Сотрудники на удаленке работают из дома, порой совсем в другой местности и используют свое оборудование и прочие ресурсы. Разберем наиболее частые ошибки при расчете компенсаций и зарплат удаленщикам.
1. Не облагают НДФЛ и взносами компенсации без бумаг. Нормы НК по НДФЛ и взносам дополнили новой необлагаемой выплатой — это возмещение дистанционным сотрудникам расходов, связанных с работой. От НДФЛ и взносов освобождены компенсации в размере, который подтвержден документами, либо выплаты без документов на основании локального акта компании, но не больше 35 руб. за день (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК в ред. Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ). Такую же выплату компании вправе учитывать в расходах (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК). Проблема в том, что правила для налога на прибыль и НДФЛ со взносами вступают в силу в разное время.
Как правильно — Компенсацию в 35 руб. можно учитывать в расходах уже сейчас. Поправка вступила в силу с 31 августа. А вот освобождение выплаты в 35 руб. от НДФЛ и взносов начнет действовать только с 1 января 2024 года. Пока НДФЛ и взносами не облагается только возмещение расходов, которые подтверждены документами. Вы вправе уже сейчас предусмотреть компенсацию в 35 руб. в локальных актах, чтобы учитывать ее в расходах. Но до конца года начисляйте на выплату взносы и удерживайте НДФЛ.
Для разных сотрудников можно предусмотреть разные варианты компенсаций — одним возмещать расходы по документам, другим назначить фиксированную выплату. Конкретные условия можно установить в трудовом договоре.
У сотрудника возьмите документы, которые подтверждают, что он использует имущество в интересах компании (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705). Чтобы возместить фактические траты, понадобятся также документы на оплату интернета, бумаги для принтера или других расходных материалов (письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263).
У работника может не оказаться подтверждающих документов. К примеру, чеков на покупку компьютера. Если сохранился гарантийный талон или технический паспорт, документ подтвердит, что техника принадлежит работнику. Если бумаг совсем нет, зафиксируйте в трудовом договоре, что работник использует собственный ноутбук, укажите производителя и модификацию.
2. Занижают компенсацию или оплачивают все подряд. Закон обязывает обеспечить дистанционного работника оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию, а также возместить иные расходы (ст. 312.6 и 312.9 ТК). Точного списка нет. Из-за этого возникают споры с сотрудниками и проблемы с учетом расходов. Если занизить компенсацию, работник может попытаться взыскать сумму побольше. Но если компенсировать все подряд, инспекторы не примут такие расходы.
Как правильно — Размер компенсации нужно обосновать. Обычно выплата состоит из двух частей. Первая — компенсация за использование личного ноутбука, компьютера, принтера или другого оборудования. Вторая — возмещение затрат на оплату интернета, покупку и настройку необходимых программ, антивируса, расходных материалов (бумаги, картриджей и т. д.). Но инспекторы не примут расходы, если вы будете оплачивать интернет за весь месяц, гасить счета на электричество и т. д. Ведь сотрудник пользуется компьютером и интернетом не только в служебных целях. Учитывайте рабочее время сотрудника и платите компенсацию пропорционально сумме. Занижать или вовсе не платить компенсацию тоже рискованно. Сотрудник с большой вероятностью может взыскать ее через суд.
3. Не увеличивают зарплату на районный коэффициент. Неясно, надо ли увеличивать зарплату на районный коэффициент, если сотрудник работает удаленно и находится в районе Крайнего Севера или приравненных к нему местностях. Если сама компания находится в местности, где коэффициентов нет, то и удаленщикам, как правило, зарплату выдают без учета коэффициентов.
Как правильно — Ориентируйтесь на место жительства сотрудника. Если он находится в районе Крайнего Севера или приравненных к нему местностях, умножайте зарплату на коэффициент (письмо Роструда от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1).