Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств
В условиях современности коммуникации, осуществляемые через информационные технологии и технические средства, приобретают первостепенное значение. Этот вид взаимодействия включает использование телекоммуникационных систем, электронной почты и управленческих информационных средств (УИС).
Роль УИС в межличностных коммуникациях
При помощи УИС менеджеры могут общаться с коллегами, запрашивать необходимую информацию и изучать литературу в интересующих их областях. Это становится ключевым инструментом для эффективного управления и обмена знаниями в современном бизнесе.
Межличностные коммуникации: "Лицо к лицу" и в группах
Межличностные коммуникации представляют особый интерес, осуществляясь "лицом к лицу" и в группах при использовании как словесных, так и бессловесных средств общения.
Результативность и обратная связь
Результативность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. Отправитель через нее определяет, было ли правильно понято и принято его сообщение, что является важным элементом успешной коммуникации.
Доверие, компетентность и совместимость
Доверие получателя к отправителю и их компетентность важны для успешного восприятия и передачи сообщений. Совместимость с ожиданиями получателя играет ключевую роль в эффективных межличностных коммуникациях.
Культурные особенности и социокультурная среда
Межличностные коммуникации также зависят от социокультурной среды, в которой они происходят. Различия в системе ценностей, обычаях и традициях могут существенно повлиять на восприятие коммуникации. Это особенно важно при взаимодействии с представителями различных национальных культур.
Вербальные и невербальные коммуникации
Вербальные коммуникации
Вербальные коммуникации представляют собой взаимодействие, осуществляемое при помощи устной речи, используемой в качестве системы кодирования.
Преимущества вербальной коммуникации:
- Быстрота: Мгновенная передача информации.
- Спонтанность: Возможность мгновенного реагирования.
- Использование невербальных средств: Голос, жесты, мимика.
Согласно А. Мейрабиану, лишь 7% сообщений определяются вербальным содержанием, в то время как 93% свойственны невербальной природе. Это включает модуляцию голоса (38%) и выражение лица (55%).
Невербальные коммуникации
Невербальные коммуникации — это сообщения, передаваемые без участия устной речи. Они включают в себя жесты, мимику, взгляд и позу.
Информация, передаваемая вербально, и отношение к получателю, выраженное невербально, играют важную роль в эффективной коммуникации.
Коммуникации по каналам общения
Формальные коммуникации
Формальные коммуникации служат ограничению и упорядочиванию информационных потоков. Они подчинены организационным и функциональным регламентам.
Примеры формальных коммуникаций:
- Организационные схемы структуры.
- Положения о службах и отделах.
Эти каналы широко используются в организациях с иерархической структурой управления.
Неформальные коммуникации
Неформальные коммуникации представляют собой социальные взаимодействия между индивидами, отражая человеческую потребность в общении. Они дополняют формальные коммуникации.
Неформальная система коммуникаций в организации:
- Известна как "виноградная лоза".
- Информация часто передается через слухи, считающиеся точными в 75% случаев.
Слухи как форма коммуникации
Слухи — один из самых быстрых способов распространения информации. Их активно использует руководство для изучения мнений работников, их готовности к изменениям и выявления "узких" мест в управлении компании.
Интересный факт: "Ты" с руководителем
Опрос 747 компаний, проведенный службой исследований HeadHunter, выявил, что в 58% организаций принято официальное обращение к руководителю — на "Вы". В то время как 36% предпочли менее формальную форму общения, используя "ты". Этот выбор связан с уровнем дистанции между подчиненными и начальством. В компаниях, специализирующихся на информационных технологиях, близкие отношения на "ты" приняты в 70% случаев. На производстве и в многопрофильных холдингах формальные отношения преобладают в 86% случаев.
Директора по персоналу отмечают, что руководитель легко может общаться с подчиненными на различные темы. В 33% компаний даже рядовые сотрудники могут делиться своими проблемами с начальством, создавая более открытую атмосферу. Однако в 17% компаниях коммуникация остается строго формальной, без неформальных отношений.
Большинство опрошенных представителей компаний (44%) считают, что неформальные контакты в корпоративной культуре необходимы. Однако 16% отмечают, что в рабочее время не допускают неформального общения.
Интересный опыт отмечается в компании "САН Интербрю". Президент, Джо Стрелл, ежемесячно приглашает 25 сотрудников из разных частей страны на обед. Это создает возможность открытого общения с руководством, позволяя сотрудникам задавать вопросы и обсуждать актуальные темы.
Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения
Каналы передачи информации
Информация может передаваться различными каналами, определяя форму и эффективность коммуникации:
1. Вертикальные коммуникации:
- Восходящие коммуникации: От подчиненных к руководству.
- Нисходящие коммуникации: От руководства к подчиненным.
2. Горизонтальные коммуникации: Направленные на интеграцию и координацию деятельности сотрудников разных подразделений на одном уровне иерархии. Способствуют эффективному использованию ресурсов компании.
3. Диагональные коммуникации: Между сотрудниками разных уровней иерархии и подразделений в случаях, когда общение другими путями затруднено.
Эффективность коммуникаций:
- Вертикальные коммуникации: Менее эффективны, всего 20–25% информации от высшего руководства достигает непосредственных исполнителей.
- Горизонтальные коммуникации: Эффективность составляет 90%, благодаря пониманию сотрудниками сущности работы коллег на одном уровне управления.
Внутренние коммуникации:
Цели:
- Формирование чувства общности.
- Информирование сотрудников.
- Формирование образа организации.
- Создание чувства сопричастности и мотивации.
- Развитие корпоративной культуры.
Результаты:
- Укрепление общности и корпоративной идентичности.
- Обеспечение информирования и мотивации сотрудников.
- Создание позитивного образа компании.
Интересный факт: "Что хотят знать сотрудники о своей компании"
Все сотрудники стремятся получать информацию о своей организации. Интересует, готовы ли менеджеры предоставлять информацию, и какие именно сведения они готовы раскрывать.
Формы, методы и средства общения в российских компаниях
В российских компаниях применяются разнообразные формы, методы и средства общения:
- Языковые:
Использование "внутреннего языка компании" (специфичные для сотрудников термины, сленг), хотя лишь 19% опрошенных поддерживают эту практику.
- Бумажно-печатные:
Доски объявлений, информационные стенды, листовки, ящики предложений, буклеты, газеты, брошюры.
- Технико-технологические:
Интернет-пейджер, телефон, телевидение, сайт, радио, электронная почта, компьютерные сети Интернет.
- Физические (пространственные):
Офисы по принципу открытого поля или "открытых дверей", способствующие прозрачности и взаимному доверию сотрудников.
- Публично-общественные:
Встречи с коллективами, совещания, конференции, совместное профессиональное обучение, тим-билдинг, корпоративные праздники и события.
Интересный факт: "Открытые двери"
Прозрачность ведения бизнеса, согласно Биллу Гейтсу, обеспечивает успешное выживание компании. Он придерживается политики открытости в Microsoft, где работники не жалуются на недостаток информации. Также, Hewlett-Packard использует концепцию "открытых дверей", где даже управляющие работают в офисах без перегородок. Эта политика создает систему взаимного доверия, способствуя эффективному информационному обмену.
Однако не все компании придерживаются этого принципа. Недавний скандал в США с General Electric связан с недостатком открытости по поводу льгот, предоставленных бывшему руководителю. Этот случай выдвинул требования акционеров и сотрудников к ограничению размера выплат бывшему директору, подчеркивая важность прозрачности в бизнесе.
Ошибки внутренних коммуникаций
Внутренние коммуникации могут сталкиваться с различными ошибками, которые могут снижать эффективность и вызывать проблемы в организации. Некоторые из типичных ошибок внутренних коммуникаций, выделенных специалистами:
- Монологичность:
Распространение информации сверху вниз без акцента на поддержку и обратную связь может привести к низкой вовлеченности и утрате мотивации персонала.
- Несистемность:
Отсутствие системы информирования сотрудников разнообразными способами и с учетом их потребностей может привести к тому, что часть сотрудников останется неведомой от важных новостей.
- Неоперативность:
Если корпоративные новости персонал узнает из внешних источников, это подрывает доверие и может снизить уровень информирования внутренней аудитории.
- Безличность:
Слишком много акцента на "заочные" средства информирования, такие как рассылки и газеты, может привести к потере эмоционального контакта. Информацию следует передавать более интерактивными формами, такими как видеоконференции и встречи.
Интересный факт: Проблемы общения
Специалисты HR выделяют проблемы в общении между подчиненными и начальниками в крупных компаниях. Недостаток коммуникационной и стратегической поддержки со стороны топ-менеджмента создает сбои, особенно на среднем уровне управления. Это влечет за собой недовольство сотрудников, которые остро переживают недостаток информации и воспринимают молчание руководства как подтверждение своих худших опасений. Эффективные внутренние коммуникации становятся ключевым элементом для поддержания доверия и мотивации персонала.