Что такое фискальный накопитель, для чего он нужен и что он делает? Попытаемся разобраться. Фискальный накопитель (ФН) хранит все операции проведенные на онлайн-кассе, пробитые чеки, открытия и закрытия смены, возвраты, дату и время формирования документа, сумму чека, наименование товара либо услуги и его количество. Плюс ко всему ФН является главным устройством онлайн-кассы, именно он формирует чеки, присваивает им QR-код и отправлять их Оператору Фискальных Данных (ОФД). Так же ФН следит за тем, что бы чеки были вовремя отправлены ОФД, если по какой-то причине онлайн касса в течении 30 дней не будет отправлять данные ОФД, то ФН заблокируется, выдаст на чек ошибку ФН 235 и будет ожидать отправки документов, как только чеки будут отправлены онлайн-касса выйдет из блокировки и продолжит работать. (Подробнее об ошибках можете прочитать в моем блоге Ошибки фискального накопителя (ФН) проблемы и их решения). ФН универсален и подходит для любых видов онлайн-касс. При покупке фискального накопителя нужно ориентироваться на его срок действия, их бывает всего два, 15 месяцев и 36. По истечению этих сроков, со дня активации ФН, его придется заменить. Эти сроки играют важную роль при выборе фискального накопителя. Не верно установленный фискальный накопитель приведет к его замене, потере денег.
Как выбрать фискальный накопитель?
Выбор ФН зависит от системы налогообложения и специфики работы:
- предприниматель или организация, работающая на ОСН, должны использовать ФН 15 месяцев, за исключением случаев если организация работает исключительно по услугам и не планирует пробивать товары.
- предприниматель или организация торгующая подакцизными товарами должны использовать ФН 15 мес.
- предприниматели и организации на УСН доход, УСН доход-расход, ЕСХН, ПСН - должны использовать ФН на 36 месяцев.
- предприниматели и организации, работающие с на УСН, ЕСХН, ПСН, и продают подакцизный товар, могут использовать две модели на ФН 15 или 36 месяцев. Но обе модели прослужат 13 месяцев (410 дней). В данном случае установка ФН на 36 мес. пустая трата денег., так как ФН на 36 мес. стоит дороже 15 месячного ФН, а работать они будут одинаковый срок.
- предприниматели и организации, работающие автономно (без передачи чеков в ОФД), могут использовать две модели на ФН 15 или 36 месяцев. ФН на 15 месяцев прослужит 13 месяцев (410 дней), а ФН на 36 месяцев, прослужит чуть больше 18 месяцев (560 дней)
- предприниматели и организации, которые работают автономно, и продают подакцизный товар, могут использовать ФН на 15 или на 36 месяцев. При этом обе модели прослужат 13 месяцев (410 дней).
На сколько бы не казалась запутанная ситуация с правильным выбором фискального накопителя, на самом деле всё довольно просто, нужно придерживаться пары моментов. У Вас ОСН и (или) подакцизные товары, тогда берите ФН на 15 мес., в остальных случаях ФН на 36 мес. Если ваша касса работает автономно (без передачи чеков в ОФД), то смело берите ФН на 15 мес., не зависимо от вашей системы налогообложения и наличия подакцизного товара. Более подробно о сроках использования ФН, правилах гарантии и технических параметрах, можно прочитать в паспорте фискального накопителя.
Помимо срока действия фискального накопителя, существует и его объём рассчитанный примерно на 250 000 чеков, это около 700 чеков в день в течении года. При переполнении ФН его так же требуется заменить.
По истечению срока действия фискального накопителя, либо в случаях его переполнения, требуется произвести его замену, для этого нужно закрыть архив ФН, затем демонтировать ФН из онлайн-кассы и установить новый фискальный накопитель, произвести его активацию. Затем подать заявление в ФНС для перерегистрации онлайн-кассы в связи с заменой фискального накопителя. Сделать это можно либо сходив в налоговую инспекцию, либо на сайте ФНС используя ЭЦП (Электронную Цифровую Подпись) организации.