Сегодня поговорим о первом вопросе - "всё ли начислено". Вопрос очень актуальный для больших организаций с сотнями сотрудников.
Посмотрим несколько примеров, а в конце статьи выработаем методику проверки и исправления.
Практически все пользователи программы ЗУП 3.1 знают ответ - нужно просто создавать документ "Начисление зарплаты и взносов" самым последним, и он выполнит окончательный расчёт зарплаты, НДФЛ, прочих удержаний и взносов.
И это правильных подход.
Но на практике мы сталкивались с ситуациями, когда этот подход не работает или работает не так, как бы хотелось.
Пример первый - зарплата не начислена вообще
Посчитали и выплатили зарплату у бюджетников в программе ЗГУ 3.1 (это как ЗУП 3.1, но для работников государственных учреждений). Количество работников по трудовому договору более 1000 человек.
На следующий день в бухгалтерию пришел один из работников, и спросил, почему в этом месяце зарплате меньше, чем в прошлом - и при этом больничных и отпусков у него не было.
Выяснилось, у него в организации два места работы - основная должность и внутреннее совместительство. Зарплата по внутреннему совместительству не была начислена вообще.
- Но как так-то? - спросил меня бухгалтер, - я же всё делаю правильно, документ начисления зарплаты был создан последним!
Выполняем проверку - создаём ещё один документ начисления зарплаты, заполняем, и в него попадает начисление сотрудника по внутреннему совместительству.
Что с этим сотрудником не так, непонятно, потому что воспроизвести ситуацию один в один невозможно. Предполагаем, что проявилась какая-то редкая ошибка программы.
Пример второй: зарплата начислена, и после этого внесены изменения в исходные данные
В той же большой организации начислили зарплату, сформировали ведомости на выплату, а затем отдел кадров внёс несколько документов:
1. одному из сотрудников назначили новое плановое начисление;
2. другому внесли приказ о работе в выходной день;
3. По третьему выяснилось, что он болел, а в табеле это было не отражено и зарплата была начислена за полный месяц.
Поскольку организация большая, отделы в разных кабинетах, то расчётный отдел не всегда о таких ситуациях узнаёт вовремя, т.е. до окончательного начисления зарплаты. Да и в организациях поменьше такие рабочие ситуации тоже могут происходить.
Как отреагирует программа в этом случае? А совсем по-другому, чем в первом. Зарплата по сотрудникам уже начислена, и в новом документе начисления за тот же месяц начислений не будет.
Как пересчитать зарплату и выплатить её сотруднику
Методика доначисления (или пересчета) зависит от двух факторов:
1. В какую сторону меняется начисленная зарплата (становится больше или уменьшается);
2. Выплачена зарплата фактически или ещё нет.
Как доначислить, если зарплата ещё не выплачена
Здесь всё просто и понятно:
1. распровести ведомости на выплату;
2. пересчитать начисление в том же документе начисления зарплаты;
3. заполнить ведомости на выплату заново.
Как доначислить, если зарплата уже выплачена, но можно доплатить той же самой датой
Эту методику можно использовать, если начисление за месяц увеличивается:
1. пересчитываем начисление в том же документе начисления зарплаты;
2. создаем новые ведомости на выплату и заполняем, в них попадает остаток невыплаченной зарплаты.
Как пересчитать зарплату в остальных случаях
Остальные случаи - это когда либо зарплата в связи с перерасчетом уменьшается, либо выплатить можно только другой датой.
Не следует пересчитывать зарплату в том же документе начисления, так как ведомости на выплату перестают соответствовать документам начисления. К чему это приводит, мы разбирали в прошлых статьях, например, тут:
Пересчитать зарплату нужно другим документом, который и будет являться основанием для выплаты (или уменьшит сумму следующей выплаты).
И вот тут нам ЗУП не оставляет выбора - месяц пересчета не может быть тем же самым. Например, если мы что-то не рассчитали вовремя в октябре 2023, то доначислить сможем только месяцем Ноябрь 2023.
Обычно зарплату за этот месяц мы выплачиваем в начале следующего. Например, зарплату за октябрь выплатили 7 ноября, а 8 ноября поняли, что нужно доначислить и доплатить за октябрь. Сделать это мы можем не ранее 8 ноября.
Когда приняли решение выплатить со следующей зарплатой
Каких-либо дополнительных действий делать не нужно. При начислении зарплаты за следующий месяц в документе "Начисление зарплаты и взносов" появится вкладка "Доначисления, перерасчеты", и сумма доначисления за прошлый месяц отразится на этой вкладке.
Сумма к выплате будет включена в ведомости на выплату зарплату за следующий месяц.
Внимание! Это сработает, если в настройках начисления зарплаты не установлен флажок "Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом".
Если же такой флажок установлен, используйте документ "Доначисление, перерасчёт".
Когда приняли решение выплатить доначисление отдельно
Используем документ "Доначисление, перерасчёт".
Этот документ доступен из раздела "Зарплата" - команда "Доначисления, перерасчёты".
Другой способ создать такой документ - войти в раздел "Зарплата" - "Сервис" - "Перерасчёты" и нажать кнопку "Доначислить сейчас".
Чтобы документ по сотруднику был создан, этот сотрудник должен присутствовать в списке перерасчётов. Добавить в список перерасчётов при необходимости можно сотрудника и вручную, для этого нажмите кнопку "Добавить".
Внешне такой документ очень похож на документ начисления зарплаты и взносов. Отличия в том, что этот документ не начисляет страховые взносы, и не начисляет зарплату за текущий месяц. В него входят только результаты перерасчетов начислений, удержаний или НДФЛ.
На следующей картинке приведён пример доначисления за работу в выходной день за октябрь в ноябре 2023 года:
Ведомости на выплату нужно создавать в соответствии со способом выплаты, указанным в документе доначисления, например, в отдельной межрасчетной выплате.
Подведём итоги
В этой статье обсудили, как проверить, всем ли начислили зарплату.
Коротко описываем две контрольные точки, методики проверки и результат.
Когда выполняем: до фактической оплаты ведомостей;
Что проверяем: по всем ли сотрудникам выполнено начисление зарплаты;
Как проверяем: создаем ещё один (контрольный) документ начисления зарплаты и взносов;
Результат: начислили зарплату по сотрудникам, которые по какой-либо причине не были учтены ранее.
Когда выполняем: после фактической оплаты ведомостей;
Что проверяем: изменилось ли начисление за месяц в связи с появлением новых исходных данных;
Как проверяем: создаём документ начисления зарплаты и взносов за следующий месяц или проверяем таблицу перерасчетов зарплаты;
Результат: при необходимости доначисляем и выплачиваем зарплату за этот месяц в следующем месяце.
Продолжение следует...
В следующей статье поговорим о втором вопросе - а правильно ли начислена зарплата ?
Казалось бы, зачем это знать, если программа и так считает правильно, и даже умеет пересчитывать зарплату за этот месяц в следующем?
Один из ответов - это нужно знать как минимум для того, чтобы ответить на вопрос сотрудника - почему ему начислена и выплачена именно такая сумма.
Но это уже совсем другая история. Обсудим в следующей статье:
Традиционно предлагаем подписаться на этот канал и пригласить коллег.
Кроме того, подписывайтесь на наш телеграмм-канал, чтобы не пропустить анонсы новых статей: https://t.me/ndfl_6
Вопросы, предложения пишите в комментариях к статье или в телеграмм-канале.
