В стартапах и небольших компаниях нет необходимости строго регламентировать все процессы. Начинающие бизнесы и их команды должны быть гибкими. Однако есть ряд правил и инструментов, которые рекомендуется внедрить сразу. Они помогут организовать бизнес-процессы и облегчат ежедневную рабочую рутину вам и вашим сотрудникам.
Совет 1. Используйте технологические карты и визуализируйте информацию
Технологическая карта — это документ, который максимально подробно описывает все данные о продукте и этапах его производства, содержит детальные инструкции.
Если ваш бизнес связан с общепитом или с любым производством, старайтесь фиксировать все процессы в формате технологических карт, используя в них схемы, рисунки и фотографии.
Определяйте нормы, не стесняйтесь использовать для этого секундомер. Сотрудники должны понимать, сколько времени занимает выполнение той или иной операции, и стремиться к нормативным показателям.
Помните, что многие люди воспринимают лучше картинки, чем текст. Поэтому внедряйте блок-схемы и рисунки. Все инструкции должны быть максимально доступны и понятны даже новичкам. Это позволит минимизировать ошибки сотрудников в непредвиденных ситуациях и подхватывать задачи коллег в условиях небольшой команды.
Совет 2. Делайте статус-митинги и фиксируйте договоренности письменно
Статус-митинг — это встреча, где обсуждаются текущие задачи и стратегии их выполнения. Такие встречи нужны, чтобы все сотрудники понимали, что и зачем они сейчас делают.
На утренних статус-митингах сотрудники делятся планами на день и рассказывают о вчерашних результатах. Это главным образом дает мотивацию вам и вашим коллегам.
Чтобы избежать недопонимания между всеми участниками команды и ничего не забыть, старайтесь все записывать. Сделайте специальную доску или флипчарт, где будут фиксироваться договоренности. Также можно назначить ответственного, который будет делать саммари встречи и присылать информацию в рабочий чат или на электронную почту.
На первых порах будут полезны ежедневные статус-митинги. Но если ваша команда совсем небольшая и объективной необходимости во встречах нет, не стоит их проводить ради формальности. Главное — быть со всеми на связи и понимать, кто за что отвечает.
Совет 3. Внедрите отчетность
Отчетность необходимо ввести сразу. Сделайте отчеты ежедневными, зафиксируйте формат и время, в которое сотрудники должны их предоставлять. Сдал отчет — закрыл день. Неважно, где вы находитесь в этот момент и когда сможете прочитать отчет. Системность и дисциплина в этом вопросе помогут избежать ситуаций, когда что-то пошло не так, но никто не понимает, в какой момент.
Совет 4. Придерживайтесь правила «третий в копии»
Согласуйте список клиентов и партнеров, в переписке с которыми вы всегда должны стоять в копии. Так вы будете в курсе происходящего и сможете вмешаться и помочь, если того потребует ситуация. Наладьте подобную систему и с другими сотрудниками, чтобы ни одно письмо по ключевым вопросам не уходило без копии.
Это правило хорошо работает и вживую: старайтесь к любым переговорам подключать третьего человека. Если поручаете что-то одному сотруднику, введите в курс дела и его коллегу. Лучше, если за любой процесс будут отвечать как минимум двое.
Совет 5. Следите за точностью исполнения
Важнейшее условие успешного бизнеса — точность. Это применимо не только для отчетности, но и для всех аспектов бизнеса: маркетинга, продаж, встреч и др. Следование формальным правилам повышает эффективность общей работы.
Совет 6. Контролируйте качество и делайте внезапные проверки
В больших компаниях контролем процессов и качества занимаются специальные сотрудники и даже отделы. Но в малом бизнесе, как правило, функция контроля лежит на руководителе.
Проводите внезапные проверки и контролируйте качество: соответствует ли выпускаемая продукция или, к примеру, сваренный кофе принятому в компании стандарту; работают ли менеджеры согласно скрипту; вовремя ли отвечают на письма и т .д.
Если выявите недостатки — порадуйтесь, что это сделали именно вы, а не клиент. Любые ошибки можно обсудить и исправить.
Помните, что главное условие грамотного контроля — открытость и прозрачность.
Выводы
Визуализируйте информацию, которую необходимо донести до сотрудников. Создавайте четкие и понятные каждому инструкции. Внедрите отчетность и следите за точностью исполнения правил и стандартов, принятых в компании. Проводите статус-митинги, где каждый может предложить идеи, поделиться успехами и попросить помощи.
Если не хотите пропускать новые статьи с советами для начинающих предпринимателей, подпишитесь на СДМ-Банк в Дзене. Мы публикуем познавательные материалы о деятельности банка, делимся финансовыми лайфхаками и экономическими новостями.
«СДМ-Банк» (ПАО) (Генеральная лицензия Банка России № 1637 от 09.12.1991), ОГРН 1027739296584