«Не выходи из комнаты, не совершай ошибку»: как увидеть проект глазами клиента, минимизировать риски и испытать счастье коммуникации
Мастер-класс от преподавателей школы EVENT MBA для ивент- и маркетинговых агентств
Фото предоставлено пиар-службой фестиваля "Многогранность"
C 2017 года школа EVENT MBA занимается образованием в сфере ивент-индустрии, давая полезные знания как новичкам, так продюсерам и владельцам агентств. Организаторы первого московского форума «Многогранность», объединившего различных представителей отрасли, пригласили экспертов, чтобы они рассказали о главных принципах проектного управления, секретах успешного участия в тендерах, а также о психологии взаимоотношений между агентствами и заказчиками.
Можно ли управлять рисками?
Событийная индустрия — одно из лидирующих направлений креативного бизнеса по уровню риска. Поскольку ивенты состоят из множества тематических блоков, часто охватывают большое количество участников и проводятся на масштабных пространствах, возможность того, что что-то пойдет не так, очень велика. Непредвиденные ситуации могут возникать не по вине организаторов, и все же агентству, отвечающему за проведение события, стоит перестраховаться, максимально обезопасить себя и попробовать предугадать возможные сложности. О том, как это сделать, рассказала один из главных спикеров школы, директор по реализации мероприятий агентства DEPARTMENT Софья Герштейн:
«Когда ты постфактум оцениваешь, как прошло мероприятие, то понимаешь, что многих неприятных моментов можно было избежать — достаточно было подготовиться и вовремя “потянуть за ниточки”, которые на самом деле были видны. Заметить их позволяет не только опыт и чутье, которые, безусловно, работают, но и несколько эффективных инструментов.
Первый — это приглашение независимого эксперта. Если у вас четко и подробно составлена документация по проекту, даже ориентируясь на нее, специалист увидит слабые места, а еще лучше организовать ему встречу с командой, чтобы он еще глубже погрузился в проект и смог задать дополнительные вопросы. Второй инструмент — это краш-тест, встреча всей команды на площадке, где каждый участник защищает свою зону и отвечает на вопросы коллег “а что, если?”. Третий важный аспект — анализ зон ответственности: нужно составить подробный список людей и их функционала по зонам и времени активности, посмотреть, нет ли пересечений, точно ли учтен тайминг, не забыли ли вы выделить какие-то временные, слоты и скоординировали их.
Также нужно проанализировать график монтажа и заездов, который должен быть составлен максимально детально, и обязательно провести общие встречи по блокам: отдельно с техническим персоналом, с креативной группой и так далее. Задайте себе, каждому специалисту команды, подрядчикам и клиенту вопрос: “За что вы волнуетесь больше всего?” Это маленький психологический ключик, открывающий главные двери к возможным рискам. И наконец, проведите генеральный прогон. Не репетицию в день мероприятия, когда все в огне и ни у кого ни на что не хватает времени, а полноценное и размеренное проигрывание события по ключевым точкам накануне с участием всего персонала».