Регулярная запись целей и задач от руки способна улучшить эмоциональное и физическое состояние человека. Эксперимент преподавателя Техасского университета Джеймса Пеннебейкера показал, что использование бумажного дневника может снизить уровень стресса, стабилизировать давление и повысить работоспособность. Чтобы помочь вам стать эффективнее, мы подготовили готовые шаблоны, которые можно скачать и распечатать.
Планер на день
Шаблон в удобном формате А4 для детального ежедневного планирования. В таком ежедневнике можно составить подробное расписание и отметить первостепенные дела. Наличие временной шкалы позволит рационально распределить задачи на день.
Есть 2 варианта на выбор: вертикальный и горизонтальный. В первом шире строки, а значит больше места для задач, можно расписать все планы максимально подробно. Во втором есть свободные строки и большое поле сверху. На строках можно оставлять заметки и записывать идеи, а сверху указать цели и привычки. Еще одна особенность горизонтального шаблона - лист разделен на 2 половины, его можно сложить пополам и делать записи с двух сторон.
Компактный шаблон с ежедневным расписанием не займет много места, его можно носить с собой, аккуратно сложив в записную книжку или просто в сумку.
Планер на неделю
Универсальный шаблон для составления расписания на всю неделю. Если вам не требуется детально расписывать каждую задачу или строить долгосрочные планы, то это идеальный вариант.
При планировании на неделю старайтесь не перегружать расписание. Оставляйте свободными хотя бы час-полтора в день. Вероятно появятся срочные непредвиденные дела, которые способны разрушить все планы. Благодаря “окну” вы сможете без потерь встроить их в свое расписание.
У недельного планера есть раздел для привычек. На полях записывайте название полезных привычек, которые хотите внедрить, а в кружочках отмечайте дни выполнения. Таким же образом можно отслеживать и вредные привычки.
Планер на месяц
Лаконичный планер для фиксации целей и приоритетных дел, который позволяет наглядно отобразить все планы на месяц вперед. Шаблон представляет из себя простую табличку, разбитую по дням недели. Вверху есть поле для указания месяца и записи заметок. В шаблоне есть все необходимое для долгосрочного планирования.
В шаблоне на месяц можно записать дни рождения, встречи с друзьями и близкими, записи ко врачу и другие редкие, но важные события, о которых нельзя забывать. В таблице удобно отмечать расписание тренировок, занятия йогой или медитацией - вообще все, что связано со спортом и здоровым образом жизни. Что касается работы, здесь можно проставить сдачу проекта и другие дедлайны, а также деловые встречи и корпоративы.
Заполняя планер на месяц, не стоит углубляться в детали, иначе пропадает его главное преимущество - наглядность. В плотном расписании на целый месяц сложно отличить первостепенные задачи от рутины.
Bullet Journal
В Bullet Journal можно записывать задачи, информацию о встречах, важные мысли и вообще все что угодно. Это идеальный ежедневник. так как каждый сам решает, как он будет выглядеть.
На листах с буллетами можно составить план на неделю, месяц или ближайшие полгода. Требования к вариантам на неделю и месяц примерно такие же, как и в случае с планером. А в полугодовой план обычно вносят наиболее важные даты, события, дни рождения или дедлайны. При желании можно создать полноценный дневник, вставив несколько распечатанных шаблонов в папку.
В интернете есть различные варианты оформления Bullet Journal: с календарем, с трекером привычек, с таблицами разного размера и формата. Если хотите красиво и наглядно оформить записи, вам понадобятся канцелярские принадлежности:
- цветные маркеры для выделения;
- карандаш и ластик для набросков;
- линеры для рисунков.
Матрица Эйзенхауэра
Таблица помогает классифицировать задачи по двум критериям: по важности и срочности. Подойдет для приоритезации как рабочих задач, так и личных дел.
Матрица состоит из 4 ячеек:
- важные и срочные;
- важные, но несрочные;
- срочные, но неважные;
- несрочные и неважные.
В каждую ячейку внесите задачи с учетом их важности и срочности. Особое внимание уделите важным и срочным делам, их стоит выполнить в первую очередь. Важные, но несрочные рассчитаны на долгосрочный результат, о них не стоит забывать, но выполнение можно отложить. Срочные, но неважные задачи могут показаться приоритетными, но они не приблизят вас к достижению стратегических целей. По возможности такие задачи стоит делегировать. Неважные и несрочные задачи можно спокойно отложить или вовсе вычеркнуть из списка.
Листы для заметок и чек-листов
Простой инструмент с привычными буллетами и строками. Шаблон подойдёт как новичкам, так и профи в тайм-менеджменте. По сути это чистый лист, который предоставляет полный простор для творчества.
В шаблоне удобно:
- составлять списки и чек-листы;
- делать наброски,
- записывать идеи и заметки.
Листы можно использовать как черновик для расписания: выпишите сюда все дела, которые нужно сделать в ближайшее время. Когда список перед глазами, намного легче расставить приоритеты и определить порядок выполнения.
Основные правила планирования
Ставьте цели
Наличие правильных целей - залог эффективного тайм-менеджмента. Четкие и подробные цели позволяют грамотно расставлять приоритеты и акцентировать внимание на тех задачах, которые принесут желаемый результат. При постановке целей используйте метод SMART, который позволяет сформулировать достижимые и понятные цели. Суть метода заключается в его аббревиатуре. В ней зашифрованы 5 критериев, предъявляемых к целям.
Согласно методу SMART цель должна быть:
⁃ конкретной;
⁃ измеримой;
⁃ достижимой;
⁃ релевантной.
⁃ ограниченной по времени.
Соблюдение всех требований сделает ваши устремления более ясными и поможет сэкономить силы и время.
Расставляйте приоритеты
Даже самые продуктивные люди не в силах реализовать все свои планы и идеи. Приоритизация задач позволяет выделить самое главное и рационально распределить силы и время. Для расстановки приоритетов есть множество различных инструментов, но матрица Эйзенхауэра - один из самых простых и эффективных.
Делегируйте задачи
Делегирование - это поручение задач другим людям. Если задачи требуют слишком много времени и сил, или вы просто не хотите их выполнять, поручите их тем, кто справится с ними лучше и быстрее. Делегирование - это давно не прерогатива руководителей и бизнесменов, это простой способ разгрузить себя от вороха дел. Развитая сфера услуг позволяет освободиться от большинства повседневных задач: приготовление еды, уборка, стирка, ремонт - все это можно поручить специалистам. Если нет времени на готовку, еду можно заказать через приложение доставки, а для уборки обратиться в клининговую компанию или нанять домработницу, если позволяют средства. Та же ситуация с рабочими задачами - можно отдавать на аутсорс фрилансерам или профильным компаниям отдельные этапы проекта или проекты целиком.
Записывайте все задачи и идеи
Фиксируйте все поручения, интересные мысли и заметки сразу и желательно на одном носителе. Не ждите и не откладывайте, иначе рискуете забыть. Очень обидно, когда из-за простой невнимательности задача была просрочена или вовсе не выполнена, а гениальная задумка так и не воплотилась в жизнь. Короткий карандаш лучше длинной памяти.
Распределяйте задачи по временным блокам
При составлении плана на день используйте метод Time-blocking - определите для проекта или группы задач, объединенных общей темой, отдельный временной блок. Например, выделите полчаса на работу с почтой и рабочую переписку в мессенджерах. Это эффективнее регулярной проверки чатов и писем в течение дня. Выполнение однородных дел позволяет лучше сконцентрироваться и войти в состояние потока. Такое распределение времени поможет избежать отвлечений и сохранить продуктивность на высоком уровне.
Как получить максимальную пользу от планера
Получить максимум пользы от планирования можно при использовании бумажного планера в связке с электронным планировщиком. Ведение записей от руки полезно на первых этапах планирования - составлении общего списка дел и расстановки приоритетов. На бумаге легче сформулировать свои мысли.
Распечатки также подойдут и для фиксации первостепенных задач и целей. Например, в планер на месяц можно записать самые важные дела и закрепить его на видном месте - у рабочего стола или на холодильнике.
А вот выполнение текучки удобнее вести в таск-менеджере. Во-первых, таск-менеджер всегда под рукой, приложение можно скачать на компьютер, телефон, планшет и работать с любого устройства. Во-вторых, в приложении легче вносить коррективы в планы, переносить задачи из одного дня в другой и отмечать завершенные дела.
Работать с повторяющимися задачами, отслеживать полезные и вредные привычки удобнее в приложении. Напоминания не дадут забыть о привычках и важных делах. Задайте дату и время задаче, чтобы получить напоминание в нужный момент.
Также некоторые таск-менеджеры позволяет печатать списки задач. Например, в ЛидерТаске вы можете распечатать расписание из ежедневника.
Как это сделать:
- Выберите на календаре нужную дату.
- Задайте время всем задачам на этот день. Они должны отображаться на временной шкале ежедневника справа.
- Нажмите правой кнопкой мыши на серую панель над списком задач или над ежедневником и выберите функцию «Печать».
- В окне предварительного просмотра также нажмите «Печать».
Готово! Расписание на день у вас на руках. Теперь можно делать черновые записи и пометки на бумаге, а самое важное переносить в таск-менеджер.