В сегодняшней статье рассказываем про кейс обмена данными между двумя порталами Битрикс24. Узнайте, как настроить обмен задачами, комментариями к задачам, файлами и перенос затраченного времени из портала А в портал Б. Кейс будет полезен компаниям, которые работают в сфере разработки и техподдержки для обмена сообщениями по тикетам (обращениям) с клиентами.
1. Ситуация. Боль. Решение.
Наш заказчик - студия веб-разработки, которая также обеспечивает техническую поддержку своим клиентам, привлекая подрядчиков. Каждое обращение клиента в техподдержку (тикет) — это новая задача в Битрикс24 нашего заказчика.
Далее нужно передать задачу сотруднику компании подрядчика и согласовать с ним время, за которое он решит вопрос. Решая вопрос клиента, сотрудник подрядчика ведет учет времени по задаче на своем портале. В конце отчетного периода тайминг должен подбиваться, чтобы произвести расчет исходя из согласованного и затраченного времени.
Боль такого сценария в том, что компании работают каждый в своем портале Битрикс24 и часто не видят новых задач или комментариев. Для этого сотрудникам приходится созваниваться или вести переписку в мессенджерах.
Автоматический обмен задачами и комментариями между Битрикс24, как решение боли
Мы предложили реализовать такой сценарий: задачи на техподдержку (например, задачи в определенной группе или с нужным тегом, или на нужного ответственного) автоматически передаются на портал партнера, где к выполнению задачи будет подключаться команда подрядчика.
В Битрикс24 подрядчика ответственный сотрудник, получив задачу, должен в комментарии дать оценку, сколько времени потребуется на решение вопроса. Эти комментарии автоматически должны отобразиться в исходной задаче на портале нашего заказчика.
Таким образом компании-партнеры будут обмениваться задачами и комментариями к ним, не выходя из своего портала и не затрачивая время на созвон или лишнюю переписку.
Кроме комментариев, в исходную задачу нашего заказчика, нужно передавать время, которое таймится в задаче на портале у подрядчика. Ну, а вишенкой на торте будет возможность обмена файлами в комментариях к задачам, так как ТЗ могут иметь формат PDF, а не только текст.
Такое решение нашего клиента устроило. Как работает алгоритм интеграции, читайте далее.
2. Двусторонний обмен задачами и другими данными между порталами Битрикс24
Приведем исходный запрос клиента:
2.1. Двусторонняя синхронизация задач с фильтром по группе задач со стандартными полями — создание и обновление.
2.2. Двусторонняя синхронизация комментариев и файлов.
2.3. Односторонняя выгрузка затраченного времени с портала подрядчика на портал клиента.
Решать задачу будем с помощью интеграции "Обмен задачами между порталами Битрикс24" на платформе Пинкит. При создании и обновлении задачи на одном портале Битрикс24 Пинкит автоматически создаст либо обновит задачу на втором портале.
Настраивается это просто - в личном кабинете Пинкит на первом шаге указываем действием в портале А создание либо обновление задачи, на втором шаге настраиваем фильтр задач по группам и запросы дополнительной информации (например, файл в задаче), а на третьем шаге - создание либо обновление задачи на портале Б.
Для создания и для обновления задачи нужны две интеграции: одна интеграция на создание и вторая — на обновление.
Задачи сопоставляются по уникальному ID, таким образом, переносятся все нужные пользовательские поля, их сопоставление настраивается в Пинкит на шаге 4. Можно передавать ответственного, описание, название, дата создания, теги и другое.
При этом можно настроить сопоставление между пользователями на обоих порталах, чтобы, например, задача ставилась на нужного сотрудника.
Комментарии синхронизуются автоматически после их добавления. Это очень удобно для коммуникации между сотрудниками на разных порталах - нужный комментарий увидят только те пользователи, которые имеют доступ к задаче, без ручного копирования и переноса.
Перенос времени в задачи на портале Б мы также делаем автоматически сразу же после того, как добавляется запись учетного времени в задачу на портале А.
Перенос времени также можно реализовать через Гугл Таблицы: это удобно для построения отчетов и дашбордов, о чем мы писали здесь. Поэтому, если ваш кейс состоит только в переносе времени без задач и полей в задачах, вы можете воспользоваться интеграцией Битрикс24 и эксель для выгрузки времени и затем предоставить доступ к таблице своему контрагенту.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #пинкит_обмен_б24