ЭДО в сфере грузоперевозок был запущен в 2022 году на добровольной основе. 1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление правительства № 931, в котором закреплены правила обмена электронными перевозочными документами — ЭПД. Расскажем, что это такое и как происходит обмен ЭПД по новым правилам.
Что такое ЭПД и как происходит обмен электронными перевозочными документами
Перевозочный документ — это комплект цифровой документации, которая используется при перемещении груза от поставщика к заказчику. Правительство закрепило правила обмена электронными перевозочными документами в постановлении № 931, так что просто отправить эти файлы по email нельзя. Файлы нужно оформлять в утверждённом налоговой XML-формате и отправлять партнёру через оператора ЭДО.
Сейчас утверждены следующие XML-формы для ЭПД:
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- сопроводительная ведомость;
- договор фрахтования;
- путевой лист;
- заказ (заявка).
Кто участвует в обмене ЭПД
В схеме обмена перевозочными документами участвуют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, операторы ЭДО и ГИС.
ГИС ЭПД — это государственная информационная система, которая обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение данных, а также оперативно предоставляет сведения о перевозке контролирующим органам.
Участники обмена не подключаются к ИС ЭПД напрямую, а отправляют файлы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.
Новые правила обмена электронными перевозочными документами
Рассмотрим примерную схему обмена электронными перевозочными документами на примере транспортной накладной (ЭТрН). Это одна из основных форм, в которой грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.
На каждом этапе перевозки участники цепочки подписывают свой титул в ЭТрН.
Грузоотправитель начинает обмен: создаёт ЭТрН в утверждённом XML-формате в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО. При этом перевозочному документу присваивается уникальный номер — идентификатор.
Оператор ЭДО проверяет файл на соответствие формату, устанавливает уникальность идентификатора и уточняет, действительна ли КЭП, которой подписали форму. После оператор сообщает отправителю об обнаруженных ошибках. При наличии ошибок отправителю придётся сформировать и отправить файл заново. Если бланк заполнен без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС и отслеживает статус обработки.
ИС ЭПД, в свою очередь, проводит проверку перевозочного документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников обмена. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю.
Затем оператор ЭДО направляет файл перевозчику и получателю груза.
Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью (ПЭП). Представитель перевозчика получает в сервисе оператора ЭДО информацию от водителя и подписывает накладную КЭП.
Получатель принимает груз и подписывает свой раздел формы с помощью КЭП.
Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.
При этом в ГИС фиксируется каждое подписание файла КЭП со стороны участников обмена.
Подписание ЭТрН при простом сценарии перевозки
Подписание ЭТрН при опциональных титулах
Что нужно участникам грузоперевозок для обмена ЭПД
Подписывать перевозочный документ необходимо электронной подписью. Почти всем участникам обмена для этого нужна квалифицированная подпись (КЭП), водителям достаточно простой ЭП или неквалифицированной (НЭП).
Кроме того, через операторов и ГИС можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Обмен с контрагентами счетами-фактурами, УПД и другой первичкой возможен только через сервис ЭДО.
«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции. Оно позволяет участникам перевозки обмениваться бумагами и передавать их в ИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы. Наше решение поддерживает все утверждённые ФНС форматы и визуализацию всех бланков, а также интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с документами.
Закажите консультацию, и наши специалисты расскажут, как внедрить транспортный ЭДО в вашей компании, какие выгоды и сложности возможны при подключении к ИС электронных перевозочных документов.