Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, принимаемыми уполномоченными органами исполнительной власти (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" .
Экспертиза ценности документов
Точные сроки хранения документации установлены в специальном перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Важно понимать: хранить нужно не все документы организации, а только ценные.
Ценность документов определяется специальной экспертизой, определяющей те документы, которые нужно хранить (чтобы не нарушить закон) и прочие документы (которые можно спокойно уничтожить). Регламентирует порядок проведения экспертизы - приказ Росархива от 31.07.2023 №77 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации".
На ежегодной основе, в компании необходимо проводить проверку ценности всех формируемых и получаемых документов. Для проведений этой оценки создается экспертная комиссия (ЭК), в состав которой включают специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов: в отношении кадровых документов и дел по личному составу – это сотрудник кадровой службы, в отношении финансовых и бухгалтерских документов – как правило сотрудник бухгалтерии, а технических документов – инженеры.
Ответственность экспертной комиссии
В целях недопущения членами экспертной комиссии утраты документов, экспертизу ценности которых они проводят, компания может предусмотреть условия об ответственности за последствия потери документов (разглашения конфиденциальных сведений).
Члены комиссии - это сотрудники компании, поэтому работодатель к ним может применить дисциплинарную ответственность за нарушение ими их должностных обязанностей. Если компания сможет доказать, что утрата документов и/или разглашение сведений привели к убыткам, она сможет взыскать расходы с виновного сотрудника (заявив гражданский иск).
Важно понимать: ответственность за сохранность документации несет в полном объеме сама организация. Поэтому предъявление последующих исков к членам комиссии о взыскании понесенных обществом убытков в судебной практике является вопросом спорным. При этом есть общая практика, где суды встают на сторону работников, признавая недопустимым перекладывание административной ответственности с организации на ее сотрудника.