Анализ использования рабочего времени: понятие и задачи
Анализ рабочего времени – это совокупность методов и инструментов, с помощью которых работодатель выявляет, насколько эффективно его сотрудники используют рабочее время.
Задачи анализа рабочего времени
Задачи анализа заключаются в следующем:
- общий анализ расходования рабочего времени (сколько на выполнение должностных обязанностей, а сколько на «прочие» дела);
- определение скрытых резервов рабочего времени;
- оптимизация рабочего времени с учетом проведенных расчетов;
- выявление факторов, которые влияют на те или иные показатели анализа.
Методы анализа рабочего времени
Существует несколько видов методов для анализа. Условно можно выделить две группы:
- Расчет по имеющимся данным (продолжительность рабочего дня, выполнение плана, сравнение полученных коэффициентов с нормами);
- Фактическое наблюдение (хронологический учет времени, затраченного на то или иное действие, выполнение работы, подготовительные этапы, оформление документации, временные затраты, не относящиеся к рабочему процессу).
Каждая группа включает в себя несколько приемов и методов. Эффективность применения того или иного метода зависит от специфики работы предприятия и мотивации сотрудников.
Еще больше полезной информации по теме - в "КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.
Показатели использования рабочего времени
Основными показателями использования рабочего времени являются:
- среднесписочная численность работников организации (ИП);
- количество человеко-дней, отработанных всеми работниками за определенный период (чаще всего за год);
- количество человеко-часов, отработанных всеми работниками за определенный период (фонд рабочего времени);
- количество дней, отработанным одним работником за определенный период;
- средняя продолжительность рабочего дня (смены);
- время, отработанное сверхурочно.
Коэффициент использования рабочего времени: формула
Коэффициент использования рабочего времени – это величина, которая используется для определения фактического времени, затраченного на работу по отношению к установленной норме.
Формула расчета:
Коэффициент ИРВ = Средняя фактическая ПРС / Средняя установленная ПРС
Где:
- коэффициент ИРВ - коффициент использования рабочего времени;
- средняя фактическая ПРС - средняя фактическая продолжительность рабочей смены;
- средняя установленная ПРС - средняя установленная продолжительность рабочей смены.
При этом фактическая средняя продолжительность - это количество отработанных за период часов, поделенное на количество рабочих смен за этот же период.
Пример расчета
Дано:
Нормы на месяц
20 рабочих дней (160 часов)
Средняя установленная продолжительность рабочей смены
8 часов
Работник отработал 20 дней, но при этом он оставался сверхурочно и отработал 170 часов. Следовательно, средняя фактическая продолжительность смены равна 8,5 часов (170/20).
Коэффициент использования рабочего времени равен:
8,5 / 8=1,06
Если перевести данную величину в проценты, то получаем, что работник использовал рабочее время на 106%.
При подсчете могут использовать две величины:
- Продолжительность нормального рабочего дня;
- Продолжительность рабочего дня при ненормированном графике или сверхурочной работе.
Для того, чтобы определить эффективность использования рабочего времени, высчитывают коэффициенты с использованием обеих вышеуказанных величин. Разница между ними показывает, какой процент нормальной продолжительности компенсируется за счет сверхурочных работ.
Табель учета использования рабочего времени 2023
Учет использования рабочего времени – это самый простой метод, применяемый при анализе.
Для этого используют табели учета рабочего времени. С их помощью можно выявить:
- количество пропусков работы по уважительным и иным причинам;
- качество выполнения установленного распорядка (опоздания, прогулы);
- задержка работников после окончания рабочего дня (при условии, что эти часы определяются);
- привлечение работников к сверхурочной работе и работе в выходные и праздничные дни по распоряжению руководства;
- количество переработок за год и сравнение с предыдущим периодом.
Также данные табельного учета используются для расчета различных коэффициентов, показывающих эффективность работы.
Методы повышения эффективности использования рабочего времени
Если в ходе проведенного анализа работодатель выяснил, что работники неэффективно используют свое рабочее время и тратят его не на выполнение поставленных задач, то он может применить следующие стимулирующие меры:
- ввести систему штрафов и поощрений (с учетом норм ТК РФ);
- провести дополнительные инструктажи по использованию оборудования и охране труда;
- установить определенное время для курения или отдыха;
- установить системы наблюдения и контроля и т.д.
Все эти методы призваны стимулировать работников как можно больше рабочего времени тратить именно на выполнение своих служебных обязанностей, а не отвлекаться на посторонние дела.
***
Эффективное использование рабочего времени – это один из основополагающих факторов успешного функционирования компании. Поэтому анализ этого показателя необходимо проводить каждому работодателю. Он включает в себя большой перечень инструментов и расчетов, призванных определить эффективность работы сотрудников.