Если вы - бухгалтер на аутсорсе, эти советы помогут вам организовать свою работу и сделать ее более эффективной, простой и современной. А если вы - предприниматель и сотрудничаете с бухгалтером на аутсорсе, проверьте, следует ли он этим принципам.
Оптимизация рабочих процессов
Чтобы не забыть о важных событиях, можно использовать планировщик задач и календарь бухгалтера. Хорошо, если списки задач, даты уплаты налогов и подачи отчетов всегда будут находиться у вас под рукой. Держаться плана дел и соблюдать сроки очень важно, особенно если у вас большое количество клиентов с разнообразными налоговыми обязательствами и формами отчетности.
При возникновении сомнений стоит обращаться к справочно-правовым системам, где можно найти актуальные версии необходимых нормативных правовых актов (НПА) и, при необходимости, консультироваться с экспертами по вопросам бухгалтерии, налогообложения и юридическим вопросам.
Предпочтительно готовить отчеты заранее, чтобы избежать необходимости торопиться в ночь перед сроком. Такой подход позволит обнаруживать и исправлять ошибки до отправки отчетности.
Наконец, еще одна важная мера - создание графика документооборота. Потерянные или представленные с опозданием документы могут привести к необходимости внесения множества корректировок при подготовке отчетности в конце года. Ошибки в расчетах налоговых платежей могут повлечь за собой штрафы и пени.
Электронный обмен документами
Бухгалтер, работающий на аутсорсе, обычно не находится в офисе клиента, поэтому для него критически важно получать все важные документы в онлайн-формате. Для этой цели необходим специализированный сервис электронного обмена документами.
Сервис электронного обмена документами (ЭДО) облегчает оперативное взаимодействие и обмен как стандартизированными, так и нестандартизированными документами, независимо от местоположения отправителя и получателя. Что не менее важно - ЭДО обеспечивает безопасное хранение документов в цифровом формате. Электронный документ невозможно повредить, он не пропадет среди бумажных архивов и не подвержен выцветанию со временем. К нему можно обратиться в любой момент.
Правильная электронная подпись
Кто бы ни составлял и ни подписывал отчеты - будь то внутренний бухгалтер, руководитель компании или бухгалтерский аутсорсинг - для их отправки в электронном виде обязательно наличие электронной подписи. Контролирующие органы принимают только отчеты, подписанные с использованием электронной подписи.
В 2023 году были внесены изменения в процесс получения электронной подписи. Если вы - ИП без штата сотрудников и выполняете бухгалтерские услуги для других индивидуальных предпринимателей и организаций, вам потребуется электронная подпись от Федеральной налоговой службы (ФНС).
Если вы - сотрудник фирмы, предоставляющей бухгалтерские услуги, вам потребуется электронная подпись физического лица. Эту подпись можно получить в любом аккредитованном Удостоверяющем центре.
Сертификаты электронной подписи для юридических лиц, выданные сотрудникам в 2022 и 2023 годах, останутся действительными до 1 сентября 2023 года. Руководители компаний также смогут использовать старые сертификаты до их истечения срока действия, а новые будут выдаваться только Удостоверяющими центрами ФНС или их авторизованными представителями.
Для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата электронной подписи для ИП или физического лица. Создание отдельных сертификатов для каждой компании может вызвать путаницу при подписании и расшифровке отчетов. При этом важно, чтобы директор каждой организации выдал машиночитаемую доверенность на имя бухгалтера-аутсорсера.
Отчеты в электронной форме
Современному бухгалтеру на аутсорсе стоит обратить внимание на электронные отчеты, которые сегодня считаются обязательными. Различные контролирующие органы постепенно вынуждают предприятия перейти на электронное представление своей отчетности. Предпринимателям ограничивают возможность сдавать некоторые виды отчетов в бумажном виде. А Росстат с начала прошлого года и вовсе перестал принимать отчетность на бумаге.
Сдавать электронные отчеты можно разными способами - удобнее всего воспользоваться специализированным сервисом. Почему это удобно:
1. Экономия времени. Забыть о бесконечных очередях в налоговой помогает возможность формировать и предоставлять отчеты через интернет, прямо с рабочего компьютера.
2. Экономия места. Больше не нужно дублировать документы на бумаге и долгие годы их хранить. Все отправленные и полученные документы надежно сохраняются в памяти сервиса.
3. Подсказки. В редакторе отчетов представлены самые актуальные формы, соответствующие законодательству. А встроенный помощник готов предоставить подсказки по заполнению и сообщить обо всех возможных ошибках.
4. Защита данных. При передаче документов через технологический канал связи (ТКС) данные автоматически шифруются. Ключи для расшифровки доступны только контролирующим органам, которым адресована отчетность, что исключает несанкционированный доступ и вмешательство третьих лиц.
5. Облегчение взаимодействия с контролирующими органами. Любые запросы, акты сверки, разъяснения по законодательству и другую необходимую информацию можно получить онлайн.
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Так называется электронный документ, предоставляющий сотруднику полномочия для совершения определенных действий. МЧД выдает руководитель организации. МЧД - это электронная доверенность, составленная по обязательному утвержденному формату. Именно этим она отличается от бумажной доверенности. Однако цель у них одна - уполномочить сотрудника на выполнение конкретных задач.
Бухгалтер, работающий на аутсорсе, обязан иметь МЧД, чтобы иметь право подписывать отчеты от имени клиента. Поэтому важно напомнить клиентам о необходимости оформления такой доверенности.
В МЧД также может быть включено право передоверия, что регулируется статьями 17.2 и 17.3 закона № 63-ФЗ. Это дает доверенному лицу возможность передавать свои полномочия другим сотрудникам организации. Например, МЧД с правом передоверия на подписание документов может быть оформлена на руководителя фирмы, предоставляющей бухгалтерские услуги, и он может передать эти полномочия своему сотруднику. При использовании такой МЧД для подписания документов необходимо обязательно предоставить всю цепочку доверенностей, выданных в рамках передоверия, или информацию о ней, чтобы можно было отследить полный путь передачи полномочий.
Перед предоставлением отчетности важно отправить электронную доверенность в ФНС один раз. Аналогичный процесс используется и при передаче отчетов в Социальный фонд Российской Федерации (СФР). Перед представлением отчета следует направить МЧД в СФР, где ей будет присвоен номер, который потребуется указать при сдаче отчетности.