ТОП 5 советов для повышения продуктивности на рабочем месте

1. Упростите окружающую обстановку

• Проблема. В вашем рабочем пространстве слишком много всего происходит, и это отвлекает.
• Решение. Найдите простые способы управлять обстановкой. Сосредоточьтесь на том, что вы можете контролировать, и начните с этого.

Работаете ли вы дома или из офиса, рабочее пространство играет важную роль в том, насколько продуктивным и сосредоточенным вы сможете быть. В 2020 году рабочие пространства существенно изменились, когда пандемия COVID-19 неожиданно вынудила многих из нас учиться работать дома. Возможно, у вас не было достаточно времени на то, чтобы создать дома комфортную для работы обстановку — и если так, то вы не одиноки.

В апреле 2020 года был создан опрос 5000 тысяч работников во всём мире, чтобы узнать, насколько изменилась их жизнь с переходом к работе из дома. Выяснилось, что у 53% участников опроса не было отдельного стола, компьютера или ноутбука, а также надёжного интернет-соединения, а 43% работали на кухне, на диванах и даже в кроватях.

Где бы вы ни работали, постарайтесь сократить внешние отвлекающие факторы, чтобы было проще концентрироваться на насущных делах. Чтобы добиться этого, лучше начать с малого. Например, если вас часто отвлекает шум, попробуйте шумоподавляющие наушники. Если у вас нет хорошего рабочего кресла, попробуйте использовать подушку для поясницы. Упрощая рабочую обстановку и находя способы избавиться от отвлекающих факторов, можно сосредоточиться и работать в потоке.

2. Попробуйте использовать стратегии управления временем

• Проблема. У вас появились плохие привычки, связанные с прокрастинацией.
• Решение. Победите прокрастинацию с помощью проверенных методик управления временем.

Все люди склонны к прокрастинации. И это не обязательно плохо — на самом деле, прокрастинация часто помогает нам быть счастливее и принимать более качественные решения. Но, когда речь идёт о повышении производительности и выполнении важной работы, следует ограничить прокрастинацию по времени, чтобы не проводить весь рабочий день в социальных сетях.

Техники управления временем — это способы проанализировать предстоящую работу, чтобы настроиться на неё, сократить прокрастинацию и повысить продуктивность. Даже если просто с заранее спланировать выполнение стоящих перед вами задач, это поможет сосредоточиться. Есть несколько методик управления временем, созданных для повышения продуктивности, в том числе:

• Метод помидора. Чтобы начать использовать метод помидора, поставьте таймер на 25 минут и начните работать. Когда 25 минут истекут, сделайте пятиминутный перерыв, который лучше всего потратить на движение: например, вы можете дойти до кухни и найти что-нибудь, чтобы перекусить (хотя можно и полистать социальные сети, если вам этого хочется). Повторяйте 25-минутные периоды работы и пятиминутные перерывы четыре раза. После четвёртого интервала сделайте перерыв подольше, от 20 до 30 минут. Почему такой подход называется методом помидора? Эта стратегия управления временем появилась в Италии, где традиционно используются кухонные таймеры в виде помидоров.
• Принцип Парето. Правило 80/20, довольно простой. Согласно этому принципу, вы тратите 20% своего времени на выполнение 80% работы. Применяя принцип Парето к управлению временем, вам нужно сначала выполнять те 80% работы, которая занимает 20% времени. Избавитесь от тех задач, которые занимают мало времени, вы будете чувствовать, что уже чего-то добились, и вам будет легче сосредоточиться на основной работе на день (то есть на тех 20% работы, которые занимают 80% времени).
• Доведение дел до конца. Метод доведения дел до конца был разработан Дэвидом Алленом в начале 2000-х. Следуя этой методике управления временем, вы записываете всю работу, которую нужно выполнить, и затем разбиваете её на более мелкие элементы, если это необходимо. Так вам не нужно будет держать все задачи в голове и мысленно определять их приоритет, вместо этого вы видите всё в одном месте и работаете с задачами. Для использования методики доведения дел до конца вам нужна система записи задач, например, инструмент управления задачами.
• Съешьте лягушку. Принцип управления временем "Съешьте лягушку" основан на знаменитой цитате Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Согласно этому принципу вы должны приступать к наиболее сложной работе в самом начале рабочего дня, пока вами ещё не овладела прокрастинация. Когда вы закончите эту сложную работу, всё остальное будет казаться намного более приятным, как и всё, что попало бы вам в рот после лягушки.

3. Перестаньте создавать видимость работы

• Проблема. Работа по организации работы не даёт команде работать продуктивно.
• Решение. Попробуйте организовать для сотрудников единый источник достоверной информации с помощью инструмента повышения производительности чтобы им было проще работать над тем, что действительно важно.

Работа по организации работы является основной причиной большого количества бессмысленных действий. В офисе это часто неважные, но занимающие много времени задачи, повторяющаяся работа, а также затянутые процессы поиска информации и получения согласований. Когда непонятно, кто, когда и что должен сделать, мы тратим много времени на непродуктивные дела.

Чтобы избавиться от бессмысленной работы, создайте для сотрудников единый источник достоверной информации обо всех задачах. Когда все видят картину в целом и могут самостоятельно делать выводы, больше энергии тратится на продуктивный совместный труд, а объём работы по организации работы сокращается.

Используя инструмент для управления работой, можно стандартизировать и централизовать рабочие процессы. Работайте над большими идеями без второстепенных задач. Вместо того чтобы гоняться за согласованиями, вы сможете видеть, как у вашего руководителя или других участников процесса идут дела, в задаче согласования. Вместо того чтобы писать письмо с вопросом о том, когда коллега закончит работу над задачей, вы сможете отслеживать ход её выполнения на общей платформе по управлению работой. Снижая количество бессмысленного труда, вы освобождаете время для продуктивной работы над важными задачами.

4. Используйте наиболее продуктивные часы по максимуму

• Проблема. У вас множество встреч в течение дня, поэтому, когда вы всё-таки соберётесь заняться работой, коротких промежутков между встречами не хватает, чтобы сосредоточиться.
• Решение. Планируйте встречи так, чтобы они шли подряд. Это позволит сосредоточиться на работе во время наиболее продуктивных часов.

Если вы хоть раз отвечали на вопрос, сова вы или жаворонок, то понимаете, что наиболее продуктивное время дня у всех разное. Кому-то нравится разобраться с делами с самого утра и им проще сфокусироваться на задачах в это время. Кто-то предпочитает выделять время для глубокого погружения в работу после обеда. Если вы понимаете, когда вы наиболее продуктивны, вам будет проще структурировать свой день и проводить его с пользой.

Разобравшись, когда лично вы наиболее продуктивны, добавляйте «время для сконцентрированной работы» в календарь на эти часы. Тогда вместо частых встреч в течение всего дня у вас будет расписание, позволяющее полностью погружаться в продуктивную работу. Выделать «время для сконцентрированной работы» в календаре можно вручную или же с помощью приложения для управления календарём, например, Clockwise, позволяющее автоматизировать эту работу. В любом случае, попробуйте оптимизировать свой график, чтобы эффективнее использовать наиболее продуктивное время.

Также можно составить расписание на неделю так, чтобы один из дней был полностью свободен от встреч. Погружение в работу — это любой отрезок времени, когда вы можете работать, ни на что не отвлекаясь. Когда вам не нужно беспокоиться о совещаниях, можно больше времени посвятить продуктивной работе.

5. Избегайте многозадачности

• Проблема. Вы работаете над несколькими задачами сразу, но на всё это уходит очень много времени.
• Решение. Беритесь за одну задачу за раз, чтобы добиться состояния потока.

Любопытный факт: на самом деле люди плохо справляются с многозадачностью. Когда вы пытаетесь делать два дела сразу, ваш мозг намного медленнее обрабатывает информацию по обеим задачам. В результате вместо того, чтобы сделать что-то одно хорошо, вы делаете два дела, но хуже.

Откажитесь от решения нескольких задач одновременно, концентрируйтесь только на одном деле, и вы сразу отметите прирост продуктивности. Позаботьтесь в том, чтобы у вас было достаточно времени для глубокого погружения в работу. Это позволит вам достичь состояния потока. Состоянием потока называется полное погружение в работу, когда вы трудитесь с большей энергией, вовлечённостью и радостью. Такое состояние не только помогает справляться с работой быстрее, оно раскрывает творческий потенциал и повышает вовлечённость.

Вот несколько простых советов, которые помогут избавиться от привычки делать несколько дел сразу и добиться состояния потока:

• Избавьтесь от отвлекающих факторов: положите телефон экраном вниз и отключите уведомления из социальных сетей и мессенджеров на компьютере.
• Перед началом работы перекусите, сходите в туалет и налейте себе стакан воды, чтобы не отвлекаться из-за физического дискомфорта.
• Слушайте успокаивающую музыку, если она помогает вам сосредоточиться. Выбирайте музыку без слов или на языке, на котором не говорите.
• Придумайте, как себя развлечь, если вам становится скучно. Если вы занимаетесь рутинными или слишком простыми задачами, попробуйте сделать их немного увлекательнее: считайте, сколько времени у вас уходит, соревнуйтесь с собой или ищите повторяющиеся элементы в работе, чтобы отогнать скуку.