Телефон предупредительно звонит два раза.
А потом еще два, уже погромче. Трубка угрожающе подкатывается к самому краю стола.
Ну что делать, надо же её взять когда-нибудь.
- Аня, - в голосе редактора слышатся металлические нотки. - Материалы должны были быть два дня назад.
Я знаю об этом. Более того, я даже начала их писать. Но... не закончила по непонятным даже мне причинам. Я не знаю, что сказать в свое оправдание. Не болею, не уезжала, у меня нет собаки, которая могла бы съесть рукописи и погрызть системный блок компьютера, ко- торый, кстати, тоже жив и не полетел своими железяч- ками.
В общем, так, - редактор строга и неумолима. - Я жду материалы сегодня. Самое крайнее - через час. Я надеюсь, успеешь?
- Да, да...
Гудки. Да что же это такое? Я, конечно, понимаю, что обращенная ко мне суровость более чем обоснованна. Это просто рабочие моменты, которые ясны и прозрач- ны, но с собой все равно ничего не могу. Материалы будут сданы через час, это я знаю. Но лишь потому, что дальше тянуть уже просто некуда.
О моем планировании уже, наверное, ходят леген- ды. Среди друзей и приятелей - точно. Я могу опоздать а час (редко, но могу), могу собираться полдня вместо заложенных сорока минут, однажды я проспала свой госэкзамен, опоздала на вручение дипломов, случались
ситуации, когда я заскакивала в поезд в последнюю минуту... и, в общем, много было того, о чем вспо- минать мне как-то не хочется. Но планировать время у меня получается с трудом, хотя после всех этих злоклю- нений я очень (очень!) стараюсь. Особенно когда речь идет о работе. Время куда-то уходит, рассыпается, рас- пыляется в просторах Интернета и социальных сетей, а потом, конечно, не возвращается обратно. В общем, в одно прекрасное утро я не выдержала и решила: надо что-то с этим делать!
_Доброго утра!_
Эксперты в области тайм-менеджмента (вот повезло людям, а!) утверждают, что любая работа выполняется в течение отпущенного времени.
Для начала они советуют начинать день с позитива. Вроде легко, но так ред- ко происходит на деле. Каждое утро можно задавать себе простой вопрос: как этот день приблизит меня к достижению цели?
Можно послушать хорошую музы- ку или немного почитать книгу. В общем, создать по- ложительный настрой, с которым не только работать, но и жить сразу становится радостнее. Кстати, радость и энтузиазм - одни из основных условий продуктивной деятельности. Создание хорошего настроения займет не больше пяти минут, но сэкономит большое количество , времени на последующую корректировку своего состояния в течение дня.
Также необходим хороший и неспешный завтрак Да, это довольно трудно организовать, но ведь для такой благородной цели можно вставать и на пятнад- цать минут раньше. Это всего лишь вопрос расстановки приоритетов.
Работу начинать в одно и то же время. Тог-
да к этому часу у вас уже будет все готово для продук-
тивного дня и можно сразу включаться в дела. Кстати,
приступать к ним лучше без всяких вступлений и «рас-
качек» (перекуры, приветствия, разговоры с коллегами
тоже сюда относятся).
Составить план дня.
Сюда нужно включить все дела, которые сегодня необходимо выполнить плюс при- мерное время на каждое из них. Расставлять их лучше в порядке значимости. И самые важные делать в первую очередь!
Составляя план рабочего дня, нужно учитывать следующее правило: планируйте не более 60% рабочего времени, а 40% пусть останутся в резерве для непредвиденных ситуаций. Кстати, вопреки сложивше- муся мнению, не стоит начинать день с проверки по- чты, если основная работа не строится на этом способе коммуникации. В привычной деловой переписке о «го- рящих делах редко сообщают письмами.
_Хорошего дня!_
Днём можно привести в порядок свое рабочее место.
Это мобилизует и приводит в порядок не только стол но и мысли. Пусть перед вами лежит не более шести документов.
Также однородные задачи полезно формировать в блоки.
Пусть будет, например, пять блоков
по десять-пятнадцать минут с небольшими паузами. Это поможет выполнить обязательные рутинные дела. Кстати, о паузах. Именно в обед можно отвлечься на разговоры с коллегами (мы же лишили себя этого утрен- него удовольствия), непосредственно на прием пищи, короткие телефонные звонки, просмотр почты, ответы на письма и запросы. Пусть у вас будет некоторое время и себя. Во время перерыва можно отвлечься, про- гуляться, послушать музыку, сделать несколько рассла- бляющих движений. Только не увлекайтесь. Помните о сроках и не откладывайте блоки.
По возможности избегайте незапланированных действий. Важность внезапно появившейся проблемы определяется исключительно на месте. Но кидаться ее решать не лучший выход. Если понятно, что вопрос подождет до окончания выполнения блока запланиро- ванных задач, то и «подождет ваша куча, ничего с ней не сделается»! А использовать его как повод переключиться - очень нерационально.
Если утренний план требует корректировок, то сде- лайте их прямо сейчас. Пересмотрите задачи с точки
зрения новых, отметьте то, что вы уже сделали. Это при ятно и подстегивает выполнять их и дальше. К слову, заносите в план все до мельчайших подробностей. Это поможет избежать отклонения от списка дел. Если со- циальные сети не дают вам покоя, пусть и на них будет выделено ограниченное время. И ни минутой больше!
_Приятного вечера!_
К завершению рабочего дня необходимо закончить то, что осталось недоделанным. Сверьтесь со своим утрен- ним списком.
Все ли пункты зачеркнуты? Все ли дела отмечены? Если нет, не ругайте себя и не расстраивай- тесь. Попробуйте проанализировать, почему та или иная задача не была выполнена. Где были допущены промахи со срокам. На что ушло время? Вспомните, что вы делали в одиннадцать часов, где были в пять? Детально просмотрите то, что вы не сделали сегодня. Пусть эти задачи станут первостепенными для следую- щего дня. План на завтра тоже лучше составить сейчас. Повесьте его на видное место или положите перед со- бой, чтобы утром сразу же увидеть.
Кстати, в процессе работы над совершенствованием своего планирования я наткнулась на очень дельный совет: не нужно привычно округлять время. Если до работы ехать тридцать две минуты, то пусть это будет именно тридцать две, а не тридцать пять или сорок. Если выйти из дома нужно в 8:37 ,то и ипусть будет так.
тепенными для следую щего дня. План на завтра тоже лучше составить Повесьте его на видное место или положите перед со в процессе работы над совершенствованием бой, чтобы утром сразу же увидеть.
Пусть эти зада
своего планирования я наткнулась на очень дельный кстати, Совет: не нужно привычно округлять время. Если до работы ехать тридцать две минуты, то пусть это будет именно тридцать две, а не тридцать пять или сорок. Если выйти из дома нужно в 8.37, то и пусть будет так.
Это не слишком удобно, но зато очень дисциплинирует позволяет экономить необходимые минуты. И сле- дите, следите за временем! Почти постоянно. Пусть у выработается некий алгоритм, пусть в полную мощ ность заработают «внутренние часы», которые потом будут сами подавать звоночки о необходимости завер шения текущего процесса. Правила не так уж сложны, но следовать им доволь
но проблематично. Особенно если привык делать все хаотично и в разброс.
Потребуется немало силы воли, чтобы заставить себя прописать все свои действия. А вечерние анализы поначалу приносят одни разочаро- вания.... Но у меня, мне кажется, все же есть шанс. По крайней мере, очень хочется на это надеяться. Глав- ное - помнить, что все это делается не для начальства и не для коллег, не для грозного генерального директора головного офиса и не для кого-то еще - это полезно в первую очередь для себя. Можно обратиться за помо- щью к коллегам или друзьям, уверена, их такие пере- мены в вас только порадуют. Введите табу на фразы, ко торые могут вас отвлекать или создавать неправильный настрой. Для меня, например, в этом отношении очень опасны слова «Сделай это пораньше». Вот тогда я точно опаздываю! Виноват дух противоречия, наверное... Но это так, к слову. И... постарайтесь получать от этого удо- вольствие. Удовлетворение вы точно получите - это уже проверенный факт. Но очень желательно, чтобы все эти действия приносили именно радость. Хотя бы по поводу того, что жизнь наша станет гораздо проще. А сколько времени останется на отдых!
Спасибо, что прочитали.