Есть мнение, что без регулярных совещаний в компании ничего не будет работать. Авторы исследования «Удивительный эффект дней без совещаний» из Массачусетского технологического института утверждают обратное: сокращение количества встреч ведет к повышению производительности. Вот как это работает.
Понять, что меньше встреч — выше производительность
Сотрудники не любят совещания, потому что они неэффективны и скучны. С одной стороны, руководство держит руку на пульсе, с другой — в этот день сотрудник не берется за крупную задачу, потому что боится не успеть закончить ее до начала собрания. Добавьте к этому, что во время встречи никто не работает, а кто-то просто сидит в телефоне.
Если освободить сотрудников от встреч хотя бы на один день в неделю, то их продуктивность вырастет на 35%. А если на два — то на все 70%. Вместе с продуктивностью растет самостоятельность, вовлеченность в работу и удовольствие от нее, улучшается коммуникация и снижается количество стресса.
Поговорить с командой
Может быть так, что команду всё устраивает и ничего менять не нужно. Но если проблема существует, сотрудники подскажут, какие совещания не приносят им пользы или вообще мешают работать. По итогам разговоров отмените бесполезные для всех встречи и разрешите сотрудникам не приходить на не нужные им.
Обратите внимание: если освободить от совещаний вторник, но при этом перенести эти встречи на другие дни недели, то положительного эффекта не будет. Пользу приносит именно снижение количества совещаний.
Поощрять неформальные коммуникации
Без встреч сотрудники становятся самостоятельнее. Они больше не ждут совещания, чтобы вынести свою проблему на обсуждение. Вместо этого они связываются с коллегами, которые помогут здесь и сейчас: например, пишут в мессенджер или коротко созваниваются в Зуме.
Составить правила организации встреч
Правила помогут не откатиться к старой системе организации встреч. У каждого совещания должны быть понятная цель, план и ожидаемый итог. Если этого нет, стоит провести предварительную подготовку. Во время нее может выясниться, что встреча не нужна — достаточно отправить сообщение.
На самой встрече не помешают ответственные за ее результат люди. Например, один человек может следить за временем и темой обсуждений, чтобы успеть пройтись по запланированному, другой — делать заметки, собирать фоллоу-ап и рассылать его участникам.
Не отказываться от совещаний полностью
По данным исследования, полный отказ от встреч имеет свои недостатки: руководители перестают понимать, что происходит в компании, сотрудники теряют социальные контакты друг с другом, снижаются положительные эффекты от политики отмены встреч. Оптимальный вариант — три дня без совещаний в неделю.
Несмотря на научный подход и наличие статистики, авторы напоминают, что руководители должны самостоятельно отслеживать эффективность изменений в своем отделе или компании. То, что сработало для одних, может оказаться неэффективным для других.