Основные причины кассовых разрывов
o Бизнес убыточный, но собственник не в курсе
Допустим собственник бизнеса в очередной раз получает от поставщиков товарный кредит. При этом в товарном кредите, кроме вещей быстро уходящих, есть товары, которые никому не нужны. Мы вместе с собственником посмотрели прибыльность каждого из магазинов. Оказалось, что из 15, прибыльны всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток. Поэтому я советую внимательно посмотреть на каждое из направлений вашего бизнеса или на каждый из объектов (или проектов) и оценить их прибыльность. Если что-то работает в убыток, от этого нужно избавиться или проработать это направление, чтобы оно приносило прибыль
Как избежать: вести управленческий учет и анализировать прибыльность каждого направления бизнеса (проекта). Если бы собственник оценил рентабельность каждого, он бы увидел, что бизнес не приносит прибыли, определил слабые места, возможно, закрыл убыточные торговые точки и предотвратил кассовые разрывы.
Неправильно спланировали бюджет на закуп. Пример: покупатели заказали у Вас пять единиц товара, но предоплату не внесли. Вы на деньги бизнеса взяли пять единиц, а выкупили у вас только три. Две единицы остались нераспроданными, прибыли от них в кассе нет. Если такое происходит регулярно и с разными группами товаров, может возникнуть кассовый разрыв.
Как избежать: используйте платежный календарь и отчет ДДС. Внесите планируемые движения денег. Если в определенный месяц остатков на счетах меньше, чем расходов, произойдет кассовый разрыв. Подумайте, как избежать кассовый разрыв, где взять средства к этому времени, или какие сократить расходы.
o Большая дебиторская задолженность
Когда ваша компания занимается десятком проектов сразу, сложно отследить, кто из клиентов или контрагентов не заплатил. Еще труднее запомнить, в какой срок ожидать от каждого из них оплаты. В итоге можно попасть в ситуацию, когда заказов вроде бы много, но все платежи ожидаются через месяц-другой, а сотрудники хотят есть уже сегодня.
Как избежать: В каждой компании должен быть регламент по работе с дебиторской задолженностью, и сотрудник, который несет за нее ответственность. У сотрудника, контролирующего дебиторку, всегда должно быть четкое понимание, в какой момент задолженность становится просроченной.
o Не просчитанные инвестиции в оборудование, офис, транспорт
Решили расширяться или закупить оборудование, но не рассчитали свои силы по платежам и остались должны по аренде и зарплате сотрудников на 2 месяца вперед.
Как избежать: Любая инвестиция нуждается в тщательном анализе. Если собственник не может сам определить ее эффективность, лучше посоветоваться с финансовым экспертом. Это поможет просчитать все возможные варианты и принять взвешенное решение.
Допустим, у вас своя кофейня. Вы четко распланировали, что и когда закупать, чтобы не было разрывов. И тут внезапно прямо накануне поставки продуктов ломается кофемашина. На ее ремонт уходит 20 000 ₽, которые вы хотели потратить на закупку. Как итог, кассовый разрыв. Сюда можно отнести пандемию, санкции, длительные праздники, принятие новых законов.
Как избежать: Застраховать себя от такого не может ни одна организация. Но можно подумать о финансовой подушке безопасности – резерве для непредвиденных расходов.
o Собственник выводит на себя слишком много
Увидели в интернете горящую путевку и взяли деньги из кассы или реклама нового автомобиля. Да еще и скидка 20%. Надо брать, тем более денег в кассе пока хватает. Но после покупки приходит товар на склад, нужно внести оплату поставщикам, да и выдавать ЗП уже скоро. Приходится просить об отсрочке или даже брать кредит, чтобы покрыть кассовый разрыв.
Как избежать: Средства выводятся из прибыли. Деньги на счетах - это не прибыль. Чтобы узнать, сколько денег можно вывести на себя без ущерба для компании, нужно смотреть в отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Нельзя вывести на себя больше, чем сумма прибыли за период. Также обязательно планируйте поступления и выплаты с помощью ДДС, так вы узнаете, есть ли риск кассового разрыва в будущем, после вывода средств.
Методы устранения кассовых разрывов
В спешке можно сделать много ошибок: отказаться от закупок, резко уменьшить расходы на рекламу, уволить ценные кадры, распродавать товар ниже себестоимости. Посмотрите на финансовые отчеты. Сколько вы должны поставщикам? Какие платежи по кредитам, налоги, фонд оплаты труда? Есть ли возможность сократить расходы?
Из планируемых расходов нужно выбрать неотложные и оплатить их в первую очередь. От платежей с низким приоритетом лучше отказаться, хотя бы на время.
o Договоритесь с контрагентами
Если есть возможность договориться о рассрочке или переносе платежа, ей нужно воспользоваться. Исправно платите за аренду уже 5 лет? Поговорите с арендодателем, наверняка он отнесется с пониманием и пойдет на уступки.
o Соберите дебиторскую задолженность
У вас есть отдельный сотрудник, который занимается работой с должниками? Уверены, что нельзя собрать больше дебиторки? Самое время выжимать максимум из этого процесса.
Возможно, у организации есть здания, оборудование или площадь, которые не используются. Их можно сдать в аренду или продать. Перед продажей нужно просчитать все риски: как часто они нужны, сколько будет стоить аренда у третьих лиц в случае необходимости, не потеряет ли компания свои конкурентные преимущества.
Собственник может использовать свои ресурсы, чтобы избежать кассового разрыва. Но если постоянное вложение денег латает дыры бюджета, речь идет о неэффективности работы. Существует и другая крайность, когда деньги из бизнеса вынимаются бесконтрольно, а брешь закрывается кредитами. Выходом из этой ситуации является разделение финансовых потоков на личный и рабочий.
Эта мысль иногда кажется спасительной – вот сейчас займем, а потом придут деньги и сразу вернем! Даже проценты не придется платить!
Способ можно назвать действенным, если кассовые разрывы возникают редко, компания уверена в поступлении денег, а у собственника или руководителя железная дисциплина, чтобы вернуть кредит вовремя. Но иногда деньги в компанию приходят и тут же тратятся на неотложные нужды. Выплата кредита откладывается, ежемесячный платеж кажется небольшим по сравнению с суммой погашения, а в итоге, переплата по процентам получается значительной.
Овердрафт – это кредитование счета компании. Если бизнес сталкивается с недостатком средств, он может получить их у банка, без оформления кредита, просто «уйдя в минус». А все поступления на счет будут погашать задолженность. Это может стать отличной страховкой на случай непредвиденных ситуаций.
Факторинг подходит для сделок с пост оплатой. Сначала фирма поставляет товар покупателю, затем уступает право требования фактору. Фактор перечисляет часть денег компании. Покупатель платит не фирме-поставщику, а фактору. Из этих средств удерживается комиссия и сумма первоначального платежа и переводится фирме-поставщику. В чем преимущество? Компания сразу получает деньги и часть функций по контролю дебиторской задолженности переходит фактору.