В настоящее время большинство компаний используют транспортные средства для реализации своей деятельности. При добавлении транспорта в собственность фирмы и найм водителей необходимо организовать соответствующее структурное подразделение — транспортный отдел. Данное направление в компании считается легальным только в том случае, если работа отдела организована в соответствии с правилами действующих законов.
Особенности организации
Транспортный отдел утверждается владельцем компании и организуется путем формирования приказа руководителя. В самом подразделении обязательно присутствует начальник, который имеет высшее техническое образование и стаж работы на руководящей должности не менее 5 лет. У начальника должен быть заместитель, которым может выступать специалист по БДД.
В процессе работы транспортный отдел опирается на следующие нормативно-правовые акты:
- Устав компании.
- Актуальные законы.
- Внутренние постановления, указы, приказы.
- Методические рекомендации и иные материалы в отношении транспортных перевозок.
- Внутренние правила отдела и коллективный договор.
При работе отдела начальник учитывает мнение всех членов коллектива при принятии решений, впоследствии информируя сотрудников и коллег о вердикте в отношении тех или иных вопросов.
Как оценивать работу транспортного отдела
В процессе важно ставить определенные задачи, формировать разные функции. Спустя какой-либо период времени (например, пара месяцев, полгода или год) необходимо отслеживать, были ли достигнуты поставленные цели, реализованы функции. Именно это продемонстрирует, насколько качественно функционирует отдел.
Какие задачи могут быть у транспортного отдела
Структурное подразделение, отвечающее за перевозки и эксплуатацию транспорта, может руководствоваться следующими задачами:
- Разработка мероприятий, направленных на улучшение показателей деятельности отдела.
- Контроль выполнения функций и задач, корректировка планов в отношении перевозок и погрузочно-разгрузочных работ.
- Подготовка пакета документов БДД (включая профилактику ДТП, инструктажи и т.д.).
- Своевременное техническое обслуживание транспортных средств.
- Организация предрейсовых осмотров.
Основные функции
- Перевозка пассажиров и транспортировка грузов.
- Составление маршрутов для разных видов перевозок.
- Планирование графиков в отношении перевозок.
- Распределение обязанностей между водителями, механиками и другими сотрудниками транспортного отдела.
- Составление сметы предполагаемых расходов на ГСМ, ремонт, замену запчастей транспорта и т.д.
- Формирование грузопотоков для достижения целей, поставленных организацией.
- Ведение графиков, журналов и других необходимых документов.
- Контроль прохождения маршрутов, загрузки и выгрузки в соответствии с заранее разработанными планами.
- Формирование транспортной документации, ведение отчетов.
- Ремонт и техническое обслуживание транспорта.
- Контроль расходов ГСМ.
- Своевременный ремонт и обслуживание транспортных средств.
- Поддержание в порядке парковочных мест корпоративного транспорта.
- Разработка мероприятий, с помощью которых транспортный отдел работает лучше и эффективнее.
Что входит в транспортный отдел
Структура подразделения формируется и утверждается владельцем компании. Для штатного состава, количества транспортных средств, создаются отдельные приказы, которые учитывают объем работ и специфику деятельности предприятия. Например, транспортный отдел может состоять из информационно-диспетчерского бюро, экспедиционный группы, ремонтной мастерской с гаражом.
За распределение внутренних обязанностей в отделе отвечает начальник, при этом для должностей разрабатываются специальные инструкции. Все документы утверждает руководитель.
Благодаря нормативным документам в организации у каждого сотрудника есть четкие обязанности, личные цели и задачи, необходимые для стабильного функционирования компании. Например, если в транспортном отделе есть менеджер по логистике, данное лицо отвечает за приём заказов, проверку ведения документации, выбор маршрута и водителей для его выполнения, подбор подходящих ТС из имеющегося автопарка.
Когда компания четко ведет документацию, у организации не возникает проблем, а показатели эффективности возрастают. Благодаря этому предприятие пользуется уважением и популярностью у партнёров и клиентов, не имея проблем с законом и надзорными органами!