ понятен, оценен, комплектующие/сырье/материалы в требуемом объеме закуплены и находятся в дороге, наняты необходимые специалисты и вы предварительно знаете свою проектную маржу и сроки окончания работ. Причем, нередко случается, что Заказчик начинает разговоры о новых, небольших изменениях/дополнениях в уже законтрактованных работах и Вы, как профессионал своего дела, понимаете к чему эти разговоры могут привести.
Мои партнеры, рассказывающие очередную такую историю, чаще всего разводят руками и подчеркивают, что всегда все начиналось с очень малых “хотелок” Заказчика/Клиента, а заканчивалось кардинальным изменением не только объема работ, но и сроков и, соответственно, стоимости, что, в конечном итоге, приносило вместо заработка убытки, разочарование, испорченные отношения.
Ага! Узнали ситуацию - это, чаще всего, называется не повезло 😀
Как бы я рекомендовал Вам действовать в рамках проектов во избежание описанных выше событий. Придерживайтесь следующего:
- Обратите доскональное внимание в процессе подготовки контракта/договора на наличие очень подробного описания: - того, что необходимо сделать; - сроков, отведенных на выполнение работ; - окончательной стоимости запланированных работ; - порядка оплаты работ; - логики начисления штрафных санкций; - каким образом планируется принимать результаты работы и ФИО специалистов*, которые будут участвовать в этой процедуре. (*о важности этого параметра поговорим чуть позднее).
Причем при описании работ учтите наличие/отсутствие утвержденных Заказчиком/Клиентом методов исполнения работ (как именно должны быть выполнены работы).
Все выше перечисленное не должно отклоняться от первоначального RFP, с которого у Вас и началось сотрудничество. Если отклонения есть - это почва для пересмотра условий совместной работы.
2. Сразу после начала проекта, договоритесь с ЛПРом в компании Заказчика/Клиента по Вашей работе - хотя бы раз в две недели встреча для доклада, информирование, как идут дела.
Это взаимодействие очень важно для всего проекта. Во первых - Вы подтверждаете на каждой встрече: -что ваш Визави не ошибся с выбором, подписав с Вами контракт; - что проект реализуется точно по согласованному графику и нет никаких основании для беспокойства. Во вторых - при частых деловых ( в смысле, по делу) разговорах, Вы постепенно нащупываете настоящую головную боль Вашего нанимателя и будете в курсе всех веяний и новостей в епархии Вашего контрагента. Это крайне важная, тактическая и стратегическая информация.
На основании этой информации Вы сможете: - уловить момент, когда Ваш Клиент/Заказчик начнет склоняться к решению внести изменения в уже реализуемый проект (это свойственно большим компаниям по разным причинам, в том числе и накоплению “доброжелателей” по мере реализации проекта); - уже начать готовить новые предложения, которые точно попадут в закрытие упомянутой головной боли Вашего партнера.
Именно, когда ЛПР Вашего контрагента по проекту только начинает размышлять о внесении изменений в уже утвержденную работу, очень полезно для проекта провести познавательный разговор с использованием упомянутой формы RFP.
В таком разговоре, со всем возможным уважением к Партнеру по проекту, с одной стороны, на примере первичной формы RFP показываете условия, на которых вошли в сделку, с другой стороны, тут же фиксируете вновь желаемое на бумаге и наглядно показываете, как изменятся условия сделки, если будет принято решение о внесении изменений в уже реализуемый проект.
Фактически, Вы в разговоре убедительно представляете - в какую сумму “Папаше Дорсету” обойдется лишний дверной проем или дополнительная фича в интерфейсе при этом цифры объективно обоснованы, расчет новых сроков логичен и пр. изменения в метрики проекта корректны. При таком дружеском общении Вы выступаете экспертом в своем деле, который упреждает будущие проблемы своего Партнера или во всяком случае указывает на возможные не всегда приятные неизбежные перемены.
Высшим пилотажем будет проведение такого разговора превентивно с ЛПРом контрагента сразу же, как только Вы увидели/услышали обсуждение возможных изменений в проект. Берете RFP, с помощью этой формы фиксируете небольшое и вроде бы несложное пожелание (точно не ведущее к изменению стоимости, сроков проекта), указываете со всем возможным уважением, что конечно Ваша компания клиентоориентированная и, что Партнер уже настоящий VIP клиент и только в данном, конкретном, частном случае Вы можете идти навстречу своему Клиенту и поэтому эти “хотелки” не повлекут изменений в условия уже заключенной сделки.
Для чего этот танец с бубнами?
Во-первых Вы подчеркнули, что Вы клиентоориентированная компания, слышите и идете в рамках возможного навстречу уже не Клиенту /Заказчику, а Партнеру по совместной работе. Вы подчеркиваете партнерский статус другой стороны.
Во-вторых, Вы даете четкий сигнал своему Визави, что данный случай редкий и скорее всего единственный. Во всех иных случаях такой “финт” со стороны Партнера точно приведет к изменениям условий совместной работы. Вы деловой, серьезный человек, держащий свое слово, дорожите сложившимися отношениями, но работать бесплатно и, тем более, в убыток не входит в Ваши планы. Такой подход в 8 из 10 случаев срабатывает, создает Вам определенный авторитет и отбивает охоту у Клиента/Заказчика выкручивать Вам руки и на корню пресекает риски оставить Вашу семью без ужина.
Вот таким дополнительным, нехитрым способом Вам может послужить форма RFP :))