Стратегическая сессия - это специальное мероприятие, на котором члены команды собираются, чтобы совместно обсудить и определить стратегические приоритеты, цели и долгосрочное видение компании или проекта.
Стратегическая сессия способствует созданию общего видения и понимания среди членов команды, помогает выявить возможности и риски, а также создает четкий план для достижения стратегических целей. Она может проводиться ежегодно или при необходимости, чтобы пересмотреть и адаптировать стратегию в ответ на изменяющиеся условия и вызовы.
Стратегическое планирование - это фундамент успешного бизнеса.
Условно стратегические сессии можно разделить по целям, которые ставятся на мероприятие.
1. Стратегическая сессия-планирование: Выработка целей компании
Эта сессия - ключ к пониманию того, куда движется ваш бизнес. Это процесс, где вы собираетесь с топ-менеджментом и владельцами компании, чтобы определить, какие цели стоят перед вами. Это не массовое мероприятие, а мероприятие для тех, кто принимает стратегические решения. Здесь вы анализируете текущее состояние компании и определяете, куда ей двигаться.
2. Создание Видения - Форсайт (прогнозирование будущего)
Мы предлагаем вам шагнуть в будущее и определить возможности, которые вас ждут. Форсайт - это мероприятие, где эксперты разных областей собираются, чтобы предсказать тренды и изменения в мире. Это как взгляд в хрустальный шар, который позволяет выбрать правильное направление для вашего бизнеса.
3. Стратегическая сессия: Повышение вовлеченности и командообразование
Стратегическая сессия не только о целях и планах. Она также может стать инструментом для повышения вовлеченности сотрудников. Это место, где вы можете делегировать ответственность и включить свою команду в разработку стратегии. Это также может быть ключевым этапом при внедрении изменений в компании.
Распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться компании при проведении стратегических сессий, включают:
1. Разные понимания целей
- Нечетко сформулированные цели.
- Несогласованность в восприятии желаемых результатов.
2. Процедурные препятствия
- Отсутствие процедуры согласования и утверждения результатов.
- Выход за рамки установленного времени из-за отсутствия навыков проведения дискуссий.
3. Информационная неподготовленность
- Недостаточный уровень информированности участников.
4. Эмоциональные и иерархические барьеры
- Эмоциональное сопротивление участников.
- Иерархические преграды для свободного обмена мнениями.
5. Отсутствие последующих шагов
- Основная проблема - отсутствие результатов после завершения сессии.
Некоторые из этих проблем могут быть решены с помощью консультантов. Однако, не все. Решение некоторых из них требует самостоятельных усилий и компетенций. Мы предлагаем вам ключи к успешной стратегической сессии, где результаты превзойдут ожидания, а боли не будет.
Я убежден, что приглашение дипломированного ведущего не является залогом успеха. Важнее правильная подготовка и планирование.
Подготовка к стратегической сессии: Этапы успеха
1. Цели и планирование.
Даже если это небольшая сессия для вашего подразделения, определите четкие цели и задачи. Планирование - ключ к успеху.
2. Роль фасилитатора.
Фасилитатор - ваш гид в мире стратегии. Он создает комфортные условия для обсуждения и достижения целей. Он организатор процедуры и групповой психолог в одном лице. Его задача - поддерживать атмосферу и управлять обсуждениями.
3. Регуляция динамики группы.
Фасилитатор следит за групповой динамикой и ведет обсуждение, помогая участникам вырабатывать и согласовывать решения.
Результат: Подготовьтесь к стратегической сессии правильно, и вы получите не просто мероприятие, а инструмент для достижения ваших целей.
Зачастую, чтобы обеспечить успех стратегической сессии, требуется внешняя помощь.
Как выбрать ведущего стратегической сессии?
Вот несколько ключевых факторов, которые следует учесть:
1. Опыт. Первоочередным критерием является опыт. Важно, чтобы организатор стратегической сессии обладал опытом разработки и проведения подобных мероприятий. Подробно обсудите его прошлые задачи и достижения. Модель STAR, используемая для структурированных интервью, может помочь в оценке его способности.
2. Понимание бизнеса. Фасилитатору не обязательно знать ваш бизнес вдоль и поперек, но важно, чтобы он имел опыт работы с подобными компаниями. Понимание процессов и контекста бизнеса поможет ему лучше интегрироваться в вашу среду.
3. Коммуникативные навыки. Важно, чтобы фасилитатор был комфортным собеседником, особенно для верхнего руководства компании. Эффективное взаимодействие и способность сглаживать потенциальные конфликты являются важными навыками.
4. Партнерская позиция. Фасилитатор должен иметь консультативную позицию, где он понимает свои возможности, но также готов идти на поводу у клиента ради его блага. Партнерская и уверенная позиция в общении важна для успешного ведения сессии.
5. Работа в Команде. Если вам требуется команда фасилитаторов, удостоверьтесь, что каждый из них обладает необходимой компетентностью. Главный фасилитатор должен быть способен координировать работу всей команды, чтобы гарантировать успешное проведение сессии.
Все эти вопросы могут быть прояснены в ходе первой встречи с организатором стратегической сессии, когда вы обсуждаете цели и задачи вашей стратегической сессии. Это поможет вам сделать правильный выбор и обеспечить успешное проведение сессии.
Как успешно организовать стратегическую сессию
Организация стратегической сессии требует внимательного планирования и подготовки. Хочу поделиться с вами несколькими ключевыми шагами, которые помогут вам добиться успешных результатов.
1. Четко определите Цель
- Сформулируйте желаемый результат сессии.
- Обязательно сделайте цель конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени (SMART).
- Подумайте, какой результат устроит вас, даже если не все пойдет точно по плану.
2. Разработайте Задачи
- Разбейте цель на несколько блоков или задач.
- Определите, какие темы будут обсуждаться на сессии.
- Установите критерии для измерения выполнения этих задач.
3. Управляйте Временем
- Оцените, сколько времени потребуется на каждую задачу или тему.
- Рассмотрите форматы обсуждения, которые могут помочь вам сэкономить время.
- Подумайте, насколько можно гибко относиться к временным рамкам.
4. Фиксируйте Результат
- Определите, как и в каком виде будут зафиксированы результаты сессии.
- Опишите шаги, которые должны быть предприняты после сессии, чтобы результаты начали работать.
5. Установите Процедуры
- Решите, какие процедуры и форматы обсуждения будут использоваться.
- Подготовьтесь к ситуации, если участники не смогут прийти к консенсусу.
- Разработайте подход к решению возможных дисциплинарных вопросов.
6. Обратите внимание на Людей
- Определите, кто будет отвечать за каждый блок задач.
- Разберитесь, кто должен быть присутствующим на сессии и в какой роли (участник, наблюдатель, эксперт).
- Разработайте план управления групповой динамикой, включая решение возможных проблем, таких как отсутствие интереса, гиперактивность и конфликты.
7. Обеспечьте Ресурсы
- Позаботьтесь о необходимых ресурсах для комфортной работы всех участников (помещение, техническое оборудование и другие материалы).
- Определите, какую информацию необходимо предоставить участникам сессии.
Эти ключевые шаги помогут вам подготовиться к стратегической сессии и максимально эффективно использовать ее потенциал.
Планирование стратегической сессии
Подготовка плана включает в себя решение важных вопросов. После определения количества задач и оценки времени на их выполнение, можно приступить к созданию первой версии программы. С последующим детализированием и насыщением ее смыслом.
Важно при планировании времени для каждого блока учесть возможность дополнительных 10%. Кроме того, необходимо учитывать, что форматы, требующие согласования или вовлечения участников, обычно требуют больше времени. Например, проведение серии каскадных рабочих групп, которые завершаются представлением результатов своей работы через презентации и последующее сведение их результатов в единый документ, занимает значительное количество времени. Несмотря на это, это важный шаг, так как без него существует риск снижения мотивации участников или появления сопротивления на следующих этапах.
Еще одним обязательным элементом плана стратегической сессии являются мероприятия, направленные на управление эмоциональным состоянием участников. Эти активности должны быть предусмотрены в начале, середине и в конце сессии, так как психическая энергия участников играет важную роль и не должна быть недооценена.
Использование методов визуализации в стратегической сессии
Мы, люди, в большинстве своем, визуалы. Эта особенность нашей природы помогла нам выживать в мире. Так что, чтобы ваша стратегическая сессия была успешной и не утонула в бесконечных дебатах или не лишилась динамики, необходимо обратить внимание на визуализацию. Хотя графики финансовых показателей полезны, но можно сделать гораздо больше.
Один из стандартных инструментов стратегической сессии - это использование таблиц и пустографок, которые структурируют групповые дискуссии и формируют их результаты. Однако существует более продвинутый подход - использование так называемых "бизнес-салфеток". Это специальные формы, предоставляющие структурированный план, а также содержащие стимулирующую информацию. Такая форма не только направляет участников к желаемым результатам, но и обогащает сессию визуальными и стимулирующими элементами, что делает ее более интересной и продуктивной.
Этапы подготовки стратегической сессии
Исходя из моего более чем 10-летнего опыта, предлагаю следующие ключевые этапы подготовки к стратегической сессии. Особое внимание следует уделить срокам разработки программы и подготовке докладов, так как неправильное планирование или желание ускорить процесс могут привести к неэффективному проведению сессии.
1. Формулирование Цели и Задач Сессии
- Определение желаемых результатов и их форматов.
Рекомендуется начать не менее чем за 1,5 месяца до сессии.
2. Определение Даты, Места и Подбор Площадки
- Знакомство с кандидатами на роль ведущего стратегической сессии.
Рекомендуется начать не менее чем за 1,5 месяца до сессии.
3. Окончательный Выбор Ведущего и Определение Блоков Программы
- Определение необходимых докладов.
- Формирование первого черновика программы.
- Бронирование помещения.
Рекомендуется начать не менее чем за 1 месяц до стратегической сессии.
4. Проработка Программы и Подготовка Докладов
- Определение формата вывода результатов после дискуссий.
- Подготовка докладов и выступающих.
- Определение дополнительных блоков программы, таких как фуршеты и тимбилдинг-мероприятия.
Рекомендуется начать за 2 недели до мероприятия.
5. Формирование Списков Рабочих Групп и Подготовка Фасилитаторов
- Подготовка внутренних или приглашенных фасилитаторов.
- Отработка ключевых активностей на фокус-группах (если требуется).
- Печать необходимых материалов.
Рекомендуется начать за 7-4 дня до сессии.
Оставшееся время до сессии следует использовать для подготовки и организации. Не забывайте о резервном времени на случай непредвиденных обстоятельств.
Когда и где проводить стратегическую сессию?
Точно не стоит проводить стратегическую сессию в период кризиса, когда компания борется за выживание, и не в момент, когда страх перед будущим парализует владельцев. Также не рекомендуется проводить стратегическую сессию в условиях чрезмерной внешней нестабильности, которая делает прогнозирование трудным.
Исключением являются случаи стартапов, где абсолютно новые продукты или услуги предоставляются на несформированном рынке и прогнозирование является сложной задачей.
Во всех остальных сценариях, независимо от задач (будь то установление целей или увеличение вовлеченности), стратегическую сессию можно и нужно планировать и проводить.
Длительность стратегической сессии
Следует планировать стратегическую сессию, которая продлится не менее одного дня. Этот временной промежуток дает возможность всем участникам полноценно погрузиться в тему, разработать и согласовать наилучшие решения, создать дорожные карты и распределить ответственность.
Важно отметить, что некоторым руководителям свойственно оперировать только краткосрочными задачами. Поэтому компаниям, которые впервые организуют стратегическую сессию, стоит включить в программу модули, позволяющие постепенно погружаться в процесс, адаптироваться к необходимости заглядывать в будущее и проводить системный анализ. Анализ и инструменты прогнозирования (например, SWOT- или PEST-анализ) требуют времени и внимания.
Кроме того, выработка стратегических целей часто сопровождается дискуссиями о корпоративной культуре и формулированием философии компании. Поскольку корпоративная культура и стратегия фирмы взаимосвязаны и взаимозависимы, на это также требуется дополнительное время.
Наши рекомендации обычно включают организацию сессий, длительностью 2-3 дня. Большее количество времени позволяет лучше поддерживать динамику группы и поддерживать высокий уровень вовлеченности участников. В случае, если у вас много блоков для обсуждения, лучше разделить их на отдельные стратегические сессии.
Выбор места для сессии Стратегического планирования
Вопрос выбора места для стратегической сессии обусловлен вашими целями и бюджетом.
В первую очередь, необходимо определить цели сессии. Если у вас ограниченный круг участников и ограниченное время для разработки решений и целей, кабинет генерального директора или уютная переговорная могут быть идеальными местами. По нашему опыту, такие сессии часто оказываются эффективными. Они обеспечивают оперативность и низкие затраты.
Однако, если у вас есть дополнительные задачи, такие как создание команды, повышение лояльности, придание важности мероприятию, необходимость организации совместного отдыха, или участие большого числа людей, то лучше рассмотреть вариант проведения сессии за пределами офиса. Это может включать в себя аренду конференц-зала или место в пансионате.
Помните, что выбор места зависит от ваших уникальных потребностей и целей для стратегической сессии.
Необычные места для стратегических сессий: Вдохновение в Экзотике
В нашей практике, мы проводили стратегические сессии на самых необычных и захватывающих местах. Некоторые корпоративные события отправлялись за пределы страны в поисках вдохновения. Мы организовали стратегические сессии в местах, таких как Черногория, Армения, Тайланд. В некоторых случаях, мы внедряли приключения, такие как квесты на местности, чтобы добавить элемент игры в стратегическое планирование.
Для ценителей экзотики и приключений, мы предлагаем альтернативные варианты, такие как сплав на плотах. Это необычный способ объединить стратегическую сессию с увлекательными приключениями и туризмом.
Наша философия заключается в том, чтобы создать уникальные и вдохновляющие среды для вашей стратегической сессии, которые помогут вашей команде видеть вещи по-новому и вдохновляться для достижения больших целей.
Что после стратегической сессии: Превращая Решения в Действия
Проведение стратегической сессии — это всегда ответственное мероприятие, которое должно стать отправной точкой для будущего вашей компании. Как она пройдет и что произойдет с ее результатами определяет путь, по которому двигается компания.
В нашей практике мы сталкивались со случаями, когда успешно проведенная сессия приводила к формированию талантливых решений и активной вовлеченности участников, но затем эти решения оставались лишь на бумаге. В некоторых случаях сотрудники могли даже отвергать разработанные решения.
Поэтому нашим приоритетом после завершения стратегической сессии является окончательная детализация решений и их последующая реализация. Это включает в себя не только эффективное управление изменениями, но и широкое вовлечение всего коллектива компании в процесс воплощения решений в реальность.
Тема управления изменениями и внедрения стратегических решений - заслуживает отдельной статьи, и мы обязательно вернемся к ней в будущем материале.
Если у вас остались вопросы по проведению стратегической сессии, оставьте заявку на бесплатную консультацию на нашем сайте.
***
Нажимайте 👍 "палец вверх" в конце статьи и оставляйте ваши вопросы в комментарии. Больше полезных материалов для фаундеров бизнеса на моем TG-канале. Делюсь своими практическими знаниями, которые базируются на опыте сотен успешных компаний. Присоединяйтесь!