Бумажный беспорядок всегда стоит наособицу. Как говорится, его трудно понять и осязать. Лежат и копятся бумаги, документы, полон рабочий или письменный стол. Но к решительному «расхламлению» не лежит душа: работа муторная, рутинная, она отнимет много времени и сил. Да и ничего экстренного пока вроде нет.
Но впечатление благополучия довольно обманчивое. Первый тревожный звоночек звенит, когда требуется срочно отыскать какой-то важный документ. Например, свидетельство о рождении, страховой полис, диплом или аттестат. Вот тут и выясняется, что ваши документы и бумаги хранятся абсолютно бессистемно, давно пора наводить порядок.
Что делать, как поступить. Наши советы: ваш бумажный беспорядок тоже требуется расхламить. Негоже тонуть в бумагах самого разного толка. Совет: сначала научимся отделять документы от прочих «бумаг» - например, счетов, скидочных купонов, спама из почтового ящика и т.д. В свою очередь, документы подразделяются на важнейшие (паспорт, СНИЛС, свидетельства о рождении, медицинский полис и др.) и второстепенные (например, свидетельство о повышении квалификации, пропуска, удостоверения и пр.). «Второстепенные» - вовсе не означает, что к их хранению можно отнестись безответственно. Напротив, любые документы советуем собрать в одном месте, выделив под них отдельный шкафчик или полку в шкафу. Любые документы, заверенные печатями и подписями государственных организаций, надо хранить. Просто сгруппируйте свои документы по принадлежности или по какому-либо другому принципу, а далее разложите по коробкам или прозрачным папкам-файлам. Коробки и файлы аккуратно подпишите. Дело сделано: теперь, чтобы найти тот или иной документ, вам потребуются считаные минуты.
Расхламите то, что утратило практическую значимость. Бывают и документы, «настоящие и с печатями», в которых более нет никакой нужды. В большинстве случаев нет смысла хранить документы, принадлежавшие ушедшим от нас домочадцам. Впрочем, это вопрос сложный и весьма чувствительный, вам пригодится вот эта наша статья. Нет смысла хранить всевозможные мануалы на старые вещи, счета на оплату, неактуальные финансовые документы, утратившую значение переписку с государственными организациями и пр. Сложите такие бумаги в сторону, еще раз контрольно переберите – и отправьте прямиком в мусорный контейнер.
С поступающей почтой разбирайтесь сразу. По части предоставления услуг в электронном виде наша страна впереди планеты всей. Наверняка в вашем смартфоне установлены полезные приложения – «Госуслуги», ЕИРЦ, Энергосбыта и других организаций. Секундное дело – подписаться на рассылку квитанций и счетов в электронном виде. Но сколько лишней бумаги перестанет приходить к вам в дом! Опять же с приходом в нашу жизнь мессенджеров отпала необходимость в ведении традиционной бумажной переписки. Тем не менее, сортируйте и свою обычную почту. Не копите всевозможные рекламки, агитки и листовки. Всё это аккуратно и своевременно определяйте либо в мусор, либо в макулатуру.
Создайте для себя систему. Вы наверняка слышали этот полезный совет – всегда оставлять после себя чистый рабочий стол. Сказанное означает, что отныне вы будете наводить порядок на столе в ежедневном режиме. Убирайте по местам все канцелярские принадлежности. Сортируйте актуальные рабочие бумаги и документы. Исполненные (отработанные) складывайте в одну папку-скоросшиватель. Для только что поступивших и находящихся в работе бумаг поставьте специальный многоэтажный органайзер. Полезным приобретением для всех тех, кто сидит на удаленке, окажется шредер-измельчитель для бумаг.
Не собирайте архив из старых журналов и газет. Совет давно утратил свою актуальность – опять же с приходом в нашу жизнь интернета. Ныне мы покупаем журналы и газеты в традиционном бумажном формате с единственной целью: отвлечься, скоротать время в пути или ожидании. А в остальном нет смысла копить макулатуру: сегодня все уважающие себя издания оцифровали свои архивы. Найти публикацию даже за лохматый год – дело пары минут.
Отсканируйте наиболее важные документы. Или снимите с них копии. Да, в очередной раз пропоем хвалебную оду интернету и цифровым архивам. Однако у каждого из нас на хранении находятся документы совершенно уникальные, которые восстановить практически невозможно в силу разных причин. Наверняка и вам уже попались такие «штучные» документы, когда вы наводили порядок в своих бумажных завалах. Совет: на всякий случай отсканируйте такие документы или просто сфотографируйте их на камеру смартфона, а снимок отправьте в надежное облачное хранилище. Конечно, вы получите далеко не оригинал. И всё-таки серьезное подспорье, как ни крути. Также с важнейших документов вы всегда сможете снять нотариально заверенные копии – они принимаются большинством уполномоченных государственных организаций.
Подводим итоги. Бумажный беспорядок – это ваш «неосознанный», но весьма чувствительный беспорядок, дорогие наши читатели, подписчики и гости канала. Чем раньше вы наведете решительный порядок в своих бумагах и документах, тем лучше. До встречи на канале!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы регулярно узнавать еще больше интересной и полезной информации!