Первый этап и с чего следует начать - это ОСОЗНАНИЕ
Осознание того, что бизнес не может работать без правил , регламентов и стандартов.
Когда действия, которые совершает собственник или команда, не описаны и не оцифрованы в правила, то мы становимся заложниками информации которой владеем.
Отсутствие правил, регламентов и стандартов, отнимает свободу в принятии решений, возможность масштабировать бизнес и даже возможность спокойно уйти в отпуск.
Пример.
Как собственнику перестать работать с клиентами (ведь он такой классный переговорщик) и заняться стратегией, если он не может передать другим свои знания, потому что они не описаны?
Да, можно передать информацию "из уст в уста", но при такой передаче мозг усваивает только 20%. Не эффективно.
К тому же, если собственник не может описать свои действия на бумаге, то сам не понимаете весь процесс, действует по ситуации и как получится. Это не система, а значит прогнозировать конечный результат - сложно.
При таком раскладе, заняться стратегией и масштабировать бизнес невозможно. Собственник так и будет классным переговорщиком, но при этом не очень эффективным руководителем, т.к. продолжает делать не свою работу.
Вывод: хотите получить свободу и возможность масштабировать бизнес- создавайте правила, регламенты и инструкции.
Еще один плюс создания регламентов, это то, что когда мы их прописываем, появляется возможность увидеть "узкие места" . В процессе создания правил и инструкций, вы проводите аудит процессов, получаете возможность их усовершенствовать, передать другим и высвободить свое время!
Второй этап и очень важный момент
Нельзя описать процессы, если вы не до конца понимаете структуру компании и как между собой взаимодействуют отделы. Должна быть согласованность, структура и понимание между отделами как работает компания. Для того, чтобы связать все это воедино, вместе с бизнес-процессами.
Третий этап - это назначить ответственного и определить сроки
Я рекомендую начинать с меньшего. Возьмите какой-нибудь один бизнес-процесс, опишите его в формате инструкции/регламента, определите сроки, получите результат и обратную связь. А дальше, уже переходите на следующий этап масштабирования всей этой истории.
ВАЖНО - при создании правил, инструкций и регламентов, ведите их реестр!
В реестре фиксируйте все что разработано в компании, где и на каком ресурсе это находится, для того, чтобы можно было этим управлять.
Четвертый этап - контроль
Если вы создали инструкции и реестр, но при каждом новом изменении в бизнес-процессах, не вносите изменения в созданные правила или действуете не по уже описанным инструкциям, то возникает вопрос - зачем проделывалась вся эта работа?
Поэтому, должен быть ответственный человек, который систематически обновляет регламенты и инструкции, внося появившиеся изменения.
За каждой инструкцией должен быть закреплен (там же прописан) ответственный!
Инструкции создаются для прозрачности бизнес-процессов и чтобы люди чувствовали себя уверенно, зная о том, что им делать и как их будут оценивать.
Я желаю вам отстроить процесс стандартизации в компании, чтобы почувствовать кайф от того, что с вашей головы выложено все на бумагу. Поверьте, вам станет от этого намного легче!