⏱ 7 минут полезного чтения
Причина, по которой я написала для тебя эту статью 👇🏼
Почти каждый мой аудит с клиентом начинается с запроса: "Ира, я хочу выйти из операционных задач в своем бизнесе. Я и продавец, и эксперт, и маркетолог, и методолог.... У меня не хватает ни времени ни энергии на масштабирование бизнеса."
Хотеть выйти из "операционки" можно. Но в моменте - не всегда возможно.
Нужно разобраться, что мы понимаем под словом «операционка».
📝 Операционка — это решение текущих ежедневных срочных задач (пожаров): отследить конверсии в отделе продаж, записывать уроки на курс, создавать контент для каналов, оплачивать счета и зарплаты и тд.
В противовес есть важные стратегические задачи, которые требуют проработки, описания, построения. Например, определить, куда движется компания/проект, какой новый продукт запустить, на какие рынки выйти, расширить партнерскую сеть, найти инвестора. и тд.
Когда собственник сам долгое время тушит ежедневные пожары, у него не остается ни сил, ни времени, ни мотивации думать над расширением и развитием бизнеса. Это тупик и главное препятствие для масштабирования.
Почему и откуда появляется "операционка"?
Когда предприниматель открывает бизнес, первое время он управляет им в ручном режиме. Ручной режим управления — это когда собственник своими руками выстраивает и прописывает все процессы в компании, контролирует каждую задачу сотрудников по всем блокам, взаимодействует с клиентами.
У собственника еще нет денег на найм команды, максимум он может себе позволить только самых нужных специалистов и то, в большинстве своем на подряде. Клиентов на сделку он закрывает сам, нанимает сотрудников сам, контролирует качество выполненных задач сам, составляет офферы/презентации/рассылки - тоже сам, и тд. И это нормально - участие собственника в операционке при старте компании. В этот момент из операционки выходить не стоит. Без вашего участия бизнес остановится.
Со временем, когда бизнес развивается, участие руководителя во всех процессах может стать настоящей проблемой. Нагрузка выросла, вырос и штат сотрудников — и вот уже не хватает ресурса на управление каждым сотрудником в отдельности.
Вот основные симптомы того, что выйти из операционки нужно было еще вчера:
- Ты не можешь уехать в отпуск на неделю, потому что бизнес развалится. И не потому что ты плохой руководитель, а потому что ты узкое горлышко в своей компании;
- Даже засыпая, ты продолжаешь считать НДС;
- Ты не можешь физически найти время подумать над стратегией, потому что сейчас надо проверить презентации для вебинара, проеонтролить технического специалиста, встретить курьера с ключом от офиса, ответить на запрос по возврату продукта, а еще отвезти ребенка в сад, заказать своей маме ресторан на др и тд;
- Перед тем как уехать праздновать свой др на выходные, ты в пятницу рассылаешь подчиненным инструкции как действовать на случай, если не удалось до тебя дозвониться.
причины появления операционки в нашей жизни (не доверяем, не делегируем, нет команды, нет системы)
чтобы выйти надо решить эти моменты: есть ответственный, система созданп
Ключевая функция собственника
Как выйти из операционки. Пошаговый план
Шаг №1. Ревизия процессов
Сначала нужно записать все процессы. Допустим, речь идет о производстве леденцов. В списке, вероятно, окажутся закупка сырья, доставка, разгрузка, техобслуживание производственной линии, разработка рецептуры, дизайн упаковки, непосредственное производство, фасовка, уборка помещения, поиск покупателей, маркетинг, контроль качества, финансовый учет.
Теперь нужно все процессы распределить по трем группам:
- •Основа.
- •Поддержка.
- •Развитие.
В первую группу собираем то, что непосредственно касается основной деятельности. В нашем случае туда войдут производство, фасовка. Во вторую включаем вспомогательные процессы. Туда пойдут и обеспечение сырьем, и уборка помещения, и бухгалтерия. Третья категория включает в себя контроль качества, маркетинг, анализ конкурентов.
Если речь идет о большом предприятии, целесообразно на начальном этапе составления таблицы взять в расчет функции отделов и подразделений, а внутри них тоже составить подобную таблицу.
Шаг №2. Детализация процессов
Для каждого из процессов нужно очертить параметры. С чего процесс должен начинаться, чем заканчиваться, к чему приводить, кто в нем участвует, кто несет ответственность за результат.
Например, так может выглядеть процесс заказа сырья.
- •Заказ сырья под конкретный сорт леденцов осуществляется сразу после утверждения плана и должен быть завершен за неделю до запланированного изготовления, чтобы была возможность поменять план действий в случае форс-мажора с доставкой.
- •Заказ формирует технолог, оплату проводит бухгалтер.
- •Контролирует процесс заместитель по производству.
Эта информация не должна быть закрытой, все сотрудники знают, где начинается их ответственность и где кончается.
Шаг №3. Подбор инструментов
Информацию о процессах можно внести в Excel, в google-таблицы, или CRM-системы.
Важно, чтобы весь коллектив пользовался одним инструментом. Иначе неизбежна путаница, дублирование и, как следствие, хаос и потеря управляемости.
Шаг №4. Планирование
Если вы задались вопросом «как выйти из операционки?», значит сейчас вы находитесь внутри нее. А значит, у вас есть данные по доходам, расходам, прибыли, дебиторке, объемам выручки. Проанализируйте их, обсудите с коллегами, оцените, насколько показатели соответствуют вашим ожиданиям.
По результатам этой работы составьте реалистичный план. Этот план нужно обсудить с подчиненными, чтобы он не стал для них сюрпризом, и они имели возможность поделиться возражениями.
План должен иметь сроки реализации. Какое-то время нужно держать руку на пульсе, и только окончательно убедившись, что план работает, а цифры в отчетах похожи на запланированные, заканчивать свой выход из операционного управления.
Шаг №5. Подготовка наблюдательного пункта
Вы остаетесь собственником, то есть вам нужно понимать, что происходит с вашим бизнесом и вашими деньгами. Доступ к текущей отчетности должен быть обеспечен в любой момент. Здесь тоже поможет CRM-система.
Плюс, сотрудники понимают, что их деятельность всегда на виду, и не халтурят, как только замечают отсутствие руководителя на рабочем месте.
Шаг №6. Работа с кадрами
Руководители часто старается не делегировать никому кадровые решения. Это не совсем правильно. Безусловно, назначения на ключевые должности в компании владелец должен делать сам. Но остальных сотрудников можно набирать без личного участия. Это можно доверить тем, кого вы сами поставили на руководящие должности, а значит, проявили определенное доверие.
Чтобы каждый кадровый вопрос не превращался в специальную операцию, должен быть прописанный алгоритм действий. Пусть начальники отделов, руководители проектов сами формируют свои команды.
Шаг №7. Создание единой команды
Лучший коллектив – это команда единомышленников. Корпоративная культура, конечно, может родиться сама по себе, но лучше сформулировать философию, систему ценностей вашей компании. Обсудите этот вопрос с HR-ом, ближайшими коллегами. Задача HR-специалиста донести ваши идеи до коллектива и внедрить их в жизнь.
Шаг №8. Поиск преемника
Итак, вы почти вышли из операционки, осталось представить команде нового руководителя. Но где его взять? Есть два пути:
1. Можно воспитать его в своем коллективе. Плюсов много – он знает производство, знаком с сотрудниками, его не нужно представлять клиентам и партнерам, он максимально быстро включится в работу. Но есть и минусы. У него есть шлейф личных взаимоотношений с сотрудниками. Кого-то он недолюбливает, а кого-то наоборот. А если он еще и родственник – могут возникнуть сложности.
2. Менеджер со стороны. Минусы этого решения – это отзеркаленные плюсы из предыдущего абзаца. Принимая такое решение, важно удостовериться, что человек разделяет ваши взгляды на бизнес, на стратегию развития. Иначе фирму будет лихорадить. И еще один важный момент – стиль руководства. Допустим, вы мягкий и корректный начальник, а ваш преемник адепт жесткой руки, системы штрафов и публичных выговоров. В ближайшие месяцы сотрудники разбегутся от него. А если наоборот, после авторитарного директора внезапно появится добряк, то коллектив разболтается. Отметим, речь идет о ситуации, когда все работает хорошо, нужно не изменить структуру, а сохранить ее.
Результат - ты будешь знать, готов ли ты уже выйти из операционки или сейчас время остаться там и отладить процессы