Как сделать Google Sheets (гугл таблицы) общедоступными? Как предоставить доступ для работы другим пользователям? Описываю в статье.
Один из главных плюсов гугл - это возможность организовать работу в таблицах для нескольких пользователей одновременно. Это позволит быстро аккумулировать необходимые данные, иметь просмотр данных в режиме реального времени, а также может помочь разделить полномочия при работе с данными.
На самом деле - здесь все просто.
Основные настройки
Заходим в нашу таблицу и в верхнем правом углу ищем кнопку "Настройки Доступа"
После нажатия у нас появится окошко:
Здесь мы будем задавать основные настройки доступа.
1. Если требуется дать доступ к конкретным лицам, то в поле сверху указываются их координаты, либо группу. Контекстное меню нам об этом подсказывает.
2. Если уж неважно, кто будет просматривать/редактировать данные или, к примеру, мы понимаем, что нас устроит внесение данных только теми людьми, у кого есть ссылка на эту таблицу, можно не вводить данные людей в верхнем поле. Доступ будет доступен всем, у кого есть ссылка.
После активации поля "Все, у кого есть ссылка" мы переходим в меню настроек доступа:
Тут уже выбираем нужную роль:
Читатель - это только просмотр;
Комментатор - просмотр и комментирование;
Редактор - полный доступ.
В практике я стала прибегать к тому, что сначала даю полный доступ на ссылку, а затем, когда уже сбор данных завершен, доступ меняю.
Дополнительные важные настройки
Однако, есть нюансы, о которых следует знать. Для этого посмотрите расширенные настройки:
При предоставлении доступов всегда смотрите и выбирайте, что Вам подходит:
1. Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа
2. Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его
Как видите, иногда следует обратить внимание на эти галочки.
Дополнительно
В продолжение темы хотела бы еще отметить, что в гугл таблицах, есть возможность ставить запрет на изменение данных в определенных диапазонах (устанавливать защиту). Но тут очень важно обратить внимание на сам файл данных.
Я вот при написании статьи, совсем позабыв об этом, долго искала в меню режим, где устанавливается защита листов и диапазонов.
Имейте ввиду, что когда вы загружаете в гугл таблицу Excel-файл, на диске хранится именно этот файл. А вот если нужно расширить возможности работы с данными этого файла, следует данные файла перезаписать как гугл таблицу!
В зависимости от типа файла, режим "данные имеет" разный вид:
Так вот, если вам требуется ограничить на редактирование какие-либо диапазоны, или листы, то следует работать с данными в режиме гугл-таблиц!
Но имейте ввиду, что защита листов - это не значит, что не будет возможности скачать файл с этим листом!
Вот и все. Надеюсь, информация была полезной.
Присоединяйтесь!