Корпоративная эстафета — что это? Для многих – формат соревнований, о котором читали в наших соцсетях, но никогда не собирались предлагать коллегам. Поговорили с Дмитрием Акимовым, который отвечает за развитие эстафеты в команде Бегового сообщества, о том, что делает этот формат особенным и почему бегать с коллегами – классно. А также обсудили, из каких этапов состоит подготовка к ней со стороны участников и организаторов.
Как всё начиналось
Корпоративная эстафета появилась на Московском Марафоне в 2013 году. Тогда на на старт вышло всего 6 команд. Изначально корпоративная эстафета была представлена только на марафоне – на протяжении целого года компании-участники собирали своих сотрудников для участия в главном забеге страны. Затем появились и другие забеги.
К новому всегда относишься с осторожностью. Так вышло и с корпоративной эстафетой. Корпоративного участия команд в подобного рода форматах раньше практически не было, и поэтому чаще всего компаниям проще было выставить на забег индивидуальных участников. Но магия марафона всегда творила чудеса, и на старт эстафеты с каждым годом выходили всё новые и новые команды. Становилось понятно: формат начинает нравиться. Первыми участникам корпоративной эстафеты были партнёрские команды и компании с сильной корпоративной культурой.
Анфиса Знаменская («Дельрус»):
Наша команда участвовала в Московском Марафоне 2022, Московском полумарафоне в мае 2023 и в юбилейном Московском Марафоне 2023.
Больше всего понравились общая атмосфера забегов и возможность неформального взаимодействия с коллегами. На эстафете всегда больше стараешься не подвести команду, бежишь на пределе возможностей, а на финише больше эмоций от общих стараний и результата.
Для чего нужна корпоративная эстафета?
Корпоративный спорт во многих компаниях – это, прежде всего, командные виды спорта: футбол, хоккей и другие. Понимание корпоративного участия в компании приходило не сразу. Формирование образа нового формата корпоративного спорта и тимбилдинга – процесс не быстрый.
Преимущества и ценность эстафеты приходится раскрывать для компаний до сих пор. Ведь выбирая этот формат участия в забеге, компания вовлекается в особенный процесс, требующий максимального погружения hr-отдела, юристов, бухгалтеров. Всем нужно работать как одна команда, чтобы подать заявку, согласовать, оплатить участие и выйти на старт. Часто бывает и так, что в эстафетной команде бегут как раз люди, которые были включены во все подготовительные процессы.
Анна Иванюта («Траст Банк»):
Это атмосфера тотального единения с теми, кого ты вчера ещё считал коллегой из соседнего подразделения, а уже сегодня вы беговые собратья. Мало того, что это «утепляет» отношения между коллегами, так ещё и выстраивает межфункциональные отношения на работе, стирает вертикальные грани.
Если нарастить обороты и заручиться поддержкой руководства компании, то можно организовать корпоративную зону в стартовом городке, придумать активности, которые могли бы быть интересны как сотрудникам, так и гостям. В общем, было бы желание.
Как происходит набор участников?
Поиск потенциальных участников корпоративной эстафеты происходит всегда! Форматы разные, от информационных писем с красивой презентацией на почту в hr-департаменты, секретарям, директорам компаний, до личных встреч с участниками забегов на индивидуальные дистанции.
Некоторые приходят в корпоративную эстафету от своих партнёров, чтобы на трассе в рамках эстафеты посоревноваться и определить, чья команда быстрее. У всех свои цели и задачи, и это одна из главных ценностей формата! За чередой рабочих будней у людей, сотрудников разных отделов компаний появляются новые возможности, которыми нужно непременно пользоваться.
Как развивалась и менялась корпоративная эстафета?
В настоящее время эстафеты проводятся на всех крупных стартах Бегового сообщества — на полумарафонах и марафонах. На некоторых из них на смену корпоративному формату даже пришли эстафеты для всех желающих. Количество команд только на полумарафонах уже больше 50, а на марафоне в этом году превысило 100.
Сейчас корпоративная эстафета — это уже отдельное соревнование с особенными трофеями и медалями, подарками и признанием. У неё есть своя история и свои рекорды, свой фирменный стиль и уровень участников, свои фавориты и, конечно же, свои легенды. Рассказы от участников команд, как они стартовали, бежали, как передавали ленту и незабываемый финиш. Именно благодаря испытанным эмоциям и переживаниям участники будут ждать новую возможность выйти на старт в окружении друзей и коллег.
Корпоративная эстафета теперь проводится в рамках Московского полумарафона и Московского Марафона — для многих компаний это уже событие, которое есть в корпоративном календаре.
Илья Муратов (директор по маркетингу, IT-компания Цифра):
Уже четыре года подряд Московский Марафон и его корпоративная эстафета — это главное событие сезона, под которое мы подстраиваем все тренировки нашего бегового клуба. За две недели до старта мы устраиваем внутренние соревнования, чтобы отобрать пять самых быстрых атлетов. Обязательно следим, чтобы в команде было минимум трое атлетов не из московского офиса. Для участников из региональных офисов всегда берём хорошую гостиницу и окружаем отдельной заботой. Хотим, чтобы все видели, что попасть в команду эстафеты – это и весело, и комфортно, и престижно.
Для самих участников эстафета – это гораздо больше адреналина, чем при индивидуальном забеге. Чувство ответственности и драйв зашкаливают, а это увеличивает вероятность показать personal best. Во внутренних коммуникациях вокруг сборной можно разыграть много интересных историй. В нашем случае в команде всегда собираются коллеги из разных офисов и городов. Это хороший повод напомнить, что, несмотря на удалённость друг от друга, мы работаем одной командой. А ещё мы устраиваем тотализатор с призами тем, кто угадает место и время.
Изменений много, мы всегда находимся в поиске новых возможностей. Сейчас для участия в эстафете представлены 2 пакета на выбор: Спорт и VIP. В зависимости от потребностей и возможностей можно выбрать соответствующий по комфортной цене.
Раньше участников эстафеты развозили на точки передачи эстафеты на автобусах и после завершения этапа отвозили обратно. Теперь, с увеличением количества команд, участники самостоятельно добираются на этапы и возвращаются обратно. Для этого у них в стартовый пакет входит проезд на метро.
Теперь на этапах эстафеты есть свои раздевалки и камеры хранения. Это минимизирует потерю вещей, а также помогает участникам в прохладную погоду чувствовать себя комфортно после финиша этапа.
С участниками корпоративной эстафеты на протяжении всего забега работает отдельный персонал — это персональный менеджер, а также судьи на этапах, волонтёры и персонал камер хранения. Все они заботливо сопровождают участников от старта до финиша.
Изменилась форма предоставления информации для участников. Теперь справочник участника эстафеты отправляется на электронную почту каждому члену команды, а также накануне забега рассылаются информационные письма с главной информацией о предстоящем событии.
Появился сайт корпоративной эстафеты со всей необходимой информацией по корпоративным забегам, на этом же сайте можно заполнить заявку на участие в том или ином забеге.
Организация корпоративной эстафеты — немного о процессах
Работа с корпоративными клиентами — это большая ответственность. Важно продумать всё до мелочей. А ещё – постоянно быть на связи с представителями команд.
Работа делится на несколько основных блоков:
1. Поиск новых компаний, подготовка презентаций и информационная рассылка.
2. Работа с документами.
3. Подготовительная работа к каждому забегу (распределение точек передачи эстафеты на трассе, заказ транспорта и всего необходимого оборудования, осуществление подбора и подготовка персонала для работы с корп клиентам, подготовка необходимых материалов для команд, планирование маршрутов транспорта для осуществления бесперебойной работы точек передачи эстафеты во время забега и многое из того, что на первый взгляд и не видно).
4. Сбор и оформление заявок от команд. Регистрация. Согласование договоров, макетов.
5. Подготовка к выдаче стартовых пакетов.
Как выглядит процесс регистрации компании на эстафету?
Команды регистрируются либо через, сайт либо по электронной почте, либо по телефону приходит запрос от компании, предварительно бронируется место на определенное количество команд и начинается согласование документов, оплата. Далее нужно заполнить форму с составом команды. После чего в дни выдачи стартовых пакетов капитаны команд или представители компании приезжают с комплектом необходимых документов и получают от меня лично пакеты на каждого члена команды, предварительно согласовывая последовательность участников в команде, так как это важно. Выдача производится в отдельной зоне корпоративной эстафеты.
Накануне старта проводится брифинг для капитанов команд. Я рассказываю про правила эстафеты, трассу, расположение точек передачи и отвечаю на вопросы.
Как выглядит процесс работы на самой площадке?
Это самый энергозатратный и волнительный период на протяжении всей подготовки к мероприятию, сжатый в несколько часов. В зависимости от разных факторов день начинается очень рано (около 4 утра) или просто продолжается следующий, а ты плавно переходишь из дня накануне в день старта.
Утром нужно проверить готовность корпоративной зоны. Проконтролировать выезд грузового транспорта с оборудованием на точки передачи, встретиться с персоналом эстафеты. Каждого нужно зарядить хорошим настроением для успешной работы, проговорить основные моменты. Также утром приезжают технические автобусы на загрузку камер хранения, воды. На них же персонал уезжает на дистанцию для подготовки этапов для работы. После этого открывается стартовый городок, нужно встречать участников первого этапа, собирать их для выдачи эстафетных лент.
В этом непростом деле мне всегда помогают волонтёры, которые также работают только с корпоративной эстафетой. Далее ведём участников в стартовый коридор в отдельный кластер эстафеты. Затем – старт и томительное ожидание отсечки с первой точки передачи эстафеты с результатами промежуточных лидеров. И так далее от точки до точки до самого финиша. Лидеров встречаю на финише всегда — поздравляю и вывожу через отдельный коридор, в котором вручаются медали.
Чем эстафеты Бегового сообщества отличаются от остальных?
В эстафетах Бегового сообщества есть максимальная поддержка на любом этапе взаимодействия, постоянная работа над улучшением условий участия. Это позволяет нам не только сохранять, но и увеличивать количество команд на эстафетах разного формата.
Почему используются эстафетные ленты, а не палочки, например?
Эстафетная лента взята с экидена, как символ передачи эстафеты. С палочкой бежать длинную дистанцию неудобно, а ещё на ленту есть возможность нанести логотип компании.
Сама лента за последние годы пережила несколько изменений. Меняли длину, варианты нанесений, элемент фиксации на теле, размещение в ней чипа и вот в этом сезоне лента вроде отвечает всем основным запросам.
Кстати, эстафетные ленты команды забирают себе — отличное дополнение в копилку корпоративного музея.
Коридоры передачи эстафеты. Как они устроены и почему именно так?
Коридоры — это основная зона, в которой передаётся эстафетная лента. Лента должна передаваться только внутри коридора — это основные правила. Зона передачи эстафеты состоит не только из коридора, помимо него для участников эстафеты на трассе есть специальный информационный стенд — джокер, который указывает, что коридор передачи будет через 100 метров и участнику нужно подготовиться к передаче (сместиться на нужную траекторию, надеть ленту, если снял во время забега).
Далее перед коридором возвышаются две колонны с соответствующим цветовым индикатором и номером этапа. После них начинается и сам коридор. Это фанбарьеры, которые выставляют друг за другом в линию. Ширина коридора примерно 2 метра. А длина может достигать 50 метров. Коридор заметен на дистанции своим оформлением, так как барьеры украшены разноцветными баннерами логотипов партнеров и компаний, а также цветными флагами с указанием номера этапа.
Коридоры выстраиваются параллельно направлению основного забега, чтобы не мешать индивидуальным участникам. Для многих они также являются ориентирами км на трассе.
Зачем нужны корпоративные шатры?
Мне кажется, это отличное дополнение к общему восприятию компании на забеге. Для участников компании это может быть и местом сбора и тем самым комфортным уголком, кто предпочитает именно такие условия. Корпоративный шатер, на мой взгляд, — это больше не про статус (хотя и про него тоже), а про комфорт и заботу о своих коллегах, про удобство и возможности позвать с собой на забег партнёров, коллег, родственников и детей.
Чтобы они почувствовали эту невероятную энергию от тысяч бегущих людей, чтобы они обязательно порадовались за вас и каждого из вашей команды, разделили эмоции и переживания этого прекрасного дня, сделали фотографии и непременно запланировали участие вновь.