Найти тему
Бизнес журнал

Как написать эффективное электронное письмо

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Представьте, что вы менеджер по найму и получаете следующие два письма:

От: cute_dog_lover@hmail.com &

От: email_sebastian@hmail.com

Какое электронное письмо вы с большей вероятностью откроете и прочитаете и какого человека вы бы рассмотрели на работу? Очевидно второй человек, учитывая, что все остальные параметры одинаковы. Убедитесь, что вы отправляете неличные электронные письма с профессионального адреса электронной почты. Независимо от того, подаете ли вы заявку на новую должность или просто обращаетесь в службу поддержки, чтобы получить ответы на свои вопросы, используемый вами адрес электронной почты поможет вам завоевать доверие нового получателя.

Как правильно избавляться от негативных отзывов написали в этой статье!

Настоятельно рекомендуется использовать собственный адрес электронной почты на основе домена при отправке официальных сообщений или электронных писем своим деловым контактам. Однако, если у вас его нет, убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным , содержит ваше имя или название вашей компании.

2. Задайте простую и понятную тему

Тема электронного письма — это первое, что кто-то читает (видит?) в любом электронном письме, и часто это один из факторов, влияющих на то, чтобы получатель открыл и прочитал электронные письма. Что бы ни говорилось, большинство читателей «судят» о письме по строке «Тема».

Фактически, многие получатели решают, открывать электронное письмо или нет, в зависимости от темы — когда они получают электронные письма от неконтактных или незнакомых людей. Это самое точное содержание электронного письма, и большинство деловых отношений начинаются с хорошей темы. Ваша тема должна представлять собой небольшое резюме электронного письма, а также может указывать на призыв к действию, необходимый для электронного письма. Короче говоря, ваша тема должна быть в состоянии привлечь внимание получателя, достаточное, чтобы нажать на электронное письмо и прочитать его.

Примеры:

Тема: Ежеквартальный отчет о доходах | Включает анализ

Тема: Наша встреча @ <событие> | Давайте догоним!

Тема: Просьба о вашем присутствии на <мероприятии>

3. Начните с позитивного приветствия

Начните письмо с позитивной ноты. Предоставьте получателю соответствующее приветствие в зависимости от его региона, времени года, когда он получил это письмо, или просто «Добрый день из...».

Когда электронное письмо превращается в цепочку писем или беседы с множеством ответов туда и обратно, вы можете отказаться от приветствия. Однако, когда вы пишете кому-то по электронной почте впервые, приветствие создает у читателя позитивную атмосферу, и вы можете быть уверены в ответе в позитивном тоне.

Примеры:

Спасибо за ценную информацию о <теме обсуждения> на <название мероприятия>

Было приятно познакомиться с вами в <>.

4. Укажите предысторию

Если вы пишете кому-то по электронной почте впервые, представьтесь и изложите суть письма. Вам необходимо указать, откуда вы знаете получателя и почему вы отправляете ему электронное письмо. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого встретили на мероприятии, или отправляете электронное письмо контакту, представленному другом, обязательно укажите название мероприятия или имя вашего друга, а также сведения о том, откуда вы знаете получателя.

Примеры:

Было здорово поговорить с вами о <>.

Я пишу вам по электронной почте, чтобы вы продвинулись <> вперед.

Я обращаюсь к вам по поводу <>.

5. Обозначьте цель в ключевой момент

Это основная часть электронного письма, в которой вы упоминаете основное содержание или цель электронного письма. Убедитесь, что вы пишете основное содержание электронного письма ясными короткими предложениями. Избегайте нежелательного жаргона или слишком технических/отраслевых терминов в самом первом письме, если вы не уверены в знаниях получателя в этих областях. Если вы обращаетесь к нам на основании исследования или если кто-то порекомендовал этого контактного лица, обязательно укажите это в электронном письме. Это поможет читателю лучше понять контекст электронного письма. Если вам есть что сказать, лучше сообщить основные и важные моменты в первом письме, а остальное оставить на потом.

Слишком длинные электронные письма могут быть пропущены, и вы не получите столь необходимый ответ от другого человека.

6. Упомяните призыв к действию

Каждое электронное письмо — это, по сути, список задач для кого-то. Он либо ожидает ответа с некоторыми подробностями, либо действия от получателя. В некоторых случаях получателю может потребоваться связать вас с кем-то, кто сможет обработать электронное письмо. В любом случае четко укажите в письме действие, ожидаемое от получателя. Это должно быть сразу после основного письма, в котором вы указываете цель письма.

Примеры:

Ответьте на письмо, указав следующую информацию.

Можем ли мы встретиться за кофе и обсудить дальнейшее?

Сообщите мне подходящее время и контактные данные, чтобы запланировать звонок по этому поводу.

7. Добавьте заключительные замечания

В дополнение к призыву к действию добавьте заключительные замечания, чтобы придать завершающий штрих вашему письму. Используйте простые предложения, как в примере ниже, но не слишком настойчиво.

Примеры:

«Жду вашего положительного ответа, чтобы двигаться дальше».

«С нетерпением жду возможности поработать с вами над этим».

«Если вам нужна дополнительная информация, позвоните мне по номеру ######».

8. Используйте профессиональные подписи

Не забудьте добавить профессиональную подпись в конце вашего электронного письма. Ваша подпись поможет вам подтвердить вашу подлинность, вашу роль, ваш бренд, а также необходимую контактную информацию.

Когда вы впервые отправляете кому-либо электронное письмо, используйте подпись электронного письма , в которой указано ваше полное имя, ваша роль, а также компания или бренд, с которым вы связаны. Кроме того, вы можете включить веб-сайт вашей компании и ссылки на социальные сети. Однако убедитесь, что вы используете простые подписи, когда электронное письмо превращается в длинный разговор, или настройте более простую подпись для ответов/пересылки.

Подпишите электронное письмо словами «С уважением», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

Если вы отправляете внутреннее электронное письмо, вы можете указать свой отдел и должность, но пропустите веб-сайт компании и ссылки в социальных сетях. Вы можете сохранить 2 или 3 шаблона подписей и включать соответствующие в отправляемые электронные письма.

Примеры:

С уважением,
Ребекка Томсон,
менеджер по маркетингу
Zylker Inc.

С уважением,
Ребекка Томсон
Тел.: +1 234 234 2345
Электронная почта: rebecca@zylker.com
Веб-сайт: www.zylker.com

9. Запустите проверку орфографии/грамматики/вменяемости

Закончив писать электронное письмо, прочитайте его еще раз с точки зрения получателя и убедитесь, что оно имеет смысл. При необходимости добавьте вложения. Используйте проверку орфографии/грамматики , чтобы быстро проверить орфографию/грамматику/фразировку электронного письма. Вы можете быть удивлены тем, как даже эксперты получают пользу от проверки правописания и работоспособности в своих электронных письмах. Убедитесь, что вы заметили ошибку из-за часто путающихся слов, которые также могут вызвать неприятные ошибки в электронном письме.

10. Используйте копию/скрытую копию с умом

Вы можете включить другие соответствующие контакты в копию электронного письма или скрытую копию , чтобы иметь их в курсе. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого представил другой общий друг, полезно скопировать этого общего друга в копию электронного письма, поблагодарить его / ее за представление и продолжить электронное письмо.

В общем, не рекомендуется отправлять скрытую копию кому-либо без ведома фактического получателя, если только вы не считаете, что будущие разговоры не имеют для него значения. В некоторых случаях вам может потребоваться добавить адрес электронной почты, соответствующий требованиям, в BCC, чтобы архивировать электронные письма отдельно.

11. Форматируйте электронную почту последовательно

Плохо отформатированное электронное письмо не только выставляет отправителя в плохом свете, но и ухудшает читабельность письма. Убедитесь, что в вашем электронном письме используется единообразный шрифт и семейство шрифтов. Используйте «профессиональный» и «читабельный» шрифт для своих писем. Вы можете использовать форматирование «Жирный» или «Подчеркнутый», чтобы выделить части содержимого электронного письма. Большинство почтовых служб предоставляют «редакторы форматированного текста» с несколькими вариантами форматирования. В некоторых случаях использование таблиц в электронных письмах может помочь уменьшить количество нежелательного раздутого контента в электронном письме.

Чтобы убедиться, что вы можете выбрать «предустановки» для семейства и размера шрифта по умолчанию, который соответствует настройкам вашей подписи. Благодаря этому вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут аккуратно отформатированы и представлены получателям.

12. Запланируйте электронную почту

Если вы «сова» или работаете с людьми в разных часовых поясах, функция планирования в вашей электронной почте гарантирует, что ваше письмо дойдет до получателей в нужное время и привлечет их внимание. Хотя люди просыпаются по электронной почте, в основном это делается для того, чтобы проверить, не ждет ли их что-то срочное или слишком важное. Большинство людей отвечают на электронные письма только позже, когда добираются до своих рабочих столов. Следовательно, планирование электронной почты так, чтобы она дошла до получателя в часы пик, увеличивает вероятность того, что он ответит немедленно.

Сделайте небольшую домашнюю работу, чтобы проверить часовой пояс получателя и запланировать отправку электронного письма в нужное время, которое соответствует местоположению и часовому поясу получателя.

13. Настройте напоминания о последующих действиях

Даже после всей тяжелой работы получатель мог прочитать письмо и пропустить его, а иногда даже пропустить чтение вашего письма. Поэтому установите напоминания для электронных писем, чтобы уведомлять вас, если получатель не отвечает в течение дня или двух после отправки электронного письма.

Настоящее последующее электронное письмо, напоминающее получателю, что иногда оно может творить чудеса. Многие люди, которые пропускают первое письмо или намеренно игнорируют его, часто отвечают на последующее письмо в том же разговоре, а не на новое письмо по той же теме. Последующее электронное письмо может быть простым и по существу.

Пример:

Привет!

Была ли у вас возможность вернуться к моему предыдущему письму? Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуется дополнительная информация, чтобы продвинуться вперед.

Общение по электронной почте имеет важное значение для установления контактов и построения отношений. Написание электронного письма может быть проще простого, если вы убедитесь, что оно простое, по делу и соблюдаете правила этикета электронной почты .