При работе в Битрикс24 часто приходится создавать рабочие группы или проекты. Сегодня поговорим о том, как правильно настраивать к ним доступ, какой он вообще бывает.
Здесь достаточно много вариантов. Лучше сразу все делать правильно.
Давайте разбираться…
При создании проекта/группы вы можете выбрать один из вариантов конфиденциальности:
- открытый — доступ для всех, любой сотрудник может сам вступить в группу, ознакомиться с опубликованной в ней информацией;
- закрытый — доступ ограничен, вступить можно только после одобрения запроса админом, но отображается (все сотрудники в курсе, что такая группа /проект существует);
- секретный — группы/проекты не отображены на платформе для тех, кто не является участником, вступить можно только по приглашению.
В зависимости от решаемых задач, можно создавать различные варианты перечисленных выше типов конфиденциальности:
- Закрытые видимые и невидимые группы/проекты.
- Открытые видимые и невидимые группы/проекты.
- Видимая архивная группа/проект — все видят, но не могут вступить до активации.
- Невидимая архивная группа/проект — не видит никто, пока в архиве никто не может присоединиться.
- Внешняя группа/проект — нет в списке, вступить можно лишь по приглашению и только тем, кто не является сотрудником компании (партнерам, клиентам, подрядчикам и т.п.).
Обратите внимание: внешние группы можно создавать на любом тарифе Битрикс24. Главное учитывать, что внешние пользователи будут причислены к общему количеству предусмотренных планом пользователей.
Всем участникам каждого проекта или группы открыты доступы к рабочим инструментам:
- ленте новостей;
- задачам группы;
- прикрепленным на Диск файлам;
- фотогалерее и пр.
В любой момент администратор может изменить статус (тип). Например, группу преобразовать в проект или наоборот. Чтобы это сделать, выполните по порядку действия:
- В верхней правой части окна нажмите «О группе»/«О проекте», а далее кликните на раздел «О группе».
- Нажмите на кнопку «Действия», а после, в открытом окне — «Редактировать группу»/проект.
В расширенных настройках, если нужно, измените тип группы/проекта и не забудьте сохранить действия.
Посмотрите, как в «Возможностях» можно настраивать параметры групп. Добавляйте или удаляйте нужные инструменты:
- задачи;
- сообщения;
- отправку и сохранение файлов на диск;
- календарь;
- чаты и т.д.
Укажите права доступа к группе при помощи ✔.
Группа и проект — в чем разница?
Здесь все просто: у любого проекта есть дедлайн, сроки реализации задач, а у группы — нет. Нельзя выбирать для проектов задачи, которые не подходят по срокам исполнения.
А так, все инструменты и возможности работы в группах и проектах аналогичны.
Настройки прав доступа к инструментам
Здесь нет ничего сложного. Следуйте по этой простой схеме:
- меню «О группе»
- Роли и права.
Можно по алгоритму:
- «О группе»
- Действия
- Права доступа
Отнеситесь к настройке прав серьезно.
Обратите внимание: если всем предоставить одинаковые права для просмотра задач для конкретных участников, могут быть недовольные. Лучше заранее обсудить с сотрудниками этот нюанс. Личные границы каждого участника нужно соблюдать даже на онлайн-платформах.
Администратор Битрикс24 видит все группы и проекты. Он же может вносить со своей стороны нужные настройки, вносить корректировки.
Пользователи групп и проектов
Подключенные пользователи — все сотрудники (пользователи платформы), которых пригласили и добавили в ту или иную группу/проект от конкретного отдела компании. Эти пользователи сами не могут выйти из группы до тех пор, пока не переведутся в другое подразделение. Другой вариант — владелец группы может сам внести корректировки, удалить или добавить участников.
Если вы занялись настройкой групп и проектов, делайте сразу все правильно. Надеюсь, эта информация вам поможет. Мой сайт.